Comunicación y Organización Empresarial

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1. Definición de organización empresarial

Una organización empresarial está formada por una persona física (autónomo) o jurídica (empresa) cuya finalidad es obtener beneficios mediante una actividad económica planificada, en la que se producen bienes o se prestan servicios que demanda el mercado, mediante un conjunto de factores humanos, técnicos y financieros.

2. Ventajas que tiene para la empresa establecer la organización formal y que beneficios puede aportar la organización no formal

Ventajas de organización formal

  • El trabajo manual es parte del trabajo intelectual.
  • Cada trabajo manual ejerce su papel de forma separada.
  • La presión sobre el jefe es menor, ya que la organización cuenta con un gran número de especialistas que se encargan de los departamentos específicos.
  • La división del trabajo es organizada.
  • Los encargados de cada uno de los trabajos están especializados en administración
  • La eficiencia de los trabajadores es superior.

Ventajas de organización no formal

  • Permite que la estructura organizacional sea flexible, rápida y eficaz.
  • Promueve la buena comunicación dentro de la organización.
  • Genera un buen clima en el ambiente laboral.
  • Contribuye con que se alivien las presiones producidas dentro de una empresa.
  • Fomenta la amistad y el compañerismo dentro de las organizaciones, lo cual se refleja directamente en la producción.

3. ¿Qué es un organigrama para qué se utiliza? Tipos de organigramas. Según el tipo de estilo y de dirección empresarial qué tipo de organigrama se elegirá

Ninguna organización funciona por sí sola, sino que necesita, para cumplir sus objetivos, de unos principios de autoridad y jerarquía que planifiquen y controlen sus funciones, además de los de división del trabajo y especialización.

Esta estructura de autoridad y las obligaciones de ejecución y responsabilidad de cada nivel se representan por medio de unos modelos de organización llamados organigramas.

Organización jerárquica: la autoridad está centralizada y se ejerce directa y únicamente del superior al subordinado. Las líneas de comunicación son estrictas.

Organización funcional: los subordinados tienen varios jefes que están especializados en diferentes funciones y dictar órdenes e instrucciones en su campo de competencia.

Organización mixta: tiene una estructura central jerárquica con mayor especialización que se articula en unidades de apoyo competentes denominadas staff.

4. ¿Qué cualidades y capacidades debe reunir un buen líder? Razona si éstas son innatas o adquiridas

  • Integridad: tratar a todos por igual, mantener los compromisos 
  • Inteligencia emocional: capacidad de percibir expresar comprender y gestionar emociones 
  • Credibilidad: mostrar confianza, madurez, entusiasmo, comunicación y cooperación 
  • Madurez: buscar un equilibrio entre la autoconfianza y el respeto a los demás, por tanto entre los intereses propios y los de los demás.
  • Entusiasmo: tomar la iniciativa, disfrutar con el trabajo, creer en lo que haces y comprometerte.
  • Comunicación: saber escuchar y comprender y tener la capacidad de expresar tus ideas.
  • Cooperación: ser capaz de generar relaciones de alta confianza.

Estas cualidades pueden ser tanto innatas como adquiridas. Algunas personas pueden tener una predisposición natural para el liderazgo, mientras que otras pueden desarrollar estas habilidades a través de la educación, la experiencia y el entrenamiento.

5. Qué ventajas e inconvenientes presenta cada uno de los estilos directivos, el autoritario, el participativo y permisivo

Autoritario: El directivo decide y ordena sin consultar con sus subordinados. Los empleados se limitan a obedecer. El grado de autoridad es muy elevado.

Ventajas:

  • Toma de decisiones rápida y eficiente.
  • Claridad en las responsabilidades.
  • Control estricto sobre los empleados.

Desventajas:

  • Falta de motivación y creatividad de los empleados.
  • Alta rotación de personal.
  • Ambiente de trabajo tenso y autoritario.

Participativo: Los subordinados participan de forma cooperativa en las decisiones. El directivo mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad de sus empleados.

