Comunicación Escrita Efectiva en la Empresa: Técnicas y Normas

Características de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita presenta particularidades que la distinguen de la comunicación oral o gestual. Es crucial entender estas diferencias para optimizar su uso en el entorno empresarial.

• Registro Permanente: La comunicación escrita queda registrada, evitando malentendidos o negaciones posteriores. Frases como "No me has dicho..." o "Me dijiste que tenía que estar terminado..." pierden validez ante un documento escrito.
• Comprensión y Permanencia del Mensaje: Facilita la comprensión y asegura que el mensaje perdure en el tiempo.
• Imagen Corporativa: Una comunicación escrita cuidada y profesional realza la imagen de la empresa.

Características Clave:

• Permanencia: Los mensajes perduran mientras existan los soportes que los conservan.
• Comunicación Diferida: No permite una retroalimentación (feedback) inmediata.
• Elaboración del Mensaje: Requiere una mayor reflexión sobre el contenido y la forma. Es fundamental planificar y revisar cuidadosamente.
• Comunicación Múltiple y Simultánea: Permite enviar el mismo mensaje a múltiples destinatarios al mismo tiempo.
• Relaciones Profesionales: A menudo se produce entre personas desconocidas, limitándose a actividades empresariales y comerciales.
• Mensaje Impersonal y Voluminoso: Diariamente circulan numerosas comunicaciones escritas, tanto internas como externas (entrantes y salientes).

Técnicas de Comunicación Escrita

Para redactar documentos efectivos, se recomienda seguir estas técnicas:

• Planificación: Antes de escribir, define qué vas a comunicar y por qué. Establece el propósito del mensaje.
• Conocer al Destinatario: Adapta el código y el vocabulario al del lector. Considera su nivel de conocimiento y sus expectativas.
• Claridad y Brevedad: Expresa las ideas de forma clara, concisa y directa. Utiliza un vocabulario preciso y adaptado al tema.
• Revisión Gramatical y Presentación: Cuida la ortografía, la acentuación, la conjugación verbal y la concordancia. Evita manchas, tachaduras y rectificaciones. La presentación es fundamental.

Normas Generales de Comunicación Escrita

• Presentación Impecable: Evita tachaduras, manchas, rectificaciones y errores ortográficos antes de enviar cualquier documento.
• Estructura Ordenada: Separa los temas por párrafos y utiliza signos de puntuación adecuados para facilitar la lectura y comprensión.
• Lenguaje Accesible: Utiliza palabras de uso común y evita tecnicismos innecesarios o frases excesivamente largas. El objetivo es que el destinatario comprenda el mensaje sin dificultad.

Clasificación de la Comunicación Escrita en la Empresa

La comunicación escrita se clasifica en dos categorías principales:

• Comunicación Interna: Se produce entre los distintos departamentos o secciones de una misma empresa. Facilita el flujo de información dentro de la organización.
• Comunicación Externa: Se establece con proveedores, clientes, organismos y otras entidades externas. Puede ser tanto de entrada como de salida.

Ejemplos de Comunicación Interna

• Boletines y periódicos de venta.
• Catálogos de prestigio.
• Tablón de anuncios.