Comunicación y Gestión Documental en la Administración Pública

Tipos de Documentos Administrativos

La comunicación escrita es fundamental en la Administración Pública. Se estructura en párrafos breves y separados para una mejor cohesión del texto. A continuación, se describen algunos de los documentos más utilizados:

Oficio

Lo emplea la Administración para comunicarse con los ciudadanos. Su estructura es:

• Encabezamiento: fecha, asunto y referencias.
• Cuerpo: texto donde se narran los hechos.
• Finalización.
• Destinatario: a quien se dirige.

Nota Interior

Su estructura es casi igual a la del oficio, con la diferencia de que en la nota interior se coloca al emisor y al receptor al principio, en el encabezamiento.

Clasificación de los Documentos Administrativos

Los documentos administrativos se clasifican según la fase en la que se encuentre el procedimiento:

• Documentos de iniciación: se utilizan al comienzo del procedimiento administrativo.
• Documentos de instrucción: impulsan la relación de todo el procedimiento.
• Documentos de terminación: finalizan el procedimiento.

Clasificación de los Documentos de los Ciudadanos

Estos son el instrumento con el cual los particulares se relacionan con la actividad de la Administración Pública. Los más utilizados son la solicitud y la denuncia.

Solicitud

Contiene una o varias peticiones que hace un particular al órgano administrativo al que se dirige. Su contenido es:

• Identificación.
• Expone.
• Solicita.
• Lugar y fecha.
• Firma.
• Órgano al que se dirige.

Denuncia

Aquí cualquier persona pone en conocimiento de la Administración la existencia de unos hechos que podrían dar lugar al inicio de un procedimiento administrativo. No es necesario que el denunciante participe posteriormente en el proceso administrativo a que dé lugar la denuncia. Su contenido es:

• Encabezamiento.
• Denuncia.
• Documentación.
• Lugar y medio de las comunicaciones.
• Lugar, fecha y firma.
• Titular del órgano al que se dirige.

Los Archivos Públicos

El acceso a los archivos estatales es libre y gratuito, pero quienes pretendan realizar trabajos de investigación deben estar en posesión de la tarjeta nacional de investigador o de una autorización temporal. La tarjeta nacional de investigador se expide por cualquiera de los archivos estatales dependientes del Ministerio de Cultura, con la presentación de fotocopia del DNI, y el original para su cotejo y compulsa.

La Agencia de Protección de Datos

Es un ente de derecho público con personalidad jurídica propia y plena capacidad jurídica y privada. Actúa con independencia de la Administración Pública en el ejercicio de sus funciones. La Agencia de Protección de Datos tiene un compromiso de calidad en la mejora de los servicios públicos y por ello elaboró una carta de servicios. Este compromiso de calidad se refleja en la participación de los ciudadanos, en la actualización quincenal. Cualquier persona podrá conocer, solicitando la oportuna información en el Registro General de Protección de Datos, la existencia de tratamiento de datos de carácter personal, sus finalidades y la identidad del responsable del fichero o tratamiento. La consulta es pública y gratuita.

Archivo de Oficina o de Gestión

Es el que se forma en la unidad y oficina productora de documentos. Este archivo corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en él deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar estas si las necesidades de consulta son frecuentes. La oficina productora tiene que reunir los siguientes requisitos:

• Que haya constancia de su creación.
• Que tenga unas competencias concretas que determinen su actividad.
• Que exista un responsable.

Organización de un Archivo de Oficina o de Gestión

El Expediente

Es un conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. El expediente consta de carpetilla, resumen o extracto y documentación administrativa. El expediente es un conjunto ordenado de documentos, colocados en el orden cronológico en que se han ido produciendo hasta que concluye su tramitación. La unión de estos expedientes se llama serie documental.

Partes de un Expediente

• Carpetilla: es el contenedor en que se guarda el expediente.
• Resumen o extracto: es la relación de los documentos que forman el expediente.
• Documentación administrativa: está formada por los diferentes tipos de documentos que forman el expediente, ordenados cronológicamente.

Localización y Seguimiento de Expedientes

Los listados obtenidos por ordenador, a través de las bases de datos, son un instrumento muy útil para la gestión del archivo de oficina. Fichas manuales: estas se elaboran con una pequeña descripción del contenido de la información extraída del expediente. Datos imprescindibles que deben reflejarse en las fichas son:

• Signatura: código o número de orden que la oficina le ha asignado a cada expediente.
• Localización física: son los datos relativos al elemento donde se encuentra el expediente.

El Dossier

Es una gran agrupación de escritos e informaciones sobre una materia o asunto, y su contenido estará estructurado de forma que se obtenga una buena presentación y comprensión. Para realizar un dossier hay que reunir documentos de diversas clases, ya elaborados previamente. Esta documentación puede estar elaborada por la propia oficina o recibirla de otras instituciones. Se utilizan como documentación de apoyo informativo a la que proporcionan los órganos administrativos para tomar decisiones.

La Correspondencia

Es un tipo documental que refleja las relaciones que se establecen en un organismo, oficina o unidad administrativa con unidades del mismo o de otros organismos diferentes, o con particulares. Se puede clasificar en enviada y recibida:

• Enviada: es la emitida desde la propia oficina hacia el exterior.
• Recibida: es la que llega a la oficina desde el exterior.

Registro General

Características del registro:

• Carácter público, por encontrarse en la Administración Pública.
• Carácter probatorio ante los tribunales.
• Carácter temporal por ser la inscripción de un documento el inicio de un expediente administrativo.

Registros de Entrada y Salida

La documentación registrada como entrada será todo escrito o documento que vaya dirigido o que sea presentado ante el titular del organismo donde radique la oficina del registro, así como la dirigida al propio organismo.