Comunicación Empresarial y Archivo: Tipos, Procesos y Herramientas Digitales

Tipos de Documentos en la Comunicación Empresarial

La comunicación en la empresa se realiza a través de diversos tipos de documentos, tanto internos como externos.

Documentación Interna

• Avisos, Memorándum, Convocatoria, Acta: Documentos para la comunicación interna entre departamentos y empleados.
• Informe: Documento elaborado a petición que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos, actividades, situaciones o personas. Su objetivo principal es aportar información para facilitar la toma de decisiones.

Documentación Externa

• Carta, Solicitud, Certificado, Saluda, Invitación, Oficio: Documentos básicos de comunicación con entidades externas y particulares.
• Oficio: Documento clave en la Administración Pública para la comunicación interna y con los ciudadanos. Su finalidad es informar o responder a solicitudes y recursos.

El Correo Electrónico: Ventajas y Desventajas

El correo electrónico facilita el envío de documentos a una o más personas en tiempo real.

• Ventajas: Gratuito, accesible desde cualquier lugar.
• Desventajas: Riesgo de spam, virus, suplantación de identidad y bulos.

Gestión de la Correspondencia: Entrada y Salida

Correspondencia de Entrada

1. Recogida: Verificación del estado de los envíos.
2. Registro: Registro según las normas de la empresa.
3. Clasificación: Clasificación según el contenido.
4. Distribución: Entrega a los destinatarios.

Correspondencia de Salida

1. Elaboración y comprobación previa: Redacción, firma y copia de los documentos.
2. Recogida: Recogida de los documentos (por ejemplo, en la bandeja del secretario).
3. Registro: Sellado y registro de salida.
4. Expedición:
   1. Plegado de las cartas con el contenido hacia dentro.
   2. Inclusión de los datos del destinatario en el sobre.
   3. Pesaje y franqueo.
   4. Traslado a la agencia de mensajería o correos.

Medios de Envío Postal y Servicios de Mensajería

Medios de Envío Postal

1. Carta ordinaria: Entrega en 2 a 4 días, no supera los 2 kg.
2. Carta Urgente: Entrega en 24 horas, para envíos urgentes.
3. Carta Certificada: Entrega en 1 a 4 días, con firma del destinatario.
4. Reenvío postal: Permite seguir recibiendo la correspondencia con periodicidad diaria.

Servicios de Mensajería

• Nacionales: Urgente, entrega al día siguiente, nocturno, entrega en día de la semana, servicios insulares.
• Internacionales: Diversas opciones según destino y urgencia.
• Complementarios: Reembolso, entrega en agencia/oficina, confirmación de entrega, valor declarado, servicio de buzón.

Servicios de Envío Online (Correos y otros)

• Correo digital: Redacción y envío desde el ordenador.
• Telegrama: Envío de telegramas.
• Tu sello: Creación de sellos personalizados.
• Franqueo electrónico: Pago online del franqueo.
• Identificación de certificado: Relación de envíos certificados.

Archivo de Documentos: Principios y Tipos

El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan según criterios preestablecidos.

Objetivos del archivo:

• Guardar y conservar correctamente los documentos.
• Permitir una rápida y fácil localización.
• Controlar la documentación.

Reglas para un archivo eficiente:

• Rápida localización.
• Constancia de entrada y salida.
• No acumular documentos pendientes.
• Separar lo útil de lo irrelevante.
• Evitar duplicidades.
• Usar señales visuales.
• Garantizar la seguridad y la integridad de los archivos.
• Facilitar la búsqueda posterior.

Archivo de Documentos en Papel

Desventajas: Incremento de costes, complejidad en la localización, dificultad para el archivo, poca sostenibilidad.

Proceso de entrada:

1. Valoración de los documentos.
2. Realización de copias de seguridad.
3. Referenciación de los documentos.
4. Prearchivo de los documentos.

Archivo de Documentos Digitales

Tratamiento informático:

• Archivo informático: Espacio donde se guarda la información (ordenador, disco duro, memoria USB).
• Gestión de datos: Programa donde se guarda la información (correo electrónico, Excel, Access).

Ventajas:

• Motores de búsqueda rápidos.
• Menor ocupación de espacio.
• Ahorro de recursos.
• Accesibilidad desde cualquier lugar.

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD)

Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) es un programa informático que gestiona el acceso, la consulta y la eliminación de datos alojados y organizados en una base de datos.