Comunicación interna y externa en la empresa: Tipos y estructura de documentos

Comunicación interna de carácter breve

Son mensajes cortos que se intercambian entre distintos departamentos o áreas funcionales de la empresa.

Clases

• El aviso: informa a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles. Se redacta en un lenguaje sencillo y comprensible para todos. La fecha se escribe en la parte final y lo firma la persona responsable del comunicado. Suele colocarse en un sitio visible.
• El comunicado de régimen interno o memorándum: mensaje escrito que circula entre departamentos de la empresa, con el fin de intercambiar información. Lo más habitual es emplear el teléfono o la comunicación verbal directa. Cuando es necesario dejar constancia escrita del mensaje se recurre al memorándum.

Ejemplos de uso del memorándum:

• Para solicitar un informe de otro departamento.
• Para acompañar un informe.
• Para dar ciertas instrucciones de funcionamiento, etc.

Tanto el aviso como el comunicado no tienen fórmulas de saludo y despedida. Pueden adoptar diversas formas dependiendo del uso y necesidad de cada empresa.

Los informes de la empresa

Características del informe

Es el documento que recoge una serie de datos, o una sucesión de hechos y acontecimientos, que están narrados de una manera objetiva, lo que le convierte en una importante herramienta de gestión. Tiene dos características especiales: objetividad y confidencialidad.

¿Cómo se redacta un informe?

Cada empresa escoge su propio estilo de informes, pero en todos los casos existen puntos comunes:

• Los redactan especialistas en la materia a partir de datos o informaciones necesarios.
• El estilo de redacción es impersonal.
• La narración sigue un orden. Esta forma de narrar también está relacionada con la objetividad, ya que trata de reflejar su evolución en el tiempo.

Clases de informe

• Según el contenido: informes personales y comerciales.
• Según el ámbito: informes internos y externos.
• Según la forma: informe propiamente dicho y carta-informe.
• Según la implicación: informe expositivo y valorativo o interpretativo.

La convocatoria

Es un llamamiento que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión o a una asamblea. Se informa sobre los aspectos que se van a tratar en la misma. Contempla algunos puntos:

• Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
• Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión.
• Ruegos y preguntas.

Tiene especial importancia la que se hace con el fin de citar a los socios o accionistas de la empresa a las asambleas.

Las actas

Es la crónica escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. La legislación mercantil incluye las actas de los socios y su inscripción en el libro de actas. Contiene los siguientes puntos:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Asistentes a la misma, y los cargos que ostentan.
• Asuntos tratados según el orden del día de la convocatoria.
• Resultados obtenidos en las deliberaciones habidas en cada uno de los puntos.
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto "ruegos y preguntas".
• Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.

Antes de firmar el documento, los asistentes tienen que aprobar su contenido.

Comunicaciones formales

Son documentos que se originan como consecuencia de las relaciones entre los particulares y la Administración. Se conocen como comunicaciones formales por estar sometidas a una serie de normas tanto en la forma como en la redacción. Son de tres tipos:

• Las que dirigen los particulares a los órganos de la Administración.
• Las que emplea la Administración para comunicarse con los particulares, o bien como otros órganos administrativos.
• El documento que acredita un hecho o circunstancia determinados.

El recurso

Documento que se dirige a un órgano de la Administración pública que ha dictado una resolución con la que el interesado no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.

La estructura del recurso

• Encabezamiento: Comienza con la palabra "RECURSO", centrada en el papel. Figuran los datos de la persona afectada por la resolución y que se conoce como recurrente.
• Cuerpo: contiene los siguientes apartados:
  • Formulación del recurso: Se inicia con "FORMULA RECURSO contra...".
  • Alegaciones: equivale al apartado de la exposición de la instancia, va encabezado por "ALEGACIONES".
  • Solicitud: con esto se fundamenta el recurso, encabezado por "SOLICITO", se redacta de manera clara y concisa.
• Cierre: tiene los mismos apartados que la instancia: lugar, fecha, firma y destinatario, distribuidos de la misma manera.

La declaración

También se conoce como declaración jurada. Mediante este documento la persona que lo firma jura o promete que el contenido del mismo es cierto.

Estructura de la declaración

• Encabezamiento: precedido por "DECLARACIÓN", centrado en el papel, datos del declarante igual al de la instancia y el recurso.
• Cuerpo: se introduce con "JURA" o "PROMETE" dependiendo de los términos en los que se declare. Puede ser redactado en primera o tercera persona.
• Cierre: lugar, fecha y firma del declarante. No va dirigido a nadie en concreto, por eso no lleva destinatario.

El oficio

Estructura

• Encabezamiento: los datos del organismo que lo expide estarán impresos en el papel a utilizar. Otros datos como asunto, expediente, referencias, etc. No incluye saludo.
• Cuerpo: se detalla el contenido del escrito. Equivalente al cuerpo de la carta comercial.
• Cierre: fecha y localidad en la que reside el organismo que lo expide. Aparece la firma de la persona responsable del documento, indicando el cargo que desempeña. No lleva despedida y el nombre del destinatario y dirección completa se escribe en las últimas líneas del documento.

El certificado

Se emplea para dejar constancia de algún hecho. Certificados de uso corriente:

• Médico
• De estudios
• De residencia
• De trabajo

Estructura del certificado

• Encabezamiento: en la parte superior del papel llevará el membrete del organismo o de la empresa que lo emite. El responsable final del documento es una persona física concreta. Aparecerá su nombre y cargo que desempeña.
• Cuerpo: también se puede redactar en primera o en tercera persona y comienza con "CERTIFICA" o "CERTIFICO" seguida de dos puntos.
• Cierre:
  • Lugar y fecha. La fecha en letras y precedida de "y para que conste donde y cuando proceda, firma...".
  • Firma: llevará la rúbrica de la persona que certifica, cuyos datos encabezan el certificado.