Comunicación Empresarial: Tipos, Barreras y Estrategias Internas y Externas

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1. La Comunicación: Elementos Clave

La comunicación es un proceso fundamental en cualquier entorno, especialmente en el empresarial. Para que sea efectiva, es crucial entender sus componentes:

  • Emisor: Es quien inicia la comunicación, emitiendo el mensaje. Puede ser una persona o un grupo.
  • Receptor: Es quien recibe el mensaje. Al igual que el emisor, puede ser un individuo o un colectivo.
  • Mensaje: Es la información concreta que se transmite.
  • Canal: Es el medio a través del cual se transmite el mensaje (aire, papel, TV, email, etc.).
  • Código: Es el conjunto de signos, gestos, sonidos e imágenes que se utilizan para construir el mensaje. Debe ser conocido tanto por el emisor como el receptor para que la comunicación sea efectiva. Ejemplos: idiomas, el sistema Braille para personas ciegas o las señales de tráfico.
  • Contexto: Es la situación o entorno en el que se produce la comunicación. Influye en la interpretación del mensaje.
  • Retroalimentación (Feedback): Es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Permite confirmar si el mensaje se ha entendido correctamente y ajustar la comunicación si es necesario.

2. El Proceso de Comunicación

La comunicación se desarrolla en varias etapas:

  1. Codificación: El emisor transforma las ideas que tiene en mente en un mensaje, seleccionando un código específico.
  2. Transmisión: El emisor envía el mensaje al receptor utilizando un canal determinado.
  3. Descodificación: El receptor recibe el mensaje, lo descodifica, lo interpreta y lo comprende. Si el proceso se detiene aquí, se considera comunicación unidireccional.
  4. Retroalimentación: El receptor responde al mensaje, convirtiéndose a su vez en emisor. Esto da inicio a un nuevo ciclo de comunicación, conocido como comunicación bidireccional.

3. Barreras de la Comunicación

Existen diversos obstáculos que pueden dificultar la comunicación:

  • Físicas: Relacionadas con el entorno (ruido, distancia, etc.).
  • Semánticas: Relacionadas con el significado de las palabras o el código utilizado (diferentes interpretaciones, lenguaje técnico, etc.).
  • Fisiológicas: Relacionadas con las condiciones físicas del emisor o receptor (problemas de audición, visión, etc.).
  • Psicológicas: Relacionadas con el estado emocional o las actitudes del emisor o receptor (prejuicios, estrés, etc.).

4. Tipos de Comunicación Empresarial

La comunicación en la empresa se puede clasificar según varios criterios:

  • Según el código utilizado:
    • Comunicación verbal (oral o escrita).
    • Comunicación no verbal (gestos, expresiones faciales, postura, etc.).
  • Según el número de participantes:
    • Comunicación individual.
    • Comunicación colectiva.
  • Según el ámbito en el que se produce:
    • Comunicación interna (dentro de la empresa).
    • Comunicación externa (con el exterior de la empresa).
  • Según el tiempo transcurrido entre la emisión y la recepción del mensaje:
    • Comunicación directa (simultánea).
    • Comunicación diferida (no simultánea).

5. La Comunicación Interna

La comunicación interna es aquella que se produce entre los miembros de una organización.

5.1. Según el flujo de la información:

  • Comunicación vertical:
    • Ascendente: De los empleados a los superiores.
    • Descendente: De los superiores a los empleados.
  • Comunicación horizontal: Se produce entre personas del mismo nivel jerárquico. Es útil para coordinar actividades entre puestos de trabajo.
  • Comunicación diagonal: Se da entre personas de diferentes niveles jerárquicos que no tienen una relación de dependencia directa.

5.2. Comunicación formal e informal:

La comunicación informal surge de manera espontánea entre los miembros de la empresa. Aunque puede ser beneficiosa, también tiene desventajas:

Ventajas:

  • Rapidez en la transmisión de la información.
  • Facilita la retroalimentación.
  • Complementa la comunicación formal.
  • Permite transmitir mensajes que no pueden enviarse por canales formales.
  • Favorece la convivencia y mejora el ambiente laboral.

Desventajas:

  • Menor fiabilidad de la información.
  • Posible transmisión incompleta de la información.
  • El mensaje puede no llegar a la persona interesada.
  • Falta de control por parte de la dirección.
  • Posible distorsión de la información o difusión de rumores.

6. La Comunicación Externa

La comunicación externa se refiere a los intercambios de información entre la empresa y su entorno (clientes, proveedores, público en general, etc.). La empresa debe gestionar tanto la comunicación de entrada como la de salida:

  • De entrada: La empresa actúa como receptora de información.
  • De salida: La empresa actúa como emisora, dirigiendo mensajes a destinatarios externos.

Dentro de la comunicación externa, podemos distinguir:

  • Comunicación individual o personalizada:
    • Atención al cliente.
    • Venta personal.
    • Marketing directo.
  • Comunicación de masas:
    • Publicidad.
    • Relaciones públicas.

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