La Comunicación en la Empresa y las TIC

Elementos de la Comunicación

- Medio: Instrumento físico o canal a través del cual fluye el mensaje.

- Mensaje: Información que transmite el emisor.

- Emisor: Persona que formula el mensaje.

- Receptor: Público al que llega el mensaje.

- Respuesta: Reacción del receptor al recibir el mensaje.

- Retroalimentación: Evaluación que realiza el emisor de la respuesta del receptor.

- Ruido: Distorsiones que se producen en la comunicación debido a que otras personas están hablando, que la comunicación telefónica no es buena, etc.

- Codificación: Símbolos que emplea el emisor para difundir el mensaje.

- Descodificación: Interpretación que hace el receptor de los símbolos empleados por el emisor en la comunicación.

Comunicación Interna

Se desarrolla entre los miembros de la empresa y sirve para:

• Informar a sus integrantes sobre los objetivos de la empresa.
• Impartir órdenes.
• Transmitir información entre departamentos.
• Informar a los superiores sobre el funcionamiento de cada departamento.
• Controlar las actividades dentro de la empresa.

Comunicación Externa

Se desarrolla entre miembros de la empresa y personas ajenas a la misma. Tiene como finalidad:

• Dar a conocer la empresa y sus productos.
• Comunicarse con clientes y proveedores.
• Transmitir una imagen.

Comunicación Escrita

Aquella que emplea la escritura como medio de transmisión de información. Existe el escrito formal y el escrito informal.

El Servicio de Correos

Es el que empleamos, en la mayoría de los casos, para hacer llegar las comunicaciones escritas:

• Correo certificado: Garantiza la llegada de un paquete, debido a que se tiene que firmar el certificado con la fecha y la hora de entrega.
• Certificado administrativo: Variante del correo certificado que sirve para comunicarse con la Administración pública.
• Burofax: Permite enviar documentos de manera urgente vía fax desde la oficina de Correos del remitente hasta la terminal de correos más cercana al domicilio del destinatario. Tiene validez legal, pues permite justificar la comunicación.
• Giro postal: Se emplea para el envío de dinero a través de la Administración de Correos.
• Telegrama: Se emplea para comunicaciones muy urgentes ya que se produce en el mismo domicilio del destinatario. Tiene valor legal ante jueces y tribunales.

Comunicación Verbal

Tiene lugar cuando utilizamos la voz como principal herramienta de comunicación, ya sea en persona, por teléfono o a través de una videoconferencia.

• Tiene como ventaja frente a la comunicación escrita, la facilidad y rapidez de su transmisión.
• Hay dos elementos fundamentales: las palabras que se emplean y el tono de la voz.
• Lenguaje claro, adaptarnos al interlocutor, estructurar el discurso, brevedad y resumen.

Escucha Activa

Es el esfuerzo que debe realizar el receptor para entender las palabras que quiere decir el emisor, más allá del mero significado de las mismas.

• Empatía: Implica saber ponerse en el lugar del otro.
• Asertividad: Es la capacidad de expresar opiniones y puntos de vista de manera amable, franca y directa sin incomodar a los demás.

Comunicación No Verbal

Hace referencia a todo aquello que comunicamos mediante gestos, sin emplear palabras.

• Kinesia: Disciplina científica que estudia el significado de los movimientos y los gestos corporales.
• Proxémica: Es la disciplina que estudia el uso del espacio inmediato a la persona.

Comunicación Telemática

Es aquella que permite el intercambio de información entre dos o más personas empleando como herramienta la tecnología informática.

• Síncronas: Los interlocutores coinciden en el tiempo.
• Asíncronas: Los interlocutores no coinciden en el tiempo.
• Correo electrónico, chat, mensajería instantánea, foros y redes sociales.

Pautas a Seguir en un Correo Electrónico Profesional

• Utilizar una dirección de correo neutra, que incluya nombre y apellidos reales, y no apodos ni diminutivos.
• El asunto se debe reflejar de forma muy resumida.
• Utilizar saludo adecuado.
• El contenido no debe ser extenso.
• Forma correcta de despedida.
• Firma con nombre completo.
• Si la información es extensa, será conveniente enviarle el contenido en un adjunto.

E-Sourcing

Plataforma de comercio electrónico que emplea internet como canal de comunicación, lo que permite la gestión de ofertas y la negociación con proveedores, además de la realización y gestión de subastas de compra.

E-Procurement

Sistema de compraventa a través de internet que conecta clientes con proveedores.

• Sus principales características son: Se puede acceder desde cualquier lugar, permite el flujo de información en tiempo real y solo puede acceder el personal previamente autorizado.
• Beneficios para el cliente: Mayor rapidez en las compras, menores costes de aprovisionamiento, aumenta el control sobre los pedidos, mayor información sobre las compras y se evitan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la empresa.
• Beneficios para el proveedor: Menos costes de transacción, se reduce el tiempo de procesamiento de los pedidos, mayor control de las necesidades de producción y exactitud en la tramitación de pedidos.

Sistema EDI

Permite el intercambio de documentos comerciales y administrativos entre clientes y proveedores en un formato estandarizado.

Ventajas:

• Inmediatez en el envío de documentos.
• Permite destinar menos recursos humanos.
• Estandariza la documentación administrativa.
• Se elimina el uso de papel.
• Disminuyen los errores en los documentos.
• Favorece el just in time.

Inconvenientes:

• Elevado coste de implantación.
• Requiere que tanto proveedor como cliente cuenten con este sistema.
• Puede producir monotonía y pérdida de identidad en las relaciones comerciales.
• Se necesita personal especializado en la gestión, envío y recepción.
• Sistema más complejo que el tradicional.