Conceptes Clau en Documentació i Gestió de la Informació

Preguntes d'Examen: Conceptes Clau

1. Objecte de la Documentació

L'objecte de la documentació són els documents i la informació que contenen.

2. Paul Otlet i la Ciència de la Informació

Paul Otlet és reconegut com el creador de la Classificació Universal Decimal (CUD) i el pare de la ciència de la informació, disciplina que ell mateix va anomenar "documentació". Va ser un visionari que, amb el seu projecte Mundaneum, va anticipar conceptes que avui associem a Internet.

3. Llenguatge Natural vs. Llenguatge Controlat

En la documentació, es distingeix entre el llenguatge natural i el llenguatge controlat:

• Llenguatge natural: Termes d'ús comú (p. ex., "vehicle", "cotxe", "automòbil", "esportiu").
• Llenguatge controlat: Termes estandarditzats per a la indexació i recuperació (p. ex., "automòbil" com a terme preferent).

4. Reptes en la Gestió de la Informació

La manca de gestió eficaç de la informació pot comportar diversos problemes:

• Informació descontrolada: Tenir molta informació descontrolada o inaccessible és equivalent a no tenir-ne cap.
• Pèrdua de temps: No saber determinar les necessitats d'informació provoca pèrdua de temps en la recerca i un treball menys efectiu.
• Dependència excessiva: No saber recuperar informació pot generar una dependència excessiva dels documentalistes.
• Qualitat de la informació: Desconèixer els recursos d'informació disponibles porta a utilitzar informació de poca qualitat, valor o fiabilitat, o a la infrautilització de fonts informatives.
• Manca d'eficàcia: No saber avaluar i filtrar la informació provoca una manca d'eficàcia en la resolució de necessitats informatives.
• Ineficiència tecnològica: No saber explotar la tecnologia per a l'ús de la informació fa perdre temps repetint tasques automatitzades.
• Risc en decisions: No saber utilitzar la informació augmenta els riscos en la presa de decisions i condueix a treballs poc rigorosos.

5. Estàndards de Descripció i Identificació

ISBD (International Standard Bibliographic Description)

Descripció Bibliogràfica Estàndard Internacional: Norma que determina els requisits per a la descripció i identificació dels elements més comuns de recursos publicats que poden formar part de les col·leccions de les biblioteques.

ISBN (International Standard Book Number)

Número Internacional Normalitzat per a Llibres: Identificador únic per a llibres.

ISSN (International Standard Serial Number)

Codi Internacional d'Identificació de Publicacions Seriades: Identificador per a revistes, diaris, butlletins, etc.

6. Funcions d'Institucions Documentals

• Biblioteques: Difusió de la informació.
• Centres de documentació: Creació i gestió de continguts.
• Arxius: Conservació del patrimoni documental.

7. Funcions de la Gestió Documental

La gestió documental inclou les següents funcions clau:

1. Recollir
2. Identificar
3. Descriure
4. Analitzar
5. Organitzar
6. Difondre
7. Usar

8. Propostes d'Encapçalament de Temes

Aquest punt fa referència a la importància de proposar encapçalaments adequats per als temes.

9. Components de les Bases de Dades

En el context de les bases de dades documentals, trobem elements com:

• Fitxer de paraules buides (stopwords): Llista de paraules comunes que s'ignoren en la indexació.
• Fitxer invers: Estructura que permet una recuperació ràpida dels documents que contenen una paraula específica.
• Fitxer lineal: (Aclarir context si és rellevant, altrament, mantenir com a terme genèric).

10. Exemple de Base de Dades Internacional

Un exemple destacat de base de dades internacional és ProQuest.

11. Cerca Avançada en Catàlegs

Un exemple pràctic de cerca d'informació és la cerca avançada al catàleg de la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB).

Examen 2: Conceptes Addicionals

1. Objectius de la Documentació

Els objectius principals de la documentació són la gestió eficient dels documents i la informació que contenen.

2. Competències Informacionals

Les competències informacionals impliquen saber quan i per què es necessita la informació, un aspecte fonamental en l'era d'Internet.

3. ISO: Organització Internacional per a l'Estandardització

La ISO (Organització Internacional per a l'Estandardització) és una organització no governamental composta per representants d'organismes de normalització de diversos països. La seva funció principal és publicar normes tècniques, de classificació i estàndards de procediment.

4. La Cadena Documental

La cadena documental és el procés que segueix la informació des de la seva entrada fins a la seva difusió:

• ENTRADA: Inclou la selecció, adquisició i recepció dels documents.
• TRACTAMENT I ANÀLISI:
  • Representació documental: Descripció formal i descripció de contingut (classificació, indexació, resum).
  • Processament tècnic: Ordenació, emmagatzematge, conservació i preservació.
• SORTIDA: Fa referència a la referència, el préstec i la difusió selectiva de la informació.

5. Botó ARE

Aquest punt fa referència a la funció o significat del "Botó ARE" en un context específic.