Ventajas:

  • Mayor motivación y compromiso de los empleados.
  • Mejores decisiones gracias a la aportación de diferentes perspectivas.
  • Ambiente de trabajo más democrático y participativo.

Desventajas:

  • Toma de decisiones más lenta.
  • Posible falta de claridad en las responsabilidades.
  • Dificultad para mantener la disciplina.

Permisivo: Los empleados desarrollan libremente su trabajo. tomando sus propias decisiones, dentro de unos límites definidos por el directivo. El grado de autoridad es bajo.

Ventajas:

  • Alta motivación y autonomía de los empleados.
  • Ambiente de trabajo flexible y creativo.
  • Reducción de la rotación de personal.

Desventajas:

  • Posible falta de coordinación y control.
  • Dificultad para mantener la disciplina.
  • Toma de decisiones poco eficientes.

6. ¿Cómo percibe un director a sus subordinados según la teoría X y la Y?

Teoría X: Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y por tanto, trabajan lo menos posible.

• No tienen ambición, por lo que no quieren responsabilidades.

• Prefieren recibir órdenes.

• No quieren cambios y prefieren los métodos conocidos.

• Necesitan que se los presione.

Los directivos que tengan esta concepción de sus subordinados los dirigirán con un estilo de liderazgo autoritario, pues de otra manera no se lograrían los objetivos propuestos.

Teoría Y: Quieren trabajar porque el trabajo los estimula y los ayuda a realizar se.

• Creen que la energía que se desprende con el trabajo es tan natural como la que surge con el juego y el deporte.

• Tienen ambición, imaginación y creatividad.

• Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Los directivos que tengan esta visión de sus subordinados ejercerán un liderazgo de estilo participativo o permisivo.

8. Explica la utilidad de un sistema de información en la empresa

El sistema de información en la empresa se considera el método de gestión de la información que mediante la colaboración entre personas, tecnologías y procedimientos, sirve para apoyar en la toma de decisiones.

Proporciona facilita y ejecuta procesos de información repetitivos que se realizan manualmente, da información y datos que ayudan a la toma de decisiones y facilita relaciones recíprocas entre usuarios. 


9. ¿Qué son los flujos de información y los diagramas de flujo? ¿Para qué sirven?

El flujo de información dentro de una empresa se refiere al movimiento de instrucciones y comunicaciones entre sus miembros, empleados, aire cubos, clientes, etc. Así pues, podemos considerar la estructura organizativa de una empresa como un diseño de flujos de información y relaciones dentro del grupo de seres humanos.

10. ¿Qué información de la empresa es confidencial y qué establecen las cláusulas de confidencialidad?

Es aquella que se quiere proteger y cuyo acceso solo está permitido a algunas personas autorizadas.

Para que la información mantenga su valor y no pierda su carácter confidencial, es fundamental que la empresa tenga establecidas normas internas para su protección:

Restringir la información únicamente al personal que deba conocerla.

Establecer cláusulas de confidencialidad para evitar la pérdida de información confidencial en los

casos en que los empleados que manejan la información de ese upo cambian de empleo a otra

empresa del mismo sector.

11. ¿Cómo pueden surgir y los efectos en la empresa que pueden producir rumores internos y qué acciones se pueden llevar a cabo para controlarlos y detenerlos?

Pueden deberse a que una empresa esté atravesando una época de cambios. como fusiones, traslados, etc. En estas circunstancias es mucho más fácil que un rumor prospere si la organización no ofrece una información clara y transparente.

Algunas de las acciones que pueden detener o controlar un rumor son una clara transparencia e información para todos, abordar el rumor con la mayor rapidez y una política de puertas abiertas 

12. Concepto de imagen corporativa de la empresa

Se define como la percepción que el público externo tiene de la empresa y que la asocian a determinados valores que la compañía pretende representar.

Para conseguir una buena imagen corporativa, es necesario combinar dos conceptos:

Actitud de los componentes de la entidad + identidad visual = Imagen corporativa.

