Comunicación y redacción empresarial: normas, ejemplos y canales para mejorar la escritura

Comunicación y redacción empresarial

¿Por qué es importante tener habilidades para comunicarse?

• Ayuda a tener mejores relaciones comerciales.
• Evita confusiones, errores y, por consiguiente, pérdida de tiempo.
• Posibilita superar niveles inferiores de empleo y obtener aumentos de salario.

Pasos para la correcta redacción de un documento

• Analizar a quién me voy a dirigir; de ello dependerá el tipo de redacción.
• Determinar qué medio voy a utilizar (carta, correo, etc.).
• Pensar qué quiero decir y ordenar las ideas en los distintos párrafos.

Normas de expresión y comunicación escrita

ORDEN: Los contenidos se deben enlazar de una forma correcta, de modo que se facilite la lectura.

CLARIDAD: Se deben exponer los asuntos de tal manera que no haya confusiones y que no den lugar a interpretaciones erróneas.

SENCILLEZ: El lenguaje debe ser sencillo, sin palabras rebuscadas o expresiones artificiosas.

CONCISIÓN: Debemos evitar frases demasiado extensas y utilizar un lenguaje cercano.

CORRECCIÓN: Evitar cometer errores que provoquen confusión al lector y transmitan una imagen negativa de quien redacta.

CORTESÍA: Utilizar un tono respetuoso y considerado, evitando expresiones que puedan ofender o excluir.

Normas de redacción

Prestar atención a:

• La colocación del acento ortográfico en las palabras.
• El uso de mayúsculas.
• La escritura de los números.
• La correcta concordancia en género y número de las palabras.
• La construcción de las oraciones.

Hay que evitar en la redacción:

• La redundancia de las palabras.
• El uso excesivo de gerundios.
• Frases muy formales que dificulten la comprensión.
• Lenguaje sexista.

Canales de transmisión

• Correo convencional
• Correo electrónico
• Fax, burofax
• Intranet, extranet, redes sociales
• SMS

Textos que generan las empresas

Carta, autorización, instancia, alegación, queja, denuncia, recurso, saludo, tarjeta de invitación, felicitaciones diversas, pésame, esquela, aviso, anuncio, comunicado interno, informe, convocatoria, acta, certificado, notas de recepción de llamadas telefónicas.

Funciones de la carta comercial

1. Informar sobre los productos o servicios de la empresa.
2. Informar sobre promociones.
3. Confirmar pedidos y consultas.
4. Acusar recibos.
5. Enviar facturas.

¿Qué es?

La carta comercial es el medio habitual de comunicación de la empresa con el exterior, tanto con sus clientes o clientes potenciales, como con sus proveedores, entidades, así como con cualquier persona que necesite ponerse en contacto.

Ejemplo de frases de introducción

• Agradecemos el pedido que nos han realizado y tenemos previsto servirlo ...
• Os enviamos los materiales solicitados.
• Sentimos comunicarles que el pedido ...
• En respuesta a su carta ...
• Después de analizar su oferta, nos satisface ...
• Les comunicamos ...
• Acusamos recibo de ...
• Les remitimos ...
• Pongo en su conocimiento ...
• Muchas gracias por ...
• Nos ponemos en contacto con usted ...
• Confirmo las condiciones de ...
• Les adjunto ...
• Recibimos su carta de fecha ...

Frases de conclusión

• En caso de que tengan alguna duda, póngase en contacto con nosotros.
• Quedamos a su disposición para aclararles cualquier duda.
• Esperamos recibir sus noticias.
• Les damos las gracias y les saludamos atentamente.

Abreviaturas

La abreviatura es la representación de una o varias palabras por alguna o algunas de sus letras, la primera de las cuales ha de ser la inicial.

Ej.: ej./ejemplo, doc./documento

Simples

Representan una sola palabra: C/ = calle.

Compuestas

Más de una palabra: d. v. = días vista.

Siglas

Formadas por el conjunto de letras iniciales de varias palabras que definen a un objeto o a un organismo.

Ej.: ONU — Organización de las Naciones Unidas.

Acrónimo

Cuando el conjunto de siglas o abreviaturas se puede pronunciar como una palabra, recibe el nombre de acrónimo. Por ejemplo: FIFA, NASA, PYME, ONCE.

Símbolo

Los símbolos son abreviaciones de carácter científico y técnico; son representaciones gráficas normalizadas internacionalmente.