Comunicación Efectiva: Claves y Obstáculos en el Entorno Laboral

Requisitos para una Buena Comunicación

Para lograr una comunicación efectiva, es fundamental cumplir con ciertos requisitos que aseguren la correcta transmisión y recepción del mensaje. A continuación, se detallan seis requisitos esenciales:

1. Claridad: Los mensajes deben ser transmitidos de manera que sean comprensibles y accesibles para todos los receptores, independientemente de su nivel de instrucción o madurez.
2. Precisión: La información transmitida debe ser completa y precisa, evitando lagunas que puedan dificultar la comprensión o generar desconfianza.
3. Objetividad y Veracidad: La información debe ser verdadera y objetiva, sin sesgos ni manipulaciones.
4. Oportunidad: El mensaje debe llegar a los receptores en el momento en que sea útil y necesario.
5. Interés: La comunicación debe ser capaz de generar una reacción positiva en el receptor, fomentando una actitud favorable al cambio o a la acción.
6. Difusión: La información debe llegar a todos los interesados de la misma manera y con el mismo contenido, asegurando la uniformidad del mensaje.

Barreras Específicas en la Comunicación Organizacional

Existen diversos obstáculos que pueden interferir en la comunicación dentro de una organización. A continuación, se analizan cuatro barreras principales:

Obstáculos en la Comunicación Descendente

La comunicación descendente, aquella que fluye desde los niveles jerárquicos superiores hacia los inferiores, puede verse afectada por la complejidad de la estructura organizativa y el excesivo número de niveles jerárquicos. Esto puede provocar una transmisión lenta, distorsiones e incluso interrupciones en la información.

Además, existen barreras psico-sociales que condicionan la recepción e interpretación del mensaje. La retención de información por parte de quienes la poseen, así como la indiferencia, desconfianza o falta de interés de los trabajadores, pueden generar una aceptación sumisa o una oposición a la información proveniente de la dirección.

Obstáculos en la Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente, que fluye desde los trabajadores hacia la dirección, suele ser escasa y estar acompañada de omisiones y distorsiones. Esto se debe, en parte, a sistemas de recompensas que incentivan las informaciones positivas e ignoran o castigan las críticas. También influye la cultura de desconfianza que impide a los trabajadores expresar sus ideas y sugerencias, sintiéndose menospreciados y desmotivados.

Estas barreras limitan la cantidad y calidad de la comunicación ascendente, impidiendo a la dirección obtener la retroalimentación necesaria para una buena gestión.

Obstáculos en la Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal, que se da entre personas del mismo nivel jerárquico, puede verse bloqueada por la rivalidad y el conflicto entre departamentos, fomentados por la división del trabajo. Además, la exigencia de que la información ascienda a niveles superiores antes de descender a otros departamentos dificulta la comunicación fluida.

Obstáculos en la Comunicación Informal

En la comunicación informal, uno de los principales obstáculos es la aparición de rumores. El rumor se define como aquella información que se transmite por canales informales sin que exista evidencia firme de su veracidad o falsedad.

Superación de las Barreras

Para superar las barreras de comunicación, se pueden implementar las siguientes estrategias:

1. Usar la retroalimentación: Implementar mecanismos de feedback para aclarar malentendidos y asegurar la correcta comprensión del mensaje.
2. Simplificar el lenguaje: Adaptar el lenguaje al nivel de los receptores, asegurando que el mensaje sea claro y comprensible.
3. Escuchar activamente: Practicar la escucha activa, buscando el significado completo del mensaje y mostrando empatía con el emisor.
4. Controlar las emociones: Ser consciente de cómo las emociones pueden afectar la transmisión y recepción del mensaje, buscando un estado emocional neutro para una comunicación más objetiva.

Feedback: La Clave para una Comunicación Efectiva

El feedback, o retroalimentación, es la respuesta que recibe una persona sobre sus acciones, comunicaciones o personalidad. Es un elemento crucial en el proceso comunicativo, ya que permite verificar la comprensión del mensaje y ajustar la comunicación en consecuencia.

El feedback funciona como un circuito de regulación, donde se facilita información y se recibe la interpretación de los demás. Permite corregir interpretaciones erróneas y replantear la conducta para alcanzar los objetivos deseados.

Tipos de Feedback

El feedback puede ser directo o indirecto.

• Directo: Se refiere a las críticas y correcciones que se hacen directamente a otra persona. Para que sea útil, debe cumplir con las siguientes condiciones:
  • Intención de ayuda
  • Comparaciones y grafismos adaptados a la comprensión del receptor
  • Nivel de confianza
  • Descripción sin juicios de valor
  • Concreción
  • Adecuación
  • Utilidad
  • Petición por parte del receptor
  • Ofrecido a su debido tiempo
  • Comprobado constantemente para asegurar una buena comunicación