Comunicación Efectiva en la Empresa: Tipos, Estrategias y Herramientas

Tipos de Comunicación en el Entorno Laboral

Dirección de la Comunicación

• Vertical Ascendente: No siempre presente en todos los entornos laborales. Es menos común en trabajos poco cualificados.
• Vertical Descendente: Siempre presente en las organizaciones.
• Horizontal: Se da entre personas de la misma jerarquía, usualmente dentro del mismo departamento.

Contexto de la Comunicación

• Formal: Relacionada exclusivamente con el trabajo.
• Informal: Puede tener tanta o más trascendencia que la comunicación formal, ya que es más fluida y fomenta la cohesión entre los trabajadores.

Funciones y Desafíos de la Comunicación Informal

La comunicación informal es crucial en el ambiente laboral. Sus funciones principales incluyen:

• Proporcionar información no transmitida por canales oficiales.
• Transmitir información rápidamente.
• Fomentar la satisfacción social.
• Contribuir a la identidad de la organización.
• Facilitar la formación de grupos y afinidades.

Sin embargo, es crucial considerar las desventajas de la comunicación informal, como la posible pérdida de información y la generación de rumores. El objetivo de una empresa debe ser equilibrar la comunicación formal e informal, reconociendo que ambas son complementarias y necesarias.

Estrategias de Comunicación: Oral y Escrita

La comunicación es más que un simple intercambio de información; implica la satisfacción de necesidades y depende de la actitud de los participantes. La elección entre comunicación oral y escrita depende de factores como el número de personas, la urgencia, y la necesidad de un registro.

Comunicación Oral: Aspectos Clave

• Situación de la Comunicación: Considerar el objetivo, los destinatarios, su conocimiento previo y el tiempo disponible.
• Mensaje y sus Dificultades: El mensaje debe ser interesante y comprensible para el receptor. Superar el nerviosismo y la inseguridad es fundamental.
• Estrategia de Exposición: Cuidar la pronunciación, intensidad, entonación y silencios. Se recomienda brevedad, evitar tópicos y prestar atención al lenguaje corporal.
• Receptor: Considerar la edad, cultura, estado anímico y motivación del destinatario.
• Estrategia de Comunicación Asertiva: Utilizar técnicas asertivas para expresar opiniones y fomentar una comunicación directa y colaborativa.

Tipos de Comunicación Oral

• Entrevista: Herramienta común en el ámbito laboral, basada en preguntas y respuestas, que ofrece inmediatez en el mensaje.
• Teléfono: Presenta desafíos como la ausencia de contacto visual y la posible distorsión de la voz.

Comunicación Escrita: Características y Tecnologías

La comunicación escrita debe ser:

• Clara: Fácil de entender, evitando ambigüedades.
• Breve: Concisa, sin exceso de ejemplos, agrupando ideas en párrafos.
• Original: Evitando el lenguaje coloquial y cuidando la presentación.
• Correcta: Respetando las reglas gramaticales y mostrando cortesía.

Las nuevas tecnologías han transformado la comunicación escrita en el entorno laboral. Herramientas como Internet, Intranet, GPS y correo electrónico son esenciales y económicamente accesibles.