Comunicación Escrita en el Ámbito Empresarial

La comunicación escrita es un pilar fundamental en el entorno empresarial, permitiendo el intercambio de información y el mantenimiento de relaciones profesionales. A continuación, se detallan los tipos de documentos más comunes y las pautas para su correcta elaboración.

Cartas Comerciales

La carta comercial es un medio de comunicación e intercambio esencial entre empresas o entre empresas y particulares. Se utilizan para establecer y mantener relaciones en el ámbito empresarial, además de comunicar información relevante. Sus características son propias y diferentes del resto de los escritos no comerciales.

Tono Amable en la Carta Comercial

El tono amable se consigue utilizando fórmulas de cortesía propias del lenguaje escrito, como saludos y despedidas. Por ejemplo: “Llámeme para lo que necesite”.

Pasos Previos a la Redacción de una Carta Comercial

Antes de redactar una carta comercial, es crucial seguir estos pasos:

• Analizar la situación.
• Generar ideas y seleccionar la información pertinente.
• Elaborar un esquema.

Desarrollo de Ideas en una Carta Comercial

Cada idea debe desarrollarse en un párrafo independiente, cuya separación será, como mínimo, de una línea.

Tipo de Letra en una Carta Comercial

Se recomienda el uso de letra redonda. La cursiva puede utilizarse para dar énfasis a una palabra o frase específica.

Tipos de Cartas Relacionadas con Pedidos

Existen diversas cartas comerciales relacionadas con pedidos:

• De información.
• De denegación.
• De modificación.
• De anulación.

Comunicaciones Internas en Empresas

En el ámbito interno de las empresas, se utilizan diversos textos para la comunicación efectiva:

• Avisos y anuncios.
• Informes.
• Comunicados internos (memorándums).
• Convocatorias.
• Actas.
• Certificados.

Avisos y Anuncios

Son mensajes breves dirigidos a un colectivo para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos. Se redactan con un lenguaje muy sencillo y cuidado.

Comunicado Interno / Memorándum

Trata de determinados asuntos internos que deben quedar documentados por escrito.

Informe

Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un asunto determinado.

Estructura de un Informe

La estructura habitual de un informe incluye:

• Portada.
• Introducción.
• Desarrollo.
• Conclusiones.
• Recomendaciones.
• Anexos.

Convocatoria

Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión. El documento ha de ser funcional para que no dé lugar a interpretaciones erróneas por parte de las personas interesadas.

Acta

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión. La convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle según el orden del día establecido, y el acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas.

Estructura del Acta

Un acta debe incluir los siguientes elementos:

• Encabezamiento con el nombre de la empresa.
• Lugar y fecha de la reunión.
• Hora de comienzo y finalización.
• Relación de asistentes.
• Orden del día.
• Resumen de los temas debatidos y decisiones tomadas.
• Firma del secretario.
• Aceptación y firma del presidente.

Textos Protocolarios

Son textos formales que se envían por cortesía a una persona o grupo de personas, sin tener una finalidad comercial específica.