Comunicación empresarial eficaz: funciones, barreras y flujos organizacionales

Comunicación en la empresa: definición y propósito

La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.

El propósito de la comunicación dentro de una empresa es realizar cambios para influir en las acciones tendientes al bienestar de la misma. Por ejemplo, los negocios requieren información acerca de precios, competencia, tecnología y finanzas, así como también acerca del ciclo de negocio y de la actividad gubernamental. La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas debido a que integra las funciones de administración. En específico, la comunicación se requiere para:

• Establecer y diseminar las metas de la empresa.
• Elaborar planes para su logro.
• Organizar los recursos humanos y de otro tipo de la forma más efectiva y eficiente.
• Elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
• Dirigir, conducir, motivar y crear un clima en el que las personas deseen contribuir.
• Controlar el desempeño.

Retroalimentación

La “retroalimentación” es esencial para verificar la efectividad de la comunicación. Nunca es posible asegurarse de que un mensaje ha sido codificado, transmitido, decodificado y comprendido en forma efectiva si no se confirma esto mediante una retroalimentación. De manera similar, la retroalimentación indica si ha tenido lugar un cambio individual o en la organización como resultado de la comunicación.

Barreras que pueden estar presentes en la comunicación

• Falta de planeación en la comunicación.
• Supuestos no esclarecidos.
• Distorsión semántica.
• Mensajes expresados en forma deficiente.
• Pérdida por transmisión y mala retención.
• Malos oyentes y evaluación prematura.
• Comunicación impersonal.
• Falta de confianza, amenazas y temores.
• Periodo insuficiente de ajustes a los cambios.

Flujos de la comunicación

En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones (hacia arriba, hacia abajo y a los lados). Tradicionalmente se ha hecho énfasis en la comunicación descendente, pero se ha comprobado que si la información solo fluye hacia abajo podría generar problemas.

Cómo tener una comunicación efectiva

Existen varios enfoques para mejorar la comunicación. Uno de ellos consiste en la realización de una auditoría de comunicación. Los resultados de estas sirven de base para el cambio, tanto de la organización como del sistema. Otro enfoque es el de aplicar técnicas de comunicación, con especial acento en las relaciones interpersonales y en la habilidad para escuchar.

Tipos de comunicación

• Comunicación formal: escrita y oral.
• Comunicación informal.

Importancia del proceso comunicativo

Durante muchos años, gran cantidad de autores han reconocido la importancia de la comunicación en los esfuerzos organizados. Por ejemplo, Chester I. Barnard contempla a la comunicación como el medio de enlazar a las personas en una organización con el objeto de lograr un propósito común. Esta es aún la función fundamental de la comunicación. En verdad, es imposible la actividad grupal sin la comunicación, debido a que no pueden efectuarse ni la coordinación ni el cambio.