TEMA2: 

1. Definición de barreras de la comunicación. Clases de barreras, modo de superarlas y saber ejemplos de cada una de ellas.

Son aquellos obstáculos o dificultades que están

presentes en un proceso de comunicación y que afectan negativamente a su eficacia.

Hay tres tipos de barreras:

Ambientales: Están relacionadas con todo aquello que nos rodea y que puede tener un efecto negativo en la comunicación. Como por ejemplo las distracciones visuales, interrupciones, ruidos… Para superarlas debemos escoger un lugar apropiado para la comunicación sin distracciones ni interrupciones.

Verbales: Se hallan en conexión con la forma de hablar que puede dificultar la comunicación. Como por ejemplo las personas que hablan muy rápido, que tienen distinto idioma… Para superarlas tenemos que tener muy claro lo que queremos comunicar y expresarlo con claridad 

Interpersonales: se encuentran vinculadas con el asunto que se va a tratar y que puede ejercer un efecto negativo en la comunicación. Las más comunes son:

Suposición: algo que se da por hecho 

Percepción: nuestro punto de vista a partir de lo que vemos y oímos 

Prejuicios: guardan relación con la edad, sexo, raza o religión                                               


2. ¿Qué objetivos tiene la empresa con la comunicación interna y con la comunicación externa?

Con la comunicación externa tiene como objetivo principal crear una buena imagen de la entidad y dar a conocer los productos a sus clientes.

La comunicación interna es que su objetivo principal es permitir que los miembros de una empresa coordinen acciones para lograr objetivos de esta tarea.

3 ¿Cuáles son las etapas del proceso de comunicación? Explicar cada uno de ellos.

Elaboración de la idea, tener claro lo que el emisor quiere transmitir al receptor.

Codificación, consiste en estructurar el mensaje original para poder transferirlo.

Transmisión de un mensaje, consiste en cómo va a llegar la información al receptor o os receptores. Un consejo es el  adaptar el canal a lo que se quiera transmitir, es decir, si se quiere que estén cara a cara, o vía email…

Decodificación, es la parte de la comunicación que ocurre cuando el receptor tiene que decodificar el mensaje, leyendo o escuchando.

Significado, el destinatario le añade un significado al mensaje.

Recepción por parte del destinatario, consiste en que tanto el emisor y el receptor han tenido un entendimiento mutuo.

4-Explicar los principios que se deben seguir para una comunicación eficaz.

Lenguaje corporal alineado con la palabra, cuando el lenguaje no verbal de una persona no muestra coherencia con lo expresado mediante el argumento de un razonamiento.

La comprensión de un mensaje no solo depende del receptor, es un error que un sujeto responsabilice de una confusión al oyente en la interpretación de aquello que quiso decir.

Atención durante la conversación, para incrementar la comprensión en esta interacción es muy importante que cada uno esté atento no sólo a aquello que quiere indicar, sino también a aquello que aporta el otro en el transcurso de esta interacción.

Elección del medio adecuado, existen distintas formas de hacer llegar una idea. Una de las decisiones que debes tomar al transmitir una información importante es el canal elegido.

El interlocutor es alguien diferente a ti, incluso cuando este diálogo nace del encuentro con alguien con quien compartes muchos momentos y tienes puntos en común, esa persona es distinta a ti.

Claridad en el mensaje expresado, es positivo que tengas presente cuál es la idea principal que conecta con el objetivo de esta comunicación.

5 ¿Cómo conseguir el objetivo fundamental de la comunicación de que el mensaje sea entendido?

Se puede denominar bajo la acción de informar, generar acciones, crear un entendimiento o transmitir cierta idea.

6 ¿Qué reglas se deben seguir para lograr una comunicación de calidad?

Mirar a los ojos, la utilización del lenguaje corporal, usar un lenguaje claro y conciso…

7 ¿Qué técnicas para hablar en público permiten que una presentación sea eficaz?

