Comunicación efectiva: tipos de informes, conferencias, entrevistas y técnicas de escucha

Clasificación de informes según su finalidad

-- Según su finalidad:

• Informe expositivo: se limitan a transmitir información. No se hacen valoraciones ni se establecen conclusiones.
• Informes interpretativos: el emisor aprovecha sus conocimientos para valorar la información que presenta en el mensaje.
• Informes demostrativos o persuasivos: tratan de demostrar determinados hechos, utilizando para ello datos y documentación de apoyo.

Conferencia y discurso

4. Conferencia: es la explicación ordenada, por parte de un interlocutor, de sus ideas, pensamientos o conocimientos sobre un tema determinado, con el fin de que las personas a las que va dirigida adquieran un conocimiento global del mismo. Dentro de esta modalidad encontramos el discurso, que es un monólogo en el que el emisor desarrolla ante un público sus ideas u opiniones sobre un tema determinado.

Entrevista

5. Entrevista: es un tipo de comunicación oral en el que alguien realiza una serie de preguntas a otra persona para obtener información u opinión.

Según el número de participantes

• Individual: solo hay un entrevistador y un entrevistado.
• De panel: son varios los entrevistadores que hacen las preguntas.
• De grupo: son varios los entrevistados.

Según el tipo de procedimiento aplicado

• Estructurada: el entrevistador formula un conjunto de preguntas formuladas de forma sistemática, ordenada y predeterminada.
• No estructurada: las preguntas son abiertas y se van haciendo en función de las respuestas que se van obteniendo.
• Mixta: es aquella en la que se hacen preguntas predeterminadas y otras abiertas para ampliar la información.

Entrevista de trabajo

La entrevista de trabajo: es aquella en la que el candidato opta a un empleo y el entrevistador representa a la empresa que oferta ese puesto.

Objetivos

• Objetivos del entrevistador:
  • Saber si el candidato puede desempeñar el empleo.
  • Saber en qué se diferencia el candidato del resto de aspirantes.
• Objetivos del entrevistado:
  • Mostrar interés por el puesto.
  • Demostrar capacidad suficiente para el empleo.

Atención telefónica

El único canal del que disponemos es la voz a través del teléfono, por lo que es más fácil que se produzcan interpretaciones erróneas.

Técnicas en la atención telefónica

1. Uso de la voz.
2. Capacidad de escucha.
3. Hablar despacio.
4. Escoger las palabras.
5. Centrarse en la conversación.

Escuchar para comunicarnos mejor

Oír: es percibir con el oído los sonidos.

Escuchar: es prestar atención a lo que se oye. Por tanto, el primer requisito para comunicarnos es saber escuchar.

1. La escucha activa

La escucha activa es la habilidad de poner a disposición del que habla toda nuestra atención y esfuerzo, escuchándole con interés y aprecio, sin interrumpir y mostrando empatía. Las prisas o las distracciones son barreras que nos impiden tener una escucha activa.

Técnicas para conseguir la escucha activa

• Tener una actitud de escucha.
• Resumir lo escuchado.
• Emitir palabras de refuerzo.
• Escoger el lugar y el momento adecuados.
• Mirar al interlocutor.
• Evitar interrupciones mientras escuchamos.

2. Mostrar empatía

Mostrar empatía es la capacidad que tiene una persona para ponerse en el lugar del otro y compartir sus sentimientos; es uno de los componentes indispensables de la escucha activa.

3. Saber preguntar

Saber preguntar de forma correcta es casi tan importante como saber expresarse. Preguntar es una parte fundamental del proceso de retroalimentación para verificar si se ha comprendido el mensaje.

Tipos de preguntas

• Abiertas: el interlocutor es libre de contestar lo que considere más adecuado.
• Cerradas: al interlocutor se le ofrecen posibles respuestas entre las que debe escoger.
• De confirmación: se formulan como una repetición de lo que ya se ha hablado.
• Retóricas: son cuestiones formuladas en voz alta pero para las que no se espera una respuesta.

4. Estrategias para conseguir la atención del receptor

• Plantear una pregunta.
• Mencionar el nombre de los asistentes.
• Utilizar comparaciones.
• Teatralizar los hechos.
• Utilizar el humor.
• Emplear pausas.

5. Asertividad

Asertividad: es la forma de comunicación deseable para conseguir los objetivos planteados.