Comunicación Empresarial: Tipos, Barreras y Estrategias Internas y Externas
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1. La Comunicación: Elementos Clave
La comunicación es un proceso fundamental en cualquier entorno, especialmente en el empresarial. Para que sea efectiva, es crucial entender sus componentes:
- Emisor: Es quien inicia la comunicación, emitiendo el mensaje. Puede ser una persona o un grupo.
- Receptor: Es quien recibe el mensaje. Al igual que el emisor, puede ser un individuo o un colectivo.
- Mensaje: Es la información concreta que se transmite.
- Canal: Es el medio a través del cual se transmite el mensaje (aire, papel, TV, email, etc.).
- Código: Es el conjunto de signos, gestos, sonidos e imágenes que se utilizan para construir el mensaje. Debe ser conocido tanto por el emisor como el receptor para que la comunicación sea efectiva. Ejemplos: idiomas, el sistema Braille para personas ciegas o las señales de tráfico.
- Contexto: Es la situación o entorno en el que se produce la comunicación. Influye en la interpretación del mensaje.
- Retroalimentación (Feedback): Es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Permite confirmar si el mensaje se ha entendido correctamente y ajustar la comunicación si es necesario.
2. El Proceso de Comunicación
La comunicación se desarrolla en varias etapas:
- Codificación: El emisor transforma las ideas que tiene en mente en un mensaje, seleccionando un código específico.
- Transmisión: El emisor envía el mensaje al receptor utilizando un canal determinado.
- Descodificación: El receptor recibe el mensaje, lo descodifica, lo interpreta y lo comprende. Si el proceso se detiene aquí, se considera comunicación unidireccional.
- Retroalimentación: El receptor responde al mensaje, convirtiéndose a su vez en emisor. Esto da inicio a un nuevo ciclo de comunicación, conocido como comunicación bidireccional.
3. Barreras de la Comunicación
Existen diversos obstáculos que pueden dificultar la comunicación:
- Físicas: Relacionadas con el entorno (ruido, distancia, etc.).
- Semánticas: Relacionadas con el significado de las palabras o el código utilizado (diferentes interpretaciones, lenguaje técnico, etc.).
- Fisiológicas: Relacionadas con las condiciones físicas del emisor o receptor (problemas de audición, visión, etc.).
- Psicológicas: Relacionadas con el estado emocional o las actitudes del emisor o receptor (prejuicios, estrés, etc.).
4. Tipos de Comunicación Empresarial
La comunicación en la empresa se puede clasificar según varios criterios:
- Según el código utilizado:
- Comunicación verbal (oral o escrita).
- Comunicación no verbal (gestos, expresiones faciales, postura, etc.).
- Según el número de participantes:
- Comunicación individual.
- Comunicación colectiva.
- Según el ámbito en el que se produce:
- Comunicación interna (dentro de la empresa).
- Comunicación externa (con el exterior de la empresa).
- Según el tiempo transcurrido entre la emisión y la recepción del mensaje:
- Comunicación directa (simultánea).
- Comunicación diferida (no simultánea).
5. La Comunicación Interna
La comunicación interna es aquella que se produce entre los miembros de una organización.
5.1. Según el flujo de la información:
- Comunicación vertical:
- Ascendente: De los empleados a los superiores.
- Descendente: De los superiores a los empleados.
- Comunicación horizontal: Se produce entre personas del mismo nivel jerárquico. Es útil para coordinar actividades entre puestos de trabajo.
- Comunicación diagonal: Se da entre personas de diferentes niveles jerárquicos que no tienen una relación de dependencia directa.
5.2. Comunicación formal e informal:
La comunicación informal surge de manera espontánea entre los miembros de la empresa. Aunque puede ser beneficiosa, también tiene desventajas:
Ventajas:
- Rapidez en la transmisión de la información.
- Facilita la retroalimentación.
- Complementa la comunicación formal.
- Permite transmitir mensajes que no pueden enviarse por canales formales.
- Favorece la convivencia y mejora el ambiente laboral.
Desventajas:
- Menor fiabilidad de la información.
- Posible transmisión incompleta de la información.
- El mensaje puede no llegar a la persona interesada.
- Falta de control por parte de la dirección.
- Posible distorsión de la información o difusión de rumores.
6. La Comunicación Externa
La comunicación externa se refiere a los intercambios de información entre la empresa y su entorno (clientes, proveedores, público en general, etc.). La empresa debe gestionar tanto la comunicación de entrada como la de salida:
- De entrada: La empresa actúa como receptora de información.
- De salida: La empresa actúa como emisora, dirigiendo mensajes a destinatarios externos.
Dentro de la comunicación externa, podemos distinguir:
- Comunicación individual o personalizada:
- Atención al cliente.
- Venta personal.
- Marketing directo.
- Comunicación de masas:
- Publicidad.
- Relaciones públicas.