Nos pueden ayudar una afirmación llamativa, incluir una anécdota o historia personal para sentirse más cómodo con el público, una broma, interacciones con el público para mayor comodidad…

8 Explica qué es la empatía.

Es la habilidad de entender y compartir los sentimientos y las experiencias de los demás personas.


9 ¿En qué consiste una escucha activa?

La escucha activa es una estrategia de comunicación que consiste en la habilidad de escuchar con conciencia plena el mensaje del interlocutor, con el objetivo de entender lo que está diciendo, de manera enfocada y empática.

10. Explica el concepto de asertividad, pon un ejemplo

Se define como habilidad para ser claros, francos y directos, diciendo lo que se quiere decir, sin herir los sentimientos de los demás, ni menospreciar la valía de los otros, sólo defendiendo sus derechos como persona. Por ejemplo: “comprendo que mañana quieras tomarte el día libre pero hay mucho trabajo por hacer y no te lo puedo conceder, lo siento”

11. Conocer las principales técnicas de asertividad, ejemplos.

Disco rayado: consiste en repetir el mismo mensaje, sin enfadarse, ni elevar el tono de voz, hasta que el otro llegue a un acuerdo. “lo siento, la oferta no puede prolongarse”, “entiéndame, la oferta no puede prolongarse”

Banco en niebla: es muy útil cuando se reciben críticas o reclamaciones injustas. Consiste en reconocer parte de ellas, sin dar del todo la razón. “tiene razón en que el precio es un poco alto, pero las ventajas que aporta merecen hacer el esfuerzo”

Asertividad negativa: supone reconocer el error hasta que la persona que critica o reclama deje de hacerlo. “es cierto, nos olvidamos de llamarle, aunque por lo general siempre avisamos con anterioridad”

Interrogación asertiva: es útil para conocer las ideas o los sentimientos del otro, facilitando la comunicación cuando nos critican o nos reclaman. Consiste en responder pidiendo aclaraciones.

“¿qué otras cosas le han molestado de nuestro servicio postventa?”, “¿qué podríamos mejorar?”

Compromiso viable: radica en que ambas partes cedan, llegando a un compromiso común “está bien, le prometo que mañana a las 15 horas le llamo y le confirmo si tengo su pedido”

Ignorar la situación: es útil cuando nuestro interlocutor parece enfadado y muestra un comportamiento irracional y próximo a la violencia verbal. Se trata de desviar la comunicación hacia otro tema.“mejor sería que se tranquilice y lo consultemos más tarde”

12. Destaca la importancia de la comunicación no verbal y explica cómo se produce.

La comunicación no verbal es más sincera a la hora de expresar los estados de ánimo. Por ejemplo, una persona puede decir que no está enfada pero sus gestos, movimientos e incluso el tono de su voz pueden demostrarnos todo lo contrario.

Los gestos o las posturas no son los únicos elementos mediante los cuales nos comunicamos de forma no verbal. La mirada, el tono de voz que empleamos, la apariencia personal, la fuerza con la que damos un apretón de manos..., todos estos factores se engloban dentro de cuatro disciplinas: la paralingüística, la kinesia, la proxémica y la cronémica.

13. ¿Qué es la paralingüística?

La paralingüística es aquella parte del comportamiento no verbal que se interesa por los elementos que acompañan a las emisiones propiamente lingüísticas y que constituyen señales e indicios, que contextualizan y sugieren interpretaciones particulares de la información propiamente lingüística.


14. ¿Qué es la proxemia?

La proxemia es la distancia física que se establece entre dos o más personas a la hora de interactuar socialmente. En cada cultura existen determinadas normas implícitas que indican el acercamiento adecuado que deben tener las personas al relacionarse, dependiendo de si son conocidos o no.

Estas nociones son muy importantes, ya que una persona podría sentirse intimidada u ofendida si nuestra distancia corporal con ella es demasiado corta.

