Comunicación y Control Organizacional: Tipos, Principios y Proceso

Comunicación

La comunicación dentro de una organización puede clasificarse en:

• Formal:
  • Descendente: Comunicación de un superior a un subordinado (ej: órdenes).
  • Ascendente: Comunicación de un subordinado a un superior (ej: informes, entrevistas).
  • Oblicua: Comunicación entre diferentes niveles jerárquicos sin relación directa (ej: gerente de comercialización y capataz de planta). Puede generar conflictos.
  • Horizontal: Comunicación entre personas del mismo nivel jerárquico (ej: gerente de comercialización y empleado de finanzas). Puede generar conflictos de competencia.
• Informal: Comprende toda la información no oficial que circula entre los miembros de la organización.

Control

El control consiste en verificar que las actividades se desarrollen de acuerdo con el plan establecido, las instrucciones dadas y los principios definidos. Su finalidad es identificar deficiencias y errores para corregirlos y prevenir su recurrencia.

Tipos de Controles

• Preventivo: Se aplica en la etapa de planeamiento, anticipando posibles problemas.
• Concurrente: Se implementa durante la ejecución, permitiendo correcciones en tiempo real.
• Retroalimentación: Se realiza al finalizar la ejecución, utilizando los resultados para mejorar futuros controles.

Principios del Control

• Principio del objetivo: El control debe enfocarse en las áreas críticas para alcanzar los objetivos propuestos.
• Principio de eficiencia: Los sistemas de control deben ser efectivos para identificar y corregir las desviaciones.
• Principio del establecimiento de normas: Las normas deben ser claras, precisas, objetivas y adaptables a cada situación.
• Principio de responsabilidad del control: La responsabilidad del control recae en quien ejecuta la planificación.
• Principio de flexibilidad de los controles: Los controles deben adaptarse a las condiciones cambiantes.
• Principio de retroalimentación: El control debe proporcionar información sobre el progreso hacia los objetivos, permitiendo correcciones.

Proceso de Control

1. Establecer normas: Definir los criterios y estándares para evaluar los resultados.
2. Establecer fuentes de datos: Identificar las fuentes de información necesarias para el control.
3. Interpretar y valorar los datos: Analizar la información recolectada.
4. Asegurar el cumplimiento de las normas: Verificar que las actividades se ajusten a los estándares.
5. Medir el desempeño: Comparar los resultados obtenidos con los estándares establecidos.
6. Corrección de las desviaciones: Identificar y corregir las causas de las desviaciones.
7. Utilizar la información del control (retroalimentación): Utilizar la información para mejorar el proceso de planificación.