Comunicación Empresarial y Administrativa: Tipos de Documentos y Servicios Postales

Normas de Comunicación

• Exponer los asuntos a tratar.
• Evitar adornos.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar de forma individual los temas.
• Evitar reducir palabras.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías.

La Correspondencia Comercial

Establece una relación comercial o empresarial con clientes.

Estilos de Cartas

• Estilo Moderno

  Se caracteriza por su sencillez en la distribución y por la rapidez al escribirla. Comienzan en el margen izquierdo y no se emplea ninguna sangría.

• Estilo Moderno Modificado

  Lo anterior y la despedida, la antefirma y firma se escribirán al margen izquierdo o del centro al margen derecho. Si fuera el sobre de ventanilla, la dirección del destinatario iría a la derecha.

• Estilo Profesional

  Se utiliza sangría para el saludo y al comienzo de los párrafos. El apartado del destinatario a la derecha, despedida, antefirma y firma donde queramos. Este estilo hace más fácil la lectura.

• Estilo Evolucionado

  Pretende simplificar el contenido de las cartas comerciales mediante el trato directo del tema.

Documento Administrativo

Es el soporte físico que utilizan las diferentes administraciones para materializar sus actos.

Oficio

Es el documento que utilizan los órganos de la administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí y con el ciudadano.

Partes:

• Inicio: Membrete, referencia, asunto.
• Contenido: Exposición corta y clara de lo que se comunica.
• Final: Lugar, fecha, antefirma, firma, identificación del firmante, destinatario.

Nota Interior

Es el documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o a un mismo órgano superior.

Notificación

Es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado una resolución. En esto se distinguen dos fases:

• Ordenación de la notificación: Deberá ser cursada en el plazo de 10 días a partir de la fecha dictada.
• Práctica de la notificación: Se realiza por medio de un agente.

Partes:

• Inicio: Membrete, texto del inicio.
• Contenido: Circunstancia de la notificación practicada, circunstancia de la notificación no practicada.
• Final: Lugar, medio utilizado, lugar y fecha, firma.

Solicitud

Es el documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer las pretensiones. Estos modelos serán establecidos por la propia administración.

Partes:

• Inicio: Nombre y apellidos, DNI.
• Contenido: Expone, solicita, complementos.
• Final: Medio preferente, lugar de notificación, localidad y fecha de la solicitud, firma, identificación del órgano.

Declaración

Es el documento por el que tanto las personas físicas manifiestan la autenticidad de unos hechos ante los organismos públicos.

Carta Circular

Se utiliza para comunicar algún acontecimiento a otras personas sobre algún asunto. Se pueden utilizar dentro de la empresa para interés general. Igual redacción que las cartas, pero con un contenido más breve.

Saluda

Se utiliza para expresar agradecimiento o invitar a actos, etc. y son utilizadas por empresas.

Reglas:

• Se redactará en tercera persona.
• Espaciado interlineal deberá ser doble.
• Contenido breve.
• No se firma.
• No hay sello de empresa.
• No se indica dirección del destinatario.

Avisos y Anuncios

Son noticias que publican los responsables de la organización de interés para los trabajadores. Para redactar no existe modelo ni normas a seguir. Se suelen colocar en el tablón de anuncios. No se firman, solo se pone el sello de la empresa.

Sobre

Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío. En él han de figurar los datos del destinatario, remitente y el franqueo. Los tipos son clásico o cuadrangular y rectangular. También hay con ventanillas.

Código Postal (CP)

Se utiliza para que el correo en la oficina de reparto se haga de forma más rápida y segura.

La Carta

Principales Condiciones

• Se puede escribir a mano o con procesador de texto.
• Ha de estar bien centrada y con distribución correcta.
• Respetar los márgenes adecuados.
• No escribir en el dorso del papel.
• Firma de puño y letra.
• La carta ha de ser enviada sin borrones.
• Hay que doblarla en tres partes.

El Certificado

Son justificantes de un hecho escritos por la administración para motivos diferentes. La persona que lo escribe no ha de ser la misma que la firma.

Servicios Postales

Carta

Permite enviar documentos y mercancías hasta un máximo de 2 kg. Envío cerrado nacional e internacional. Su entrega se efectúa en la dirección que figura en su cubierta. Puede ser normal o certificado con aviso de recibo, certificado con valor declarado o contra reembolso certificada.

Tarjeta Postal

Es un mensaje breve y no confidencial. El peso no es superior a 20 g. Se entrega en el domicilio del destinatario.

Correspondencia Urgente

• Postal Exprés Nacional: Entrega a domicilio, territorio nacional hasta 20 kg. Seguimiento telefónico e informatizado.
• Postal Exprés Internacional: Garantía de seguridad y rapidez. Principales ciudades del mundo hasta 30 kg. Seguimiento mediante código de barra, teléfono e internet.
• Correo Urgente Internacional: Urgente y entrega a domicilio en un plazo de 2 días. Principales ciudades europeas hasta 2 kg. Informatizado.
• Carta Urgente Nacional e Internacional: Máximo 2 kg con aviso de recibo.
• Servicio de Valijas: Recogida y entrega domiciliaria urgente. Seguimiento interno entre empresas y entre sus delegaciones o sucursales.

Paquetería Certificada

• Paquete Azul: Entrega a domicilio bajo firma. España y Andorra hasta 20 kg. Circula registrado.
• Aviso de Recibo: Garantía de seguridad y rapidez. Principales ciudades del mundo hasta 30 kg. Mediante código de barras, teléfono, internet.

Giro

Es la forma más rápida, sencilla y segura de enviar dinero.

Giro Nacional

Permite la entrega de dinero a cualquier persona dentro del territorio nacional y entrega domiciliaria.

Dos Modalidades:

1. Giro: Permite elegir la forma en que se abonará, por cheque (máximo 3000 €) y metálico (máximo 300 €).
2. Giro Inmediato: Disponer de forma inmediata del dinero enviado en cualquier oficina de correos del país.

Giro Internacional

• Giro ordinario.
• Giro urgente.
• Eurogiro: Cursado por vía electrónica para países de la UE y Japón.

Dinero en Minutos

Acuerdo con Western Union. En aproximadamente 10 minutos se puede enviar dinero por transferencia electrónica a cualquier lugar del mundo.

Telegrama

Comunicación breve de carácter urgente. Se entrega en un plazo de 4 a 6 horas.

Burofax

Permite el envío de mensajes facsímiles desde las oficinas de correos a cualquier empresa. Conexión con el servicio de telefax de las empresas de telefonía. Certificación con validez legal de los mensajes. Acuse de recibo para conocer la hora exacta de la entrega.

Fonotelex

Mensajes por télex usando teléfono.

Radiotelex

Mensajes escritos usando estación móvil.

Inmasat

Conexión mediante satélite entre estaciones móviles.