Comunicación Efectiva: Tipos, Elementos y Estrategias

Comunicación: Proceso de carácter social e interpersonal donde se intercambia información y se establece contacto racional y emocional entre participantes.

Elementos de la Comunicación

• Emisor
• Receptor
• Mensaje
• Canal (medio por donde se emite la información/comunicación)
• Código (signos y símbolos que el emisor utiliza)
• Situación (tiempo y lugar)
• Ruido (perturbación que sufre la señal)
• Retroalimentación (contestación al mensaje)

Funciones de la Comunicación

• Informativa: Transmisión y recepción de la información.
• Afectivo-valorativa: Nos relacionamos emocionalmente expresando sentimientos.
• Reguladora: Regular la conducta de los demás y facilitar su aceptación.

Funciones de la comunicación según Jakobson:

• Emotiva
• Conativa
• Referencial
• Metalingüística
• Fática
• Poética

El Gabinete de Comunicación

Estructura organizada que coordina y cohesiona las acciones de comunicación para mejorar su imagen ante el público. Debe preocuparse de la gestión global de la comunicación de la organización y su relación con el público para proyectar la mejor imagen posible.

Tipos de Comunicación en la Empresa

Comunicación Externa

Conjunto de mensajes emitidos por organizaciones hacia sus públicos externos.

Áreas para segmentar la Comunicación Externa

• Relaciones informativas: Suministrar información a medios, atender la demanda de periodistas, diseñar campañas informativas, etc.
• Relaciones con la sociedad: Establecer lazos directos con el público externo.
• Publicidad y marketing: Forma pagada y no personal de presentación y promoción.

Herramientas de Comunicación Externa

• Fichero de prensa (datos)
• Nota de prensa (texto breve para convocar)
• Comunicado de prensa (enviado para publicarse)
• Revista de prensa (recopilación sobre la compañía)
• Edición de correo informativo
• Informes anuales
• Dosier de prensa (completar información)
• Rueda de prensa
• Encuentros
• Entrevistas (exclusivas a un medio)
• Artículos
• Publirreportaje (información y publicidad)
• Teléfono
• Visitas de prensa (conocer in situ)
• Puertas abiertas
• Exposiciones
• Congresos
• Videoconferencia
• Patrocinio
• Mecenazgo (actividad para apoyar actividades sociales para conseguir buena imagen)
• Internet

Comunicación Interna

Tiene lugar en el interior de la empresa, dirigida a empleados, propietarios, representantes y comités. Permite que todos conozcan las razones de por qué hacen su trabajo y cómo.

Objetivos según Villafañe:

• Consecución de objetivos comunes.
• Proyectar una imagen positiva.
• Equilibrar la información a través del feedback.
• Implicar al personal.
• Consolidar un estilo de dirección con todos.

Ventajas de la Comunicación Interna

• Antes: Dirección personal, conocer salarios y valores, diversas actuaciones internas, posición moderadora.
• Ahora: Homogeneización de mensajes, amplitud y conocimiento en la actuación, acciones de comunicación transversales.

Inconvenientes de la Comunicación Interna

• Antes: Funciones que no encajaban, comunicación restringida, acciones comunicativas no relacionadas.
• Ahora: La comunicación puede estar supeditada a la externa.

Herramientas de Comunicación Interna

• Manual
• Tablón de anuncios
• Notas
• Email
• Buzón de sugerencias y reclamaciones
• Cartas personales
• Entrevista
• Reuniones
• Cursos de formación
• Informes
• Puertas abiertas
• Celebraciones
• Periódico interno
• Revista de prensa
• Audiovisuales informativos
• Videoconferencia
• Mensajes difundidos
• Encuestas de opinión
• Manual de procedimiento
• Entorno físico y mobiliario
• Internet

Otros Tipos de Comunicación Organizacional

• Comunicación descendente (jerarquía).
• Comunicación ascendente (empleados pueden establecer comunicación con sus superiores).
• Comunicación horizontal (se establece entre diversos departamentos).
• Comunicación transversal (crear y configurar un lenguaje común entre los miembros de la organización).

Comunicación Verbal y No Verbal

Comunicación Presencial

Emisor y receptor se encuentran en el mismo lugar (conversación, discurso o entrevista). Se debe tener en cuenta la velocidad, pausas, silencios, volumen y entonación.

Comunicación No Presencial

Emisor y receptor se encuentran separados físicamente (cartas comerciales, email, memorándums, nota de prensa, instancia, oficio, certificado).

Estructura de una carta comercial:

• Membrete
• Fecha
• Destinatario
• Saludo
• Introducción
• Cuerpo
• Despedida
• Firma

Comunicación Verbal

Comunicación contenida en el lenguaje, la palabra y los significados. Debe ser:

• Clara
• Precisa
• Sencilla
• Gráfica
• Descriptiva
• Positiva
• No redundante
• Adaptada
• Con buen tono de voz
• Marcando las palabras importantes
• Forzando la interacción y el interés
• Escuchando al receptor
• Reflejando cortesía, amabilidad, interés y confianza

Comunicación No Verbal

Comunicación contenida en gestos, posturas, expresiones, etc.

Componentes de la Comunicación No Verbal

• Cinésica: Mirada, expresión facial, manos, posturas, movimientos.
• Conducta táctil: Caricia, golpe, sostener, etc.
• Paralenguaje: Manera de decir.
• Proxémica: Manera de ocupar el espacio y la distancia al comunicarnos.
• Cronémica: Concepción, estructuración y uso del tiempo de la persona.
• Artefactos: Vestimenta, artefactos, aspecto cuidado, etc.
• Factores del entorno: Mobiliario, decoración, música, etc.

Clasificación de los actos no verbales

• Emblemas: Actos no verbales con significación directa en el diccionario (gesto de paz, etc.).
• Ilustradores: Acompañan a la comunicación verbal e ilustran lo que se dice (señalar, etc.).
• Muestras de afecto: Configuraciones faciales o corporales (alegría, tristeza, etc.).
• Adaptadores: Esfuerzos de adaptación para satisfacer necesidades o dominar emociones.
• Reguladores: Actos no verbales que regulan el habla e indican a los sujetos que sigan hablando (contacto visual, movimiento de cabeza, saludo, etc.).
• Actitudes y estatus: Proximidad, mirada, posición de los brazos, orientación, etc.