Comprobantes Comerciales Esenciales: Conceptos y Usos en la Empresa

Documentos Comerciales Esenciales: Conceptos y Usos

Los documentos comerciales son constancias escritas de las operaciones comerciales, fundamentales para la gestión contable y legal de cualquier empresa. A continuación, se detallan los principales tipos y sus características.

Orden de Compra

Es el comprobante que emite el comprador para solicitar mercaderías al vendedor, especificando la cantidad, el detalle, el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega.

Formas de Emisión:

• Original: Para el vendedor.
• Duplicado: Para el comprador (como constancia de la solicitud).

Remito

Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas. Sirve como prueba de la recepción de los bienes.

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.
• Triplicado: Para la empresa de transporte.

Factura

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o la prestación de un servicio, ya sea a crédito o al contado.

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.
• Triplicado: Para el comprador (para disposición de la AFIP).

IVA (Impuesto al Valor Agregado)

Es un impuesto nacional que grava los precios de venta de bienes muebles, obras, locaciones y prestaciones de servicios. Su correcta aplicación y registro es crucial en la facturación.

Ticket

Cumple la misma función que la factura y se utiliza generalmente en operaciones de pequeños importes. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador, quedando la operación registrada en la memoria de la máquina.

Nota de Débito

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que ha aumentado su deuda por motivos que en él se especifican (ej. intereses por mora, gastos de envío no incluidos, errores en la facturación).

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.
• Triplicado: Para el comprador.

Nota de Crédito

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que ha disminuido su deuda por motivos que en él se especifican (ej. devolución de mercaderías, bonificaciones, descuentos, errores en la facturación).

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.
• Triplicado: Para el comprador.

Recibo

Es el comprobante que emite el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros comprobantes de pago.

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.
• Triplicado: Para el comprador.

Resumen de Cuenta

Es un documento que envía periódicamente el vendedor al comprador, detallando las operaciones efectuadas en cuenta corriente (c/c) durante un período determinado.

Formas de Emisión:

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.

Instrumentos de Crédito y Pago

Pagaré

Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.

Partes del Pagaré:

• Talón: Parte que queda en poder del emisor.
• Cuerpo: Parte principal del documento que contiene la promesa de pago.

Conceptos Relacionados:

• Aval: Es la obligación que asume un tercero para garantizar el pago del documento en caso de incumplimiento del deudor principal.
• Endoso: Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro de un documento, mediante la firma al dorso del mismo.

Cheques

Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente (c/c) o autorización para girar en descubierto o emitir cheques con fecha diferida.

Girar en descubierto: Significa librar cheques sin tener fondos suficientes, previa autorización del banco.

Tipos de Cheques:

• Común: Se utiliza como medio de pago. Quien lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta corriente bancaria (c/c) o endosarlo.
  • Plazo de presentación para el pago: 30 días corridos a partir de su emisión.
• De Pago Diferido: Es utilizado como instrumento de crédito. Puede ser endosado y emitido con un plazo de 1 a 360 días.
  • Plazo de presentación para el pago: 30 días corridos a partir de su fecha de pago.

Formas de Emisión de Cheques:

• Al Portador: Es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el espacio o escribir "al portador".
• A Favor de una Persona Determinada: Se indica el nombre del beneficiario.
• Cheque Cruzado: El cheque cruzado no puede ser cobrado por ventanilla y debe depositarse en una cuenta corriente. Puede ser endosado.