Comunicación Escrita Empresarial: Normas, Canales y Gestión Documental

Características de los Documentos Empresariales

Las empresas generan numerosos documentos escritos que presentan características comunes en su lenguaje y estilo. Estos documentos deben transmitir el mensaje principal de forma clara, utilizando un lenguaje sencillo, formal y directo.

Principios de la Comunicación Escrita Empresarial

Normas para una Comunicación Escrita Efectiva

Es imprescindible que los destinatarios comprendan fácil y rápidamente los mensajes generados en los documentos empresariales. Debemos tener presente que la capacidad de comunicación se basa en nuestro vocabulario: a medida que este se amplía, aumenta la precisión del lenguaje.

Principios clave para una redacción efectiva:

• Sencillez
• Claridad
• Concisión
• Voz activa

Aspectos a Evitar en la Redacción Empresarial

Para asegurar una comunicación escrita profesional y efectiva, es crucial evitar ciertos elementos:

• Redundancia: Repetir o usar excesivamente palabras o conceptos que hagan que la redacción parezca descuidada.
• Negatividad: Los mensajes deben escribirse con un tono positivo para conseguir mayor aceptación. Se debe evitar el abuso de palabras como "no", "nunca", "complicado", "problema", etc.
• Lenguaje sexista: Al redactar, es crucial evitar este tipo de lenguaje para demostrar que no se considera un sexo superior a otro. Se logra utilizando ambos géneros y prescindiendo, en lo posible, del masculino genérico.

Canales de Transmisión de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita se transmite a través de diversos canales. Los más importantes son:

• El correo convencional
• El correo electrónico
• La mensajería instantánea
• El fax: Este dispositivo consta de tres partes combinadas: escáner de imágenes, módem e impresora.

Gestión de la Correspondencia Empresarial

Los documentos de la correspondencia comercial constituyen una prueba de su contenido y deben ser conservados.

Gestión de la Correspondencia de Entrada

El correo de entrada es toda aquella correspondencia que se recibe en la empresa, ya sea a través del servicio tradicional de correos, fax, mensajería, internet, etc. Su gestión se realiza a menudo a través de programas de digitalización, que convierten los documentos en papel en archivos informáticos, simplificando el proceso. Los pasos son los siguientes:

• Recepción y Clasificación

  La persona encargada de recibir la correspondencia realizará un primer filtrado. El resto se clasificará según el destinatario. Las comunicaciones privadas suelen incluir expresiones como: "a la atención de", "confidencial", "reservado a", etc.

• Distribución

  La correspondencia se repartirá a los departamentos destinatarios según el protocolo de la empresa. Las comunicaciones privadas se entregarán directamente a sus destinatarios.

Gestión de la Correspondencia de Salida

Servicios de Correos

• Envío de cartas y documentos: Disponible en diversas modalidades: carta ordinaria, urgente, certificada, notificaciones administrativas, etc.
• Envío de telegramas: Mensajes de texto breve enviados a través de la telegrafía, cuya principal característica es la rapidez de recepción. Pueden ser nacionales e internacionales.
• Fax: Correos permite el envío de faxes de documentos desde sus oficinas a terminales situados en cualquier lugar del mundo.
• Burofax: Permite enviar de forma urgente, con firma, documentos relevantes que tienen carácter de prueba de su entrega y de su contenido frente a terceros. Se utiliza en las empresas para realizar notificaciones en las que quede constancia de su entrega y contenido, especialmente cuando las cartas certificadas o los correos electrónicos no han sido efectivos. Por ejemplo: una reclamación a un cliente por una cantidad adeudada. Su envío es muy rápido, con un plazo de entrega en el mismo día o, como máximo, a la mañana del día hábil siguiente. La persona a la que va dirigido puede rechazar el burofax, pero queda constancia de dicho rechazo si se acude a los tribunales.

Servicios Privados de Mensajería

En nuestro país, muchas empresas del sector privado ofrecen servicios de envío de paquetería y correspondencia de punto a punto. En el sector de la mensajería urbana, un mensajero recoge el envío del remitente y lo entrega directamente al destinatario con la mayor brevedad posible.

Correo Electrónico

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que permite enviar o recibir mensajes a cualquier usuario de internet en todo el mundo.