Comunicación Interna y Externa en Entidades Públicas y Privadas: Estrategias y Herramientas

Comunicación Interna en Entidades Públicas

Las comunicaciones internas en entidades públicas surgen para poner en contacto a sus miembros, departamentos o secciones dentro de la organización. Los medios y canales empleados son comunes a la empresa privada. En este sector se utilizan herramientas como: intranet, tablón de anuncios, teléfono de información, comunicaciones escritas y otros canales.

El Servicio de Correos

Las empresas necesitan hacer llegar sus comunicaciones escritas externas. Utilizan: el servicio de correos, medios propios o empresas de mensajería. Por medio de correos se pueden utilizar diferentes tipos de envío, con una variedad de servicios y productos que ofrecen con una red de distribución, aumento de los tipos de servicio en poco tiempo y adaptación a las necesidades de los usuarios.

Recepción y Registro de la Correspondencia

En todas las empresas existe una persona o departamento encargado de la manipulación de la correspondencia externa que llega o sale de la empresa a través del servicio de correos o empresas de mensajería. La entrada de la correspondencia genera una serie de tareas:

• Recepción
• Apertura y selección
• Registro
• Distribución

El Servicio de Mensajería Externa

Proporciona al usuario un servicio personalizado de envío de forma rápida y cómoda como alternativa al servicio de correos. La mayoría de las empresas trabajan en un sistema de franquicia. El coste y tiempo depende de:

• La modalidad contratada
• Tipo de usuario: empresas o particulares
• Las condiciones particulares del contrato de mensajería

Medios Telemáticos: Funciones y Procedimientos

Fax

Estos documentos tienen un tratamiento especial y llevan su control de forma independiente, aunque se siguen las mismas normas para su registro:

• Identificación: con número de entrada.
• Registro: del fax en el libro de registro correspondiente, separando las notificaciones de entrada y de salida.
• Distribución: se efectúa de la misma forma que el correo ordinario.
• Archivo: es conveniente conservar el fax y todas las comunicaciones referentes a un asunto.

Estas comunicaciones se envían para adelantar información y agilizar trámites. El formato de los registros no se encuentra normalizado y se adapta a las necesidades de cada empresa.

Comunicaciones Escritas

Comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa y su entorno.

• Comunicaciones internas: su origen y destino es la propia empresa.
• Comunicaciones externas: ponen en contacto a la empresa con el exterior.

Circulación Interna de la Correspondencia en Entidades Privadas

• Se utiliza como medio de participación de los trabajadores de la empresa.
• Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
• Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo.
• Mejora las relaciones entre los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.

Canales y Medios de Comunicación

• Manual del empleado
• Memorando
• Boletín informativo
• Correo electrónico
• Reuniones
• Página web
• Sistema de sugerencias
• Encuestas
• Circulares internas
• Tablón de anuncios
• Informes
• Actas