Comunicación Empresarial: Redacción de Disculpas Efectivas y Gestión de Quejas

El siguiente documento recopila frases clave y ejemplos para la redacción de cartas de disculpa en el ámbito empresarial, abordando diversas situaciones como productos dañados, envíos erróneos o problemas de sistema. Su objetivo es facilitar una comunicación efectiva y profesional con los clientes.

Comunicación Empresarial: Gestión de Quejas y Disculpas Efectivas

Reconocimiento de la Queja y Motivo de Contacto

• Le escribimos en respuesta a su carta del 25 de julio en la que usted se queja del pedido n.º 6748. (We are writing in response to your letter of 25th July in which you complain about order No 6748.)
• Nos dirigimos a usted en relación con su queja sobre el pedido n.º 6748. (You complain to order above.)
• Hemos recibido su comunicación sobre algunas irregularidades en el pedido n.º 3878. (About some irregularities with order 3878.)

Expresión de Lamento y Disculpa por Inconvenientes

• Lamentamos oír que algunos de los productos que usted recibió ayer en su almacén estaban dañados y nos disculpamos encarecidamente por cualquier problema que esto le haya causado. (We regret to hear that some of the products you received yesterday at your warehouse were damaged and we apologize unreservedly for any problem this may have caused you.)
• Lamentamos oír que usted recibió la mercancía equivocada y, por lo tanto, nos disculpamos por cualquier inconveniente que le hayamos podido causar. (We regret to hear that you received the wrong goods and therefore we apologize for any inconvenience we may have caused you.)
• Nos disculpamos de nuevo por los inconvenientes que le hemos causado y nos gustaría seguir haciendo negocios en el futuro. (We apologize again for any inconvenience that we may have caused you and we would like to do business with you again in the future.)
• Nos gustaría disculparnos por cualquier inconveniente que este problema le haya causado y esperamos hacer negocios con usted en el futuro. (We would like to apologize for any inconvenience this problem may have caused you and we look forward to doing business with you in the future.)

Detalles Específicos de los Problemas Reportados

• Tres de las sillas que recibió estaban rotas. (3 of the chairs you received were broken.)
• Usted recibió una cámara Canon en vez de la cámara Sony que había pedido. (You received a Canon camera instead of the Sony camera you had ordered.)

Medidas Correctivas y Soluciones Propuestas

• Hemos hecho todos los pasos necesarios para que los repuestos sean enviados tan pronto como sea posible. (We have made the necessary arrangements so that the replacements are sent as soon as possible.)
• Nosotros estamos investigando el asunto y haremos todo lo posible para solucionarlo. (We are already investigating that matter and we will do everything possible to solve it.)
• Hemos hecho todos los preparativos posibles para que los repuestos sean enviados tan pronto como sea posible. (We have made the necessary arrangements so that the replacements are sent as soon as possible.)

Explicación de la Causa y Compromiso de Prevención

• Podemos asegurarle que esta es la primera vez que un problema similar nos ocurre y, por lo tanto, tomaremos las medidas necesarias para que esto no ocurra de nuevo. (We can assure that this is the first time that a similar problem happens to us and therefore we will take the necessary measures for this not to happen again.)
• Nos gustaría informarle que el error fue debido a un problema con nuestro sistema informático. Sin embargo, el problema mencionado ya ha sido corregido y le podemos asegurar que esto no ocurrirá de nuevo en el futuro. (We would like to inform you that the mistake was due to a problem of our computer system. However, the mentioned problem has already been solved and we can assure you that this will not happen again in the future.)
• En cuanto a la mercancía dañada, podría interesarle saber que el daño fue causado durante la transferencia. Nosotros hemos tomado los pasos necesarios para que no vuelva a ocurrir. (As for the damaged goods, you will be interested in knowing that the damage was caused during rough handling during the transfer. We have taken the necessary steps to assure that this will not happen again in the future.)