Comunicación empresarial: formas orales, escritas y digitales para mejorar la transmisión externa

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Formas de comunicación y transmisión externa

Comunicación oral

Teléfono: Es el medio oral más importante. Nos permite comunicarnos con el exterior. Es importante que la persona que mantiene la conversación telefónica tenga un trato cortés y adecuado, que utilice un lenguaje correcto y que muestre interés por su interlocutor.

Videoconferencia: Es la comunicación en tiempo real entre dos o más personas que se encuentran en distintos espacios físicos. Permite comunicarse sin tener que desplazarse y se realiza a través de Internet utilizando audio y vídeo.

Comunicación escrita

La carta comercial

La carta comercial es el modo de comunicación tradicional más importante en una empresa. Para que haya una correcta redacción de una carta comercial, se deben respetar las siguientes normas:

• Limpieza y corrección.
• Frases cortas, sencillas, bien redactadas y sin faltas de ortografía.
• Trato cortés.

Comunicación a través de Internet

A) El correo electrónico

Sirve para enviar y recibir mensajes de texto, imágenes y archivos completos. Hay dos modelos de acceso distintos:

• Correo POP: almacena los mensajes en el ordenador y no necesita tener una conexión constante.
• Correo web o webmail: almacena los mensajes fuera del ordenador y necesita una conexión constante.

B) Las páginas web

También son de utilidad comercial. Son un medio de publicidad importante, porque permiten llegar a un gran número de personas y empresas en todo el mundo y a cualquier hora. Además, en ellas podemos encontrar direcciones, catálogos de productos, precios, etc., y también podemos realizar pedidos de compra y recibir posibles pedidos de clientes.

C) Otras formas de utilización de la red

Incluyen:

• Listas de correo: son bases de datos con direcciones de personas o empresas que tienen intereses comunes y que sirven para enviar mensajes, intercambiar noticias o para organizar grupos de debate o negociación.
• Grupos de noticias: sirven para publicar y recibir mensajes, noticias o información de cualquier tipo agrupada por temas de interés.
• Redes sociales: a través de ellas podemos crear un grupo de empresas con las que mantenemos relación y utilizarlas como medio de comunicación.

Organización y archivo de la información

La empresa genera una gran cantidad de información y documentación que hay que organizar y conservar. Debes organizar la forma y establecer los criterios para guardar y archivar la información y los documentos de tu empresa. Esto se realiza:

• Por el propio interés de la empresa: es necesario para un buen funcionamiento.
• Por exigencias legales: por ejemplo, el Código de Comercio.