Comunicación Efectiva con WhatsApp: Mejores Prácticas y Errores Comunes

WhatsApp como Herramienta de Comunicación Empresarial

Ventajas de WhatsApp en la Comunicación Interna

WhatsApp ofrece múltiples beneficios como canal de comunicación interna:

• Accesibilidad multidispositivo: Se puede utilizar en teléfonos inteligentes, versión de escritorio y tabletas.
• Facilidad de uso: Es una herramienta intuitiva que mantiene a los usuarios en contacto constante.
• Comunicación grupal: Permite integrar a varias personas en un solo grupo, asegurando que todos reciban la misma información.
• Coordinación de equipos: Facilita la comunicación rápida y directa, ideal para coordinar equipos de trabajo. Además, permite el envío de fotos y vídeos.
• Videollamadas: Integra herramientas como la videollamada, útil para reuniones de trabajo.

Reglas para un Uso Efectivo de WhatsApp en la Comunicación Interna

Para que WhatsApp sea una herramienta efectiva en el entorno laboral, se deben seguir ciertas pautas:

• Grupos de trabajo: Integrar en un grupo al equipo directo de trabajo para mantener a todos informados sobre novedades, proyectos y tareas.
• Uso profesional: Limitar el uso de WhatsApp a cuestiones laborales, evitando el envío de contenido no relacionado, como memes o información personal.
• Confirmación de mensajes urgentes: Asegurarse de que los mensajes urgentes sean leídos y comprendidos por el destinatario, solicitando confirmación si es necesario.
• Mensajes concisos: Enviar mensajes de texto cortos y directos.
• Comunicaciones extensas: Para comunicaciones largas, utilizar mensajes de voz o realizar una llamada.
• Autorización y horario laboral: Solicitar autorización a las personas antes de incluirlas en un grupo y realizar la comunicación solo en horarios laborales.
• Combinar con otros medios: WhatsApp no debe ser el único medio de comunicación; se debe combinar con otras herramientas, como el correo electrónico.
• Responder por el mismo medio: Contestar a través del mismo canal por el que se ha recibido la consulta (correo electrónico a correo electrónico, WhatsApp a WhatsApp).
• Privacidad de la información: Nunca compartir información o datos privados por WhatsApp.

WhatsApp para Atención al Cliente

La atención al cliente es un área crucial para las empresas. Los clientes satisfechos pueden actuar como promotores de la marca. WhatsApp puede ser una herramienta valiosa en este ámbito si se utiliza correctamente.

Inconvenientes de WhatsApp

Uno de los principales inconvenientes de WhatsApp es que puede llevar a un uso indiscriminado, mezclando la vida privada con la laboral. Esto puede generar confusión entre las relaciones personales y profesionales. Además, las conversaciones en WhatsApp pueden carecer de orden, especialmente cuando hay conversaciones individuales dentro de un grupo, lo que puede llevar a la pérdida de información importante.

WhatsApp: Comunicación Verbal y No Verbal

En WhatsApp, el texto escrito corresponde a la comunicación verbal. La comunicación no verbal, como las expresiones faciales y el lenguaje corporal, se puede inferir parcialmente a través de emoticonos, signos de exclamación, uso de mayúsculas y minúsculas, entre otros.

Errores Frecuentes en WhatsApp

Es importante evitar los siguientes errores comunes en el uso de WhatsApp:

• Exceso de notificaciones: Demasiados mensajes de grupo, fotos y vídeos, a menudo con contenido inapropiado.
• Cadenas de mensajes: Envío excesivo de "mensajes cadena" que pueden no ser adecuados para el grupo.
• Uso excesivo de emoticonos: Abusar de emoticonos, monosílabos o explicaciones demasiado largas.
• Información inapropiada: Compartir información que no es pertinente al entorno en el que se comparte.
• Comunicación ineficaz: Mensajes incompletos o imprecisos.
• Audios inapropiados: Enviar mensajes de audio sin asegurarse de que el receptor pueda escucharlos.
• Sustituir llamadas por audios: Enviar monólogos en audio en lugar de realizar una llamada.
• Falta de atención al contexto: No prestar atención a los mensajes relacionados que dan contexto a la información.
• Suposiciones e interpretaciones erróneas: Hacer suposiciones o interpretar incorrectamente los mensajes recibidos.
• Falta de empatía: No considerar el impacto de lo que se dice en los miembros del grupo.
• No expresar desacuerdo: No atreverse a decir "no" con naturalidad.
• Falta de respeto: Expresarse sin respeto hacia los demás o sus opiniones.
• Comunicación agresiva o manipuladora: Adoptar un tono agresivo o manipulador en la comunicación.
• Contenido sensible: Enviar información o "bromas" con contenido político, sexual, religioso o deportivo.
• Horarios inapropiados: Enviar mensajes en horarios o días no apropiados.
• Conversaciones personales en grupos: Utilizar los grupos de WhatsApp para mantener conversaciones personales.
• Creación de subgrupos: Fomentar la creación de subgrupos y corrientes de opinión que dividan al grupo principal.

Otros aspectos de la comunicación

Comunicación y Redes Sociales

Según algunas investigaciones, del tiempo total dedicado a la comunicación, el 20% se destina a leer y escribir. Las redes sociales son plataformas que facilitan la interacción y el intercambio de información. Internet es una red de acceso público y global que conecta a millones de usuarios en todo el mundo.

Conceptos básicos de ventas

Objetivos Empresariales

Los objetivos establecidos por la empresa pueden incluir el volumen de ventas y la búsqueda de nuevos clientes.

Funciones Operacionales

Las funciones operacionales son el conjunto de actividades que realiza cada vendedor.

Funciones Estratégicas del Vendedor

Para cumplir con sus funciones estratégicas, el vendedor debe aportar información a la empresa y apoyar los programas publicitarios.

Jerarquía del Personal de Ventas

La jerarquía del personal de ventas incluye roles como director comercial, director de marketing y director de ventas. De menor a mayor jerarquía, encontramos vendedores de zona, jefe de sección y jefe de ventas.

Organización de la Fuerza de Ventas por Zonas Geográficas

La organización por zonas geográficas permite que el vendedor esté más especializado y preparado para atender su área.

Organización de la Fuerza de Ventas

Una buena organización de la fuerza de ventas permite ofrecer un servicio diferenciado a cada cliente.

Territorio de Ventas

El territorio de ventas es el conjunto de clientes actuales y potenciales asignados a un vendedor.

Objetivo del Trazado de Rutas de Ventas

El objetivo principal del trazado de rutas de ventas es ahorrar tiempo y esfuerzos.