Comunicación Escrita y Gestión Documental: Cartas Argumentativas y Archivo Eficiente

Cartas Argumentativas: Estrategias de Comunicación Escrita Eficaz

Las cartas de esfuerzo argumentativo son comunicaciones escritas diseñadas para persuadir al destinatario a tomar una acción favorable al remitente. Son herramientas esenciales en diversos contextos, desde la gestión de cobros hasta la búsqueda de empleo y la emisión de recomendaciones.

Tipos de Cartas Argumentativas y sus Aplicaciones

1. Carta de Reclamo

Una carta de reclamo es una comunicación formal cuyo objetivo es corregir errores o subsanar deficiencias. Estas pueden originarse por diversos motivos:

• Diferencias en el precio acordado.
• Retraso en la entrega de bienes o servicios.
• Deficiencias en el embalaje del producto.
• Omisión de artículos en un pedido.
• Envío de mercancía equivocada.

2. Carta de Cobro

La carta de cobro es fundamental en las operaciones crediticias y comerciales. Su finalidad es recuperar el dinero correspondiente a una deuda pendiente. Generalmente, se envían en una secuencia escalonada:

• Primera carta de cobro: Actúa como un simple recordatorio de la deuda, con un tono cordial y conciliador.
• Segunda carta de cobro: Si el destinatario no responde a la primera comunicación después de un tiempo prudencial, se envía esta segunda carta, con un tono ligeramente más firme.
• Tercera carta de cobro: En caso de que las dos cartas anteriores no generen respuesta, se remite esta última comunicación, en la cual se concede un plazo perentorio para la cancelación de la deuda, advirtiendo sobre posibles acciones futuras.

3. Solicitud de Empleo

Cuando una empresa publica una oferta de trabajo a través de medios de comunicación, los aspirantes suelen enviar una carta de solicitud de empleo. Esta carta es de suma importancia, ya que no solo presenta las cualificaciones del candidato, sino que también refleja su personalidad y profesionalismo.

Debe incluir datos clave como:

• Fuente de información sobre la vacante.
• Estudios realizados y formación académica.
• Experiencia profesional relevante.
• Referencias personales o laborales.
• Información de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico).
• En algunos casos, se solicita una fotografía tipo carnet.

4. Carta de Recomendación

Una carta de recomendación es un documento mediante el cual una empresa o un particular proporciona información sobre una persona, generalmente para confirmar su experiencia profesional, habilidades o cualidades personales.

Sus características principales son:

• Se inicia con la identificación completa de la persona que recomienda y del recomendado.
• Debe indicar claramente el lugar y la fecha de emisión de la carta.
• El escrito debe comenzar con una descripción de cómo, por cuánto tiempo y en qué circunstancias se conoció al solicitante.
• En el segundo párrafo, se describirá detalladamente a la persona a recomendar, destacando sus cualidades y logros.
• Se debe incluir información de contacto (teléfono, correo electrónico) del remitente para posibles verificaciones.

Gestión y Clasificación de Archivos Documentales: Principios y Métodos

El archivo es el resultado de un proceso sistemático que permite guardar y organizar diversos objetos, elementos o documentos de manera estructurada.

Importancia del Archivo

La correcta gestión de archivos es crucial por varias razones:

• Mantener y conservar la integridad de los documentos.
• Ofrecer a los clientes un servicio eficiente y transparente.
• Garantizar la disponibilidad y el estado correcto de la información.

Clasificación de Archivos

Los archivos pueden clasificarse según su formato o método de organización. Algunos tipos comunes incluyen:

• Archivo en acordeón (físico).
• Archivo convencional (físico).
• Archivo en estante (físico).
• Archivo electrónico (digital).

Reglas Fundamentales para Clasificar y Ordenar Documentos

Para una organización eficiente, es esencial seguir reglas estandarizadas:

1. Transposición de Nombres: Para personas, se invierte el orden, colocando primero el apellido y luego el nombre.
   • Ejemplo: Juan Lugo → Lugo, Juan
2. Orden Alfabético: Se sigue el orden alfabético estricto.
3. Nombres con Iniciales: Cuando el nombre de un individuo se reduce a una inicial, se considera como tal.
   • Ejemplo: Juan L. → L., Juan
4. Prefijos y Artículos: Los prefijos y artículos (como "De", "La", "El") se consideran parte integral del nombre y se ordenan junto a él.
   • Ejemplo: Eduardo José De La Rosa → De La Rosa, Eduardo José
5. Títulos Académicos y Tratamientos: Se colocan al final del nombre y entre paréntesis.
   • Ejemplo: Prof. Jaime Figueroa → Figueroa, Jaime (Prof.)
6. Apellidos de Soltera y Casada:
   • Si se usa el apellido de soltera junto con el de casada: Sofía López (de) Pérez → López, Sofía (de Pérez)
   • Si se usa solo el apellido de casada: Sofía (de) Pérez → Pérez, Sofía (de)
7. Abreviaturas o Parentescos: Se colocan al final, y el nombre se ordena alfabéticamente.
   • Ejemplo: Dr. Carlos Gómez → Gómez, Carlos (Dr.)
   • Ejemplo: Sra. Ana García → García, Ana (Sra.)
8. Nombres de Empresas con Nombre de Persona: Si el nombre de una empresa incluye el nombre de una persona, se comienza con el apellido y luego el nombre.
   • Ejemplo: "Panadería Juan Pérez" → Pérez, Juan (Panadería)
9. Artículos y Preposiciones en Nombres de Empresas:
   • Si están al principio del nombre, se escriben al final entre paréntesis.
     • Ejemplo: "La Casa del Libro" → Casa del Libro (La)
   • Si se encuentran en medio del nombre, se mantienen en su lugar pero dentro de paréntesis.
     • Ejemplo: "Productos De La Tierra" → Productos (De La) Tierra
10. Nombres Geográficos en Empresas: Si la denominación de una organización contiene un nombre geográfico, este se toma como una unidad.
    • Ejemplo: "Banco de Venezuela" → Banco de Venezuela
11. Números en Nombres de Empresas: Si la denominación de una organización contiene un número, este se considera como si fuera la palabra escrita en letra.
    • Ejemplo: "2 Hermanos S.A." → Dos Hermanos S.A.
    • Ejemplo: "Hotel 5 Estrellas" → Cinco Estrellas (Hotel)
12. Empresas con Varias Agencias o Sucursales: Se ordena por el nombre de la agencia o sucursal a la que pertenece.
    • Ejemplo: "Banco Nacional - Sucursal Centro" → Banco Nacional (Sucursal Centro)

Abreviaturas Comunes en Documentación Empresarial

Es importante conocer las abreviaturas estandarizadas:

• S. A.: Sociedad Anónima.
• C. A.: Compañía Anónima.
• Ltda.: Limitada.
• Cía.: Compañía.
• Hnos.: Hermanos.
• Corp.: Corporación.
• Sucs.: Sucesores.
• S. R. L.: Sociedad de Responsabilidad Limitada.