Comunicación Escrita Empresarial: Estructura y Contenido de Cartas y Solicitudes

La Carta Comercial

La carta comercial es un medio de comunicación e intercambio de información entre empresas o entre empresas y particulares. Se utiliza para establecer y mantener relaciones en el ámbito empresarial. Sus características son propias y diferentes del resto de los escritos no comerciales:

• Es importante mantener siempre la amabilidad.
• Los textos deben ser cortos, el lenguaje claro y concreto.
• Debemos evitar los juicios personales.

Estructura de la Carta Comercial

Para una presentación óptima de la carta comercial, se deben considerar los siguientes puntos:

• Los márgenes deben ser amplios.
• Cada idea debe ir en un párrafo distinto.
• El texto debe alinearse a la izquierda.
• Usar siempre el mismo tipo de letra. El estilo habitual es la redonda o la cursiva.
• El subrayado no es aconsejable.

La estructura general de una carta comercial se divide en tres secciones principales:

• Inicio: Membrete (Datos del remitente), Asunto, Referencia, Destinatario, Fecha.
• Contenido: Saludo, Texto de la carta, Frase de despedida.
• Final: Despedida, Antefirma, Firma, Identificación del firmante, Fecha (si no se incluyó al inicio), Anexo y Posdata (si aplica).

Contenido Detallado de la Carta Comercial

Membrete

Datos que identifican al remitente. Pueden tener cualquier alineación (izquierda, derecha o centrada).

• Nombre o razón social
• Dirección completa
• Logotipo de la empresa
• Números de teléfono o fax
• Correo electrónico
• NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF (Código de Identificación Fiscal): se incluye si se va a facturar.

Destinatario

Contiene el nombre junto a su dirección.

• Debe indicarse "A. A." o "Atte." (a la atención de), seguido del nombre y los apellidos.

Referencias

Este apartado se utiliza para identificar el origen y seguimiento de la comunicación.

• Nuestra referencia: Inicial en mayúscula del nombre y apellidos de quien firma la carta, seguida de una barra (/) y a continuación, la inicial del nombre y apellido en minúscula de quien escribe la carta.
• Su referencia: Se utilizará únicamente cuando se esté contestando a una carta anterior. Se indicará la inicial en mayúscula del nombre y apellidos de quien firmó la carta a la que se contesta.

Este apartado de referencias también puede utilizarse con el número de sello de registro que lleve el escrito, en lugar de las iniciales de los firmantes.

Asunto

Descripción breve y clara del motivo de la carta.

Fecha

Formato contraído, por ejemplo: 23/08/1998.

Saludo

Es una forma de cortesía. Su elección debe tener en cuenta el contenido y el tono de la carta.

Antefirma

Indica el cargo de la persona que firma.

Anexo

Se refiere a los documentos adjuntos a la carta. Ejemplo: cuando se adjunta una factura.

Posdata (P.D.)

Se utiliza para recordar algo importante o añadir información que se haya olvidado en el cuerpo principal del texto.

La Solicitud o Instancia

Es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción de un órgano administrativo. Su objetivo es satisfacer una o varias pretensiones del solicitante, fundamentadas en un derecho subjetivo.

La estructura de una solicitud o instancia generalmente incluye los siguientes elementos:

1. Datos personales del solicitante: Nombre, apellidos, DNI, domicilio (en algunos casos, fecha de nacimiento).
2. Exposición de los hechos: Tras la fórmula "EXPONE" o "EXPONGO" (escrito en mayúsculas), se detallan todos y cada uno de los argumentos en los que se fundamenta la solicitud.
3. Petición concreta: Tras la fórmula "SOLICITA" o "SOLICITO" (también en mayúsculas), se formula la petición concreta. Si son varias peticiones, se sigue el mismo formato para cada una.
4. Documentos aportados: Se detallan, enumerados, los documentos que se adjuntan a la solicitud. Ejemplos: títulos, planos, etc.
5. Fecha y firma del solicitante.
6. Órgano o unidad administrativa a la que va dirigida y localidad.