Comunicació escrita: tipologia i documents empresarials

Què és la comunicació escrita?

La comunicació escrita és un tipus de comunicació en què l’emissor, a través del llenguatge escrit, transmet un missatge al receptor sense coincidir amb ell ni en l’espai ni en el temps.

Documents interns

Avís: és un document breu que es redacta amb l’objectiu d’informar un gran nombre de destinataris. Exemples de fórmules: «Es comunica que...», «Lamentem comunicar...», «Per a més informació...», «Disculpeu les molèsties...».

Memoràndum o nota de règim intern

El memoràndum o la nota de règim intern són documents escrits que utilitza l’empresa per transmetre ordres, exposar temes, fer recomanacions o sol·licitar alguna cosa.

Informe

L’informe és un document que s’elabora a petició d’algú i que conté una exposició detallada i ordenada d’uns fets, activitats, situacions o persones.

Estructura (d’un informe)

• Portada
• Índex
• Introducció
• Desenvolupament
• Conclusions
• Bibliografia
• Annexos

Convocatòria i ordre del dia

La convocatòria és un document escrit amb el qual se cita una o diverses persones per participar en un acte (reunions, assemblees, juntes d’accionistes, etc.).

L’ordre del dia ha d’aparèixer en la convocatòria i és la relació dels temes que es discutiran.

Acta

L’acta és un document escrit que resumeix el desenvolupament d’una reunió i les possibles votacions i acords que s’hi hagin pres.

Documents per a la relació amb agents externs

Són els documents que permeten a l’empresa i a l’administració relacionar-se amb agents externs, com ara clients, proveïdors i entitats governamentals, mitjançant una sèrie de documents escrits.

Carta

La carta serveix per dirigir-se a altres empreses o particulars que poden ser clients, treballadors o col·laboradors.

Carta circular

Carta circular: comunica una notícia o informació d’interès a diversos destinataris.

Carta comercial

Carta comercial: document que utilitza l’empresa com a suport a la seva activitat comercial. L’objectiu és donar-se a conèixer o bé promocionar els seus productes.

Organització de la carta comercial

La carta comercial es compon de diferents parts:

• Capçalera: a la part superior esquerra, identificació del remitent (nom, adreça, NIF o CIF, web i logotip).
• Destinatari: a la part dreta s’hi escriu el nom i l’adreça del destinatari.
• Datació: localitat i data.
• Assumpte: resumeix el tema de què tracta la carta.
• Cos de la carta:

• Salutació: per exemple, «Benvolguda Sra.», «Distingit Sr.».
• Text: introducció, desenvolupament i conclusió.
• Comiat: fórmules com «Atentament», «Els saluden atentament», «Rebi una salutació cordial».
• Tancament: signatura, nom i cognoms i càrrec.

Altres documents

Invitació: és un document de caràcter formal que té l’objectiu de convocar algú a un acte.

Saluda: document breu i cerimoniós que s’utilitza amb motiu d’agraïments, felicitacions, ofertes, notificacions o qualsevol acte social.

Instància o sol·licitud: document que s’utilitza per sol·licitar alguna cosa a l’Administració pública.

Ofici: document bàsic de comunicació dins de l’Administració pública per comunicar-se entre si i amb particulars.

Certificat: document mitjançant el qual es dóna fe o se certifica algun assumpte.

Suports per elaborar i transmetre documents

• Suport en paper
• Suports digitals

Canals de transmissió escrita d’informació

Per a la comunicació interna s’utilitzen diversos canals, entre els quals destaquen:

• Tauler d’anuncis
• Intranet
• Portal de l’empleat
• Correu convencional
• SMS
• Correu electrònic