Comunicación Eficaz: Claves para el Éxito en Interacciones Profesionales

Comunicación Eficaz en el Ámbito Profesional

La comunicación efectiva es crucial en cualquier entorno profesional. A continuación, se presentan algunas pautas para optimizar tanto la comunicación telefónica como la escrita, especialmente a través del correo electrónico.

Palabras y Expresiones a Evitar

• Evitar expresiones agresivas: Frases como “¿es que se lo tengo que repetir?” o “¿pero, me está escuchando?” pueden generar conflictos innecesarios.
• Negaciones: Palabras como “no”, “de ningún modo”, “no lo creo”, “imposible” o “nunca” pueden cerrar la comunicación.
• Preguntas que induzcan a contestar “no”: Evitar preguntas como “¿no le interesa?” o “¿no quiere recibir información?”.
• Superlativos y diminutivos: Evitar el uso de “poquito”, “buenísimo”, “baratito”, etc., ya que pueden restar profesionalidad.
• Palabras técnicas: Si es necesario utilizarlas, asegurarse de que el interlocutor las comprende.
• Muletillas: Evitar el uso excesivo de “le comento”, “o sea”, “vale”, etc.
• Saludos y despedidas informales: Evitar saludar con “hola”, “diga”, “dígame”, “¿sí?” y despedirse con “hasta luego”, “cuelgo”, “adiós”.
• Evitar contestar a una pregunta con otra pregunta.
• Evitar los imperativos: En lugar de “páseme con el señor García”, es preferible decir “¿podría pasarme con el señor García?”.

El Correo Electrónico como Herramienta Clave

El correo electrónico ha ganado terreno como medio de comunicación preferente debido a sus numerosas ventajas:

• Rapidez: Transmisión instantánea de mensajes.
• Multidifusión: Envío simultáneo a múltiples destinatarios.
• Seguridad: Mayor garantía de entrega en comparación con las llamadas telefónicas.
• Recordatorio: Permite revisar mensajes en cualquier momento, tanto para el emisor como para el receptor.

Normas para la Redacción de Correos Electrónicos Eficaces

• Brevedad: La lectura en pantalla puede ser incómoda, por lo que es importante ser conciso.
• Concisión: El mensaje debe ser más breve que una carta tradicional. Para textos extensos, es preferible adjuntar un documento.
• Una sola idea o dos como máximo: Centrarse en un tema principal por correo.
• Estructurar los párrafos: Separar los párrafos con líneas en blanco para facilitar la lectura.
• Emplear expresiones sencillas y frases cortas.
• Respeto y formalidad: Mantener un tono adecuado, especialmente al comunicarse con personas de otras empresas.

Errores Comunes a Evitar al Redactar Correos Electrónicos

• No revisar lo que se escribe: Una vez enviado, el mensaje no se puede modificar.
• No responder rápidamente: Una demora excesiva puede interpretarse como falta de interés. Se recomienda responder en un plazo de 24 horas.
• No firmar con todos los datos de la empresa: Incluir el cargo y el nombre de la empresa en la firma.
• Escribir en mayúsculas: Se considera como gritar.
• Utilizar estilos y adornos innecesarios: Pueden dificultar la lectura.
• Utilizar emoticonos: Considerado poco profesional.
• Precipitarse en el envío: Verificar que se adjuntaron los archivos necesarios y que no se omitió información importante.