Conceptos Básicos de Bases de Datos: Tablas, Formularios y Consultas

Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

Para comprender el funcionamiento de una base de datos, es esencial familiarizarse con los siguientes términos:

• Base de datos: Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema o propósito particular.
• Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD): Sistema que almacena y recupera información de la base de datos.
• Tabla: Colección de datos acerca de un tema particular. Puede presentarse en formato tabular, organizado en columnas (campos) y filas (registros).
• Consulta: Pregunta acerca de los datos de la base de datos. Los datos fuente pueden provenir de una o varias tablas. El resultado contiene la información solicitada y se presenta en una hoja de respuestas dinámica. Las consultas no almacenan la información en un fichero permanente.
• Formulario: Especifica la manera en que se representan los datos. Su uso principal es:
  • Introducir, cambiar o ver los registros de una base de datos utilizando un diseño personalizado.
  • Al abrir un formulario, se recuperan los registros deseados de las tablas y se presentan de acuerdo al diseño. Los formularios se diseñan sobre tablas o vistas (consultas).
• Informe: Se utiliza para presentar los datos de la mejor forma posible en una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los datos se recogen de tablas o vistas.
• Macro: Conjunto de acciones que deseamos que efectúe Microsoft Access (o un SGBD similar).
• Módulo: Objeto de Microsoft Access que contiene procedimientos escritos en Access Basic.

Tablas en Bases de Datos

Elementos de una Tabla

• Nombre de campo: Formado por un máximo de 64 caracteres. Los nombres deben ser significativos para facilitar la comprensión.
• Tipos de datos: Definen el contenido y las características de la información que contiene el campo (por ejemplo: texto, memo, numérico, Sí/No, etc.).

Clave Principal

La clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma única cada registro de la tabla. Es útil para localizar rápidamente registros determinados o combinar información de varias tablas. Una clave principal no puede tener valores nulos o duplicados.

Consultas

Las consultas permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas determinadas condiciones, visualizarlas en pantalla y modificar los datos que contienen. También permiten obtener resultados con distintos aspectos y calcular valores para cada registro a partir de otros almacenados.

Formularios

Los formularios permiten visualizar los datos con un diseño personalizado, facilitando la interacción del usuario con la base de datos.

Tipos de Formularios

• Autoformulario: Genera un formulario sencillo a partir de un origen de filas (tablas) o un diseño predefinido en columnas u hoja de datos.
• Asistentes para formularios: Diseñan un formulario de formato estándar de forma rápida. El asistente guía al usuario preguntando por campos, diseños, formato, etc., y crea un formulario basado en las respuestas proporcionadas.
• Vista Diseño: Permite crear formularios sin asistente, partiendo de cero, y ofrece la posibilidad de personalizar todos los aspectos del diseño.