Comunicación Interna en la Empresa: Tipos, Herramientas y Ventajas del Trabajo en Equipo

1. Comunicación interna

Comunicación interna: es la comunicación planificada de mensajes dentro de la empresa, con un fin previamente planificado. Funciones: informar, explicar e interrogar.

2. Objetivos fundamentales de la comunicación interna

Implicación personal: mantener una buena relación con el individuo y la empresa para conseguir que el trabajador se implique y cumpla sus expectativas dentro del seno de la organización.

Cambios de actitud: la incorporación de nuevas tecnologías, la internacionalización de las empresas, las absorciones o fusiones, los despidos y las crisis.

La mejora de la producción: se consigue de dos formas: mediante la transmisión de la información operativa y sensibilizando al personal respecto a los objetivos de rentabilidad de la empresa.

3. Trabajo en equipo

Es una de las formas de participación en la organización. Si no existen coordinación, acuerdos básicos, delegación de responsabilidades y una definición de estrategias y de procesos, no existe trabajo en equipo. Funciones: previsión, organización, dirección, coordinación y control.

4. Y 5. Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo

Ventajas:

• Menos tensión al compartir el trabajo más duro.
• Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde distintos puntos de vista.
• Intercambio de opiniones y respeto por las ideas de los demás.
• Se experimenta de forma más positiva la sensación de haber realizado un trabajo bien hecho.
• Se comparten los incentivos económicos y el reconocimiento profesional.

Desventajas:

• Toma de decisiones de forma apresurada.
• Puede imponerse el dominio de pocas personas.
• Consumo de mucho tiempo en reuniones, discusiones, soluciones y acciones.
• Presión sobre los miembros del equipo para aceptar soluciones.
• Responsabilidades ambiguas, porque quedan diluidas en el grupo.

5. Principales motivos de conflicto

Desorientación y dificultad de alineamiento del personal con la estrategia corporativa, deterioro del clima laboral, desprotección del talento, profusión del rumor y de una cultura basada en la desconfianza, dificultades en la circulación de la información, falta de colaboración y compromiso.

6. Tipos de conflicto

• De estilo: se refiere a las distintas formas de trabajar que tiene cada uno de los miembros de la organización.
• De percepción: los individuos tienen un punto de vista distinto ante situaciones iguales y a veces se ven encontrados.
• De inadaptación: personas que no son capaces de adaptarse al entorno en el que deben desarrollar su tarea o a una situación determinada.
• De autoestima: la persona con baja autoestima puede bloquearse o puede sufrir poca capacidad de reacción o decisión ante un conflicto.
• De información: no hay suficiente información para tomar una decisión, la información es incorrecta o incompleta, o no se sabe establecer qué información es importante.

7. Principales tipos de comunicación interna

• Descendente: de la empresa hacia el público interno. Objetivo: trasladar a los públicos internos los valores de la empresa.
• Ascendente: del público interno hacia la empresa. Objetivo: fortalecer el diálogo entre empleados y empresa.
• Horizontal: cuando se trabaja en departamentos al mismo nivel, todos son iguales.

8. Tres herramientas de comunicación interna útiles

• Entrevista personal o individual: no sirve para contratar personal, sirve para reunirse con tu jefe y plantear dudas.
• Periódico interno o revista de empresa: informa para comunicar a la gente las distintas actividades que se vayan a realizar en la empresa.
• Revisión de prensa o el resumen semanal: herramienta de comunicación que sirve para archivar todas las veces que la empresa aparece en los medios de comunicación.

9. Storytelling

Storytelling es el acto de contar historias. En marketing podemos usar el storytelling para varias funciones: vender un producto, posicionar una marca o realizar un lavado de cara a una empresa. Elementos: mensaje, conflicto, personajes y trama.

10. Tipos de storytelling

• Transmedia: se da cuando se lanza una historia y se distribuye en varias plataformas. Ejemplo: Fanta.
• Directo: cuando la marca es el objeto de la historia. Se habla todo el rato del sabor. Ejemplo: Estrella Galicia.
• Indirecto: intenta poner en valor alguno de los elementos vinculados a la marca. Se da cuando la marca cuenta una historia en la que no sale la marca. Ejemplo: Dove.
• Minimalista: utiliza la menor cantidad posible de recursos para hacer publicidad.

11. Plan de comunicación: dos objetivos

Es una hoja de ruta donde se plasma la forma en la que una empresa va a comunicarse con su público y cuándo. Objetivos: dar a conocer el mercado, nuestro valor añadido y hacer branding.

12. Mensaje y sus tres funciones principales

Es aquello que queremos comunicar y va dirigido a un público concreto que ya hemos definido anteriormente. Dentro del mensaje debes determinar con qué estilo y tono vas a comunicar. Tres funciones principales: informar a las audiencias sobre las acciones que se están llevando a cabo, educar a las audiencias y motivar a las audiencias.

13. Auditoría de comunicación

Análisis sobre las herramientas de comunicación utilizadas en tu empresa, así como los canales y medios que usas para alcanzar los objetivos. Se trata de medir la eficacia de la comunicación, saber si tu mensaje está llegando a la audiencia y qué efecto está provocando. Tipos: interna y externa.

14. Tres factores importantes de presentación oral

• Autoconfianza: hablar de lo que se debe, tener claro qué se persigue, preparar a fondo lo que se quiere decir, establecer las necesidades, deseos y características de la audiencia.
• Simpatía: capacidad que tenemos de empatizar con los demás.
• Comunicabilidad: capacidad que tenemos de transmitir nuestro mensaje mediante el uso del lenguaje verbal y no verbal.

15. Estructura del mensaje y enumeración de los beneficios

Se debe definir el objetivo del correo, ser breve y claro, cuidar el tono y repasar antes de enviar.

Beneficios: mejora la imagen y nuestra capacidad de liderazgo, facilita el trabajo en equipo.

16. Citas y referencias

Dar crédito a las ideas ajenas que usemos, unen un trabajo actual con uno anterior, evitan el plagio, identifican la publicación de la que fue tomado el tema y facilitan la búsqueda de fuentes a los lectores del documento.

17. Tres aspectos a presentar

• Captar la atención: lanzar una pregunta interesante, comentar una noticia de actualidad, usar humor, contar una historia.
• Animar: hacer preguntas, mostrar imágenes, vídeos, gráficos.
• Concluir: un buen cierre es muy importante; con la conclusión podrás dar un mensaje inspirador.

18. Cinco principios básicos del diseño

Contraste, repetición, alineamiento, proximidad y claridad.

19. Tres consejos para PowerPoint

• Ordenar el contenido: una presentación es una historia y necesita una introducción, una trama y un final.
• Simplificar el texto: la audiencia no tendrá tiempo de leerlo todo, y si lo hacen, no podrán prestar atención a lo que estás diciendo.
• Usar imágenes de calidad: transmiten la sensación de que la presentación es más profesional y de mayor calidad.