15. Describe los factores que debemos considerar para cuidar nuestra imagen en los procesos de comunicación.

Tendremos que estar atentos especialmente a nuestra vestimenta, timbre de voz, expresión de cara y manos, a la mirada y a los gestos.

Postura: tanto de pie como sentado, debe ser erguida, con el abdomen recto; asi proyectamos una buena imagen.

Voz: Ha de reflejar cortesía, amabilidad y disposición, pero sin resultar exagerada para no parecer falsa y que nuestro interlocutor se sienta engañado.

Expresión facial: depende del momento de la comunicación; por ejemplo, en la presentación debe

Mirada: cuando nos hablen, tenemos que mirar a los ojos, así manifestamos interés por lo que nos están diciendo. Pero, cuando hablemos nosotros, no fijaremos demasiado la mirada para no intimidar a la otra persona.

Posición de brazos y manos: durante la conversación, lo más adecuado es acompañar el lenguaje verbal con un movimiento sutil de las manos para captar la atención del interlocutor.

Vestimenta: ha de ser impecable, limpia, bien planchada y no ser muy llamativa. Puede ser humilde, pero no puede estar sucia ni arrugada.

TEMA 4:

1. Realiza un esquema en el que se resumen los principales requisitos formales que debemos tener en cuenta para la presentación de un documento.

Papel de color blanco, con un espesor mínimo de 80 g y el tamaño DIN A-4. Las empresas y los organismos públicos suelen disponer de papel especial con membrete para cada tipo de documento.

Los márgenes izquierdo y superior deben ser de 4 cm al menos, y el derecho e inferior de 3 cm o más.

Los documentos tienen al menos tres partes diferenciadas: encabezado, cuerpo y pie.

El uso de los párrafos hace la lectura de un documento más sencilla. Los párrafos comienzan con mayúscula y terminan con punto y aparte.

Interlineado sencillo o el 1,5, y alineación: a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada.

El tipo de letra debe adaptarse al público al que va dirigida. Ha de ser funcional (sencilla y eficaz) y comunicativa.

El tamaño de la letra debe ser 11 o 12 y el color de la fuente negro o azul oscuro.

2. Explica con tus palabras las principales características de la comunicación escrita.
No hay retroalimentación, la respuesta no la recibe el emisor de manera inmediata
No hay posibilidad de comunicación no verbal, que aporta riqueza y mayor información en la comunicación verbal.
Supone dejar constancia del contenido del mensaje, sirve como prueba
Posibilita el envío de documentación adjunta
Se necesita un mayor dominio del lenguaje.

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3. Indica qué tipo de tratamiento utilizarías en los siguientes documentos:

a) Correo electrónico a un cliente frecuente, informando del retraso de un pedido.

b) Una invitación dirigida al alcalde de la ciudad invitándole a la inauguración de las nuevas instalaciones de la empresa.

c) Carta comercial en la que ofrecemos nuestros servicios a un posible cliente.

d) Correo electrónico del propietario de la empresa con un familiar.

a) Cordial.

b) Muy formal.

c) Educado.

d) Personal.

4. Mediante ejemplos, explica la diferencia existente en el uso de los siguientes signos de puntuación:

a) La coma y el punto y coma.

b) El punto y seguido y el punto y aparte.

a) La coma y el punto y coma. La coma: expresa una breve pausa que se produce dentro de una oración. Sirve asimismo para separar oraciones y frases que se refieran al mismo tema pero que engloben diferentes ideas o conceptos. Ejemplo: Ayer compré patatas, tomates y zanahorias.

El punto y coma se usa para separar ideas generales, para separar enumeraciones que ya contienen comas, delante de determinadas conjunciones y locuciones (pero, más, aunque, sin embargo, etc.) y para unir dos proposiciones. Ejemplo: ayer compré en la frutería patatas, tomates y zanahorias; en la carnicería filetes, embutido y huevos; en la ferretería unas herramientas, tornillos y pegamento.

b) El punto y seguido y el punto y aparte. El punto se usa principalmente para separar oraciones de un párrafo. El punto y aparte separa dos párrafos dentro de un texto.

