Comunicación Organizacional: Tipos, Flujos y Gestión de Correspondencia

Formas de Comunicación en la Organización

1. Comunicación Formal

La comunicación formal se refiere a la relación que existe entre los individuos en función de los puestos de trabajo que ocupan. Se basa en una cadena de mando que va desde la cúspide de la organización hasta el último subordinado. Por lo general, recurre a canales escritos y se representa en el organigrama.

• Comunicación vertical descendente: Los jefes se ponen en contacto con sus subordinados, de acuerdo con los cargos jerárquicos o el grado de autoridad que poseen. Ejemplos: órdenes, instrucciones, informaciones, juntas y asambleas.
• Comunicación vertical ascendente: Es aquella por la cual los subordinados entran en contacto con sus jefes. Ejemplos: quejas, reportes, consultas, encuestas, etc.
• Comunicación lateral: Es aquella por la cual se establecen los contactos entre personas que pertenecen al mismo nivel jerárquico, como jefes, gerentes, supervisores o empleados. Ejemplos: juntas, asesoría y consejo, mesas redondas, etc.

2. Comunicación Informal

Son las relaciones que se originan como consecuencia de las comunicaciones formales y se provocan por motivos particulares, como gustos, grado de educación, clase social, edad u otras circunstancias particulares. Es fundamental que sea de tipo oral y no se encuentra representada en el organigrama. Ejemplo: práctica de un deporte donde participan jefes y empleados.

Comunicación Oral y Escrita

Comunicación Oral

Consiste en la transmisión de mensajes por medio de la palabra hablada. Para llevar a cabo esta comunicación, nos servimos del lenguaje, siendo preciso utilizarlo de modo que sea debidamente comprendido por el receptor. La necesidad de expresarse oralmente no se reduce al ámbito puramente familiar o de amistad, sino que a veces es necesario hablar con mayor precisión, especialmente cuando se abordan temas de responsabilidad.

Comunicación Escrita

Consiste en la transcripción de mensajes por medio de la escritura. Es una comunicación comúnmente diferida. El uso correcto del idioma es algo que compete no solo a los escritores, sino a cualquier individuo que desee hacerse comprender en su actividad personal y profesional.

Gestión de la Correspondencia

Correo de Entrada

• Recoger el correo que llega a la empresa.
• Abrir todos los sobres.
• Clasificar la correspondencia por departamento.
• Enviar la correspondencia a los distintos departamentos.

Correo de Salida

• Los distintos departamentos enviarán la correspondencia de salida al servicio de correo de la empresa.
• En caso de que exista un libro de registro de salida, se anotará en el mismo.
• Se registra en el libro.
• Se confeccionan los sobres.
• Se introducen los escritos.
• Se cierran los sobres, se clasifican y se envían al código postal.