Comunicación de Deficiencias de Control Interno: Implementación de NIA 265 y Segregación de Funciones

Clasificación de Deficiencias de Control Interno

Para clasificar una deficiencia, se debe considerar:

1. Deficiencia de Control:

• No hay control.
• Mal diseño.
• No opera.
• Está diseñado por una persona con la autoridad insuficiente.

Riesgos a Considerar en la Clasificación

Para la clasificación, se deben tener en cuenta los siguientes riesgos:

• Existencia: Que las existencias sean reales.
• Valuación: Montos correctos.
• Registro: Cuentas correctas.
• Corte: Periodo contable adecuado.
• Fraude: Intención de dañar.

Roles y Responsabilidades Clave

Encargados del Gobierno Corporativo

Son los responsables de la supervisión del proceso de presentación de información financiera.

Administración

Es la responsable de diseñar e implementar el sistema de control interno.

Resumen de la NIA 265 (Comunicación de Deficiencias)

El objetivo de esta sección es establecer la responsabilidad del auditor de comunicar a los responsables del Gobierno Corporativo y a la Administración las deficiencias en el control interno identificadas durante una auditoría de estados financieros.

Comunicación de Asuntos Relacionados con el Control Interno Identificados en la Auditoría

A la Administración y Directorio de la Compañía ABC

En la planificación y realización de nuestra auditoría de los estados financieros de la Compañía ABC al 31 de diciembre de 2024 y por el año terminado a esa fecha, de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Chile, consideramos el control interno sobre el proceso de preparación y presentación de la información financiera de la Compañía ABC (el control interno) como una base para diseñar nuestros procedimientos de auditoría que son apropiados en las circunstancias, con el objetivo de expresar nuestra opinión sobre los estados financieros, pero sin el objetivo de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la Compañía. Consecuentemente, no expresamos una opinión sobre la efectividad del control interno de la Compañía.

Nuestra consideración del control interno fue realizada con el propósito limitado descrito en el párrafo anterior y no fue diseñada para identificar todas las deficiencias en el control interno que podrían ser (debilidades importantes y/o deficiencias significativas) y, por lo tanto, debilidades importantes y/o deficiencias significativas pueden existir que no fueron identificadas. Sin embargo, como se menciona a continuación, identificamos ciertas deficiencias en el control interno que consideramos son debilidades importantes y/o deficiencias significativas.

Definiciones Clave

Una deficiencia en el control interno existe cuando el diseño o la operación de un control no permite a la Administración o a su personal, durante el curso normal de realización de sus funciones asignadas, prevenir, o detectar y corregir, oportunamente representaciones incorrectas.

Una debilidad importante es una deficiencia o una combinación de deficiencias en el control interno, que son tales que existe una posibilidad razonable de que una representación incorrecta significativa en los estados financieros de la entidad no será oportunamente prevenida, o detectada y corregida.

Consideramos que las siguientes deficiencias en el control interno de la Compañía ABC son debilidades importantes:

1. Segregación de Funciones Inadecuada para Registro y Pago de Facturas

Observación

Hemos observado que el Contador tiene la facultad de aprobar facturas para pago y, al mismo tiempo, tiene la facultad para efectuar los pagos de las mismas.

Riesgo Potencial

La situación descrita previamente podría eventualmente implicar que se registren, aprueben y paguen facturas ideológicamente falsas, es decir, que no se haya recibido efectivamente el bien o servicio que indica el documento. La probabilidad de detectar este error o irregularidad es baja, ya que la misma persona es quien efectúa el registro, aprobación y pago. Por lo tanto, podrían presentarse errores significativos en los estados financieros sin que estos sean oportunamente detectados.

Recomendación

Recomendamos a la Administración incluir a una tercera persona con autoridad suficiente, ya sea en la aprobación de la factura o en el pago, de manera tal que el Contador no sea quien tenga la autoridad única para la realización de esta labor. Como ejemplo, podemos indicar que, para la aprobación de las facturas, estas deberían ser realizadas por la jefatura de la unidad que genera la compra.