Comunicació Empresarial Eficaç: Procés, Tipus i Regles Clau

Procés de Comunicació

Podem definir l'art de comunicar com un procés complex en el qual dues o més persones es relacionen i, a través d'un intercanvi de missatges amb codis similars, tracten d'entendre's i influir-se de manera que els seus objectius siguin acceptats en la forma prevista.

La Importància de la Comunicació a l'Empresa

• Una informació adequada permet saber als treballadors què han de fer i per què.
• Les errades de la comunicació suposen pèrdues, tant de diners com de temps.
• Als treballadors els interessa saber el que s'espera d'ells.
• El monopoli del saber no es troba només a les altes esferes: s'ha de considerar l'opinió dels treballadors.

Canals de Comunicació Empresarial

• Comunicació descendent
• Comunicació ascendent
• Comunicació horitzontal
• Comunicació en diagonal

La Comunicació Interpersonal a l'Empresa

Quan comuniquem es produeixen certes suposicions que hauríem de reconsiderar:

• Que l'altra persona percep la situació com nosaltres.
• Que l'altra persona fa les mateixes inferències que nosaltres.
• Que el que està passant ha de tenir una lògica des del nostre punt de vista.
• Que l'altra persona està experimentant els mateixos sentiments que nosaltres.
• Que la comunicació és independent dels nostres sentiments anteriors.

A partir d'aquestes suposicions, ens és més fàcil diferenciar les dues formes de comunicació: la unidireccional, aquella en la qual el receptor juga un paper passiu i no participa; i la bidireccional, en la qual el receptor juga un paper actiu, oferint i proporcionant respostes.

Regles d'Eficàcia en la Comunicació Unidireccional

• Coneixeu el vostre interlocutor o auditori.
• Desperteu el seu interès parlant del que realment li pot interessar.
• Parleu amb la màxima precisió possible.
• Adapteu el vostre llenguatge al nivell de coneixements dels qui estan escoltant.
• Recorreu, en la mesura del possible, a conceptes comuns, simples i coneguts.
• Sempre que sigui possible, utilitzeu algun tipus de feedback: gestual, informes posteriors, crítica a la vostra actuació.
• Utilitzeu aquesta forma de comunicació tan poc com sigui possible.

Regles d'Eficàcia en la Comunicació Bidireccional

• El que és clar per a vosaltres, potser no ho és per a qui ens està escoltant.
• Demaneu sovint feedback en forma de preguntes indirectes, demanant l'opinió (com ho faria?, què en pensa?...).
• No demaneu feedback en forma de preguntes directes (està clar?, ho ha entès?...), perquè la resposta no ens pot donar una informació totalment verídica.
• Interpreteu sempre el que diu l'altra persona com a millora o enriquiment del que esteu dient i eviteu començar aclarint, disculpant, persuadint o atacant. Si hi ha alguna discrepància, intenteu aprofundir-hi fent preguntes o reconduir la conversa per entendre el seu punt de vista.
• Reformuleu el que diu l'altre i busqueu el seu assentiment.
• Repetiu el que diu l'altre amb un cert aire d'interrogació, provocant que ens pugui oferir informació addicional.
• En la mesura en què es comuniquin sentiments propis, facilitarem que el nostre interlocutor faci el mateix.
• Analitzeu posteriorment la comunicació i intenteu detectar errades que es puguin evitar en un altre moment.