Ejemplo:

«Un diptongo es la combinación de dos vocales en una sola sílaba, siendo una de ellas la i o la u, pero sin acento tónico. (Punto y aparte)

Un hiato es el encuentro en una misma sílaba de dos vocales que no forman diptongo. (Punto y seguido) Por tanto, pertenecen a dos sílabas distintas».

5. ¿Cuál es la finalidad que tiene el aviso en una empresa? ¿Qué requisitos tiene y dónde debe colocarse? ¿Qué finalidad tiene una nota interna, a quién va dirigida y cómo es su estructura?

· El aviso es un documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios. Debe colocarse en un lugar visible de la empresa, como el tablón de anuncios. Los requisitos son los siguientes: debe ir en la parte superior el membrete de la empresa, debe llevar la palabra “aviso” o “anuncio” resaltadas dentro del texto, el lenguaje que se emplea debe ser sencillo y comprensible, al final debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que da el aviso y la firma de la persona responsable.

· La nota interna tiene como finalidad comunicarse con un grupo de destinatarios dentro de la empresa, transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.


6. ¿Qué finalidad tiene un acta y cuál debe ser su contenido?

El acta es un documento que tiene como finalidad dejar constancia de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan adoptado.

El contenido de un acta es el siguiente:
Nombres y apellidos de los asistentes a la reunión.
En el encabezamiento se recoge la fecha, el lugar y la hora.
El orden del día de la reunión.
En el cuerpo se recogen las intervenciones de los participantes y los acuerdos adoptados, así como los ruegos y preguntas.
En el pie o párrafo de cierre aparecen las firmas y la hora de finalización. El secretario firmará el documento para dar fe de lo sucedido en la reunión.
7. ¿Para qué se utiliza una convocatoria y qué características tiene?

Se utiliza para citar a una o varias personas a fin de participar en un acto, como una reunión, junta de accionistas, asamblea, etc.

Sigue una es con las siguientes características:

-En el encabezado debe figurar el orden del día y la hora, la fecha y el lugar de la celebración de la reunión.

-Tiene que enviarse con suficiente antelación para que los asistentes puedan asistir a la reunión y preparar adecuadamente los temas a tratar.

-Ha de incluir la firma del remitente (presidente, secretario o administrador).

8. ¿Qué tipo de documento se debe redactar para transmitir por parte del jefe de ventas al director general el análisis mensual de las ventas?

Un informe descriptivo

9. ¿Qué documento es el apropiado para comunicar a los comerciales el tipo de descuento que deben aplicar a los clientes que realicen grandes volúmenes de pedidos?

Una nota interna o memorandum

10. Determina qué debe figurar en un informe de la Guardia Civil sobre un accidente de tráfico para que se considere un documento descriptivo, valorativo o demostrativo.

· Informe descriptivo: relata el accidente, sin valorar el mismo.

· Informe valorativo: la Guardia Civil valora su opinión sobre el posible responsable del siniestro.

· Informe demostrativo: la Guardia Civil constata el posible responsable del siniestro, dando pruebas de ello.

11. ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta?

Una convocatoria se realiza para avisar a un determinado grupo de personas del lugar y fecha de celebración de una reunión. Lo acontecido en dicha reunión quedará reflejado en el acta.

12. Redacta una nota interna de empresa, mediante la cual informas a los comerciales de la aplicación de un descuento adicional del 10 % en todos los productos de la empresa durante el próximo mes de enero..

Elaborado como el documento de la presentación

13. Elabora la convocatoria de la junta general ordinaria de Xyscos, S. A., la cual se celebrará el próximo 15 de marzo a las 20.00 horas en la sede social de la empresa, y que tendrá como puntos del orden del día lo siguiente:

• Lectura y aprobación del acta de la junta anterior.

• Aprobación y reparto del resultado económico del ejercicio anterior.

• Ruegos y preguntas.

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