Conceptes Essencials: Informàtica, Gestió Documental i Bases de Dades

Conceptes Bàsics d'Informàtica

Dreceres de Teclat Essencials

• Alt + Impr Pant: Captura la pantalla.
• Windows + M: Minimitza totes les finestres.
• Windows + R: Obre el quadre "Executar" del menú d'inici.
• Windows + D: Mostra l'escriptori.
• Alt + Tab: Permet canviar entre les finestres obertes.
• Ctrl + X: Retalla el text seleccionat.
• Ctrl + Z: Desfà l'última acció.

Icones i Accessos Directes

Les icones són imatges que ens serveixen per identificar diferents objectes (carpetes, documents) i en fer-hi clic s'activen. L'accés directe ens permet activar un objecte que hi té associat.

Gestió i Organització Documental

Expurgació de Documents

L'expurgació de documents és un mètode de destrucció del material al final del període durant el qual podia ser consultat, que resulta poc costós. Suposa molta feina, ja que s'ha de fer sovint i s'ha d'examinar per part del personal competent.

Nivells d'Arxiu Documental

• 1r nivell (actiu): Correspon al lloc de treball mateix on es conserven documents que acaben d'entrar a l'empresa i que requereixen algun tipus d'acció.
• 2n nivell (semiactiu): Correspon a l'activitat operativa de l'empresa i conté els documents que els arxius actius lliuren una vegada s'han esgotat totes les operacions que se'n deriven.
• 3r nivell (inactiu): Són els documents que han perdut gairebé tot el valor i que, per tant, passen a tenir un valor històric o testimonial.

Procediment de Consulta d'Arxiu Inactiu

Per consultar un arxiu inactiu, cal registrar la següent informació: Nom del document, data de retirada, nom de la persona o departament.

Classificació Documental

La classificació és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d'elements similars segons unes característiques comunes.

Codificació

La codificació és l'assignació de nombres, lletres o altres símbols als diferents elements d'un lot. És la que utilitzem per identificar les característiques comunes i ens servirà per poder-les classificar.

Paraules Clau i Descriptors Lliures

La llista de paraules clau és una col·lecció de paraules rellevants extretes automàticament per l'ordinador, mentre que els descriptors lliures són conceptes extrets del contingut del document per part d'una persona qualificada.

Gestió de Dades i Seguretat

Bases de Dades: Documentals i Referencials

• Les bases de dades documentals contenen referències de documents a propòsit general (cartes, llibres, etc.) que normalment no tenen un format fix.
• Les bases de dades referencials contenen informació estructurada, és a dir, les dades en general, són de format fix i contingut predefinit.

Nivells de Seguretat LOPD

• Nivell bàsic: Tots els fitxers amb dades personals.
• Nivell mitjà: Dades relatives a la solvència patrimonial i crèdit de les persones, dades de la Hisenda Pública i infraccions administratives i penals.
• Nivell alt: Ideologia, religió, salut, dades policials, etc.

Formularis i Informes de Bases de Dades

Formularis

Els formularis s'utilitzen per facilitar la tasca d'introduir la informació en una o vàries taules d'una base de dades. També serveixen per modificar i visualitzar la informació que hi ha en una o vàries taules.

Característiques Generals dels Informes

Els informes són l'eina encarregada de presentar les dades en paper. El seu disseny ens permet tabular i maquetar. Els informes poden ser estàtics i dinàmics. Els informes es basen en una taula o consulta; per tant, si els resultats que volem recollir es troben en més d'una taula, abans haurem de combinar aquestes dades en una consulta.

Tipus d'Informes: Estàtics i Dinàmics

• L'informe estàtic: Si el tipus d'informe que voleu crear és un informe estàtic, LibreOffice no reflectirà cap canvi realitzat sobre les bases de dades d'origen.
• L'informe dinàmic: LibreOffice reflectirà qualsevol canvi realitzat sobre els registres de l'origen de dades de l'informe abans d'executar-lo.