Compras y aprovisionamiento: funciones, objetivos y clasificación de las compras

Diferencia entre Compras y Aprovisionamiento

Definiciones

Compras: Proceso de búsqueda, selección y evaluación de proveedores para asegurar la calidad y las condiciones óptimas del producto y los servicios asociados.

Aprovisionamiento: Comprende la planificación y gestión integral de las compras, el almacenaje de los productos, así como la implementación de propuestas de mejora continua en la cadena de suministro.

Funciones Principales

Compras:

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar y medir el desempeño de los envíos de proveedores.
• Mantener relaciones eficientes con los proveedores.
• Buscar soluciones para optimizar y mejorar los costes.

Aprovisionamiento:

• Adquirir los materiales necesarios para la operativa.
• Gestionar el almacenaje adecuado de los productos.
• Controlar eficientemente los inventarios.

Objetivos Clave

Compras:

• Buscar proveedores competitivos y fiables.
• Adquirir materiales y servicios de la calidad requerida.
• Negociar las mejores condiciones contractuales y de precio.
• Controlar la calidad del producto y servicio recibido.

Aprovisionamiento:

• Calcular con precisión las necesidades de producto o material.
• Minimizar la inversión inmovilizada en inventario.
• Establecer un sistema de información eficiente para la toma de decisiones.

Clasificación de las Compras

Según el Producto

• Tipo de producto: Compra de materias primas, productos semiterminados, productos terminados o componentes específicos.
• Trayectoria: Organización de las compras por zonas geográficas para disminuir los costes de transporte y reducir los plazos de entrega.
• Frecuencia de uso: Cuanto mayor es la rotación de un producto, más importancia adquiere la negociación estratégica de las condiciones de compra.
• Naturaleza: La gestión de la compra varía según la naturaleza física del producto (sólida, líquida, gaseosa) y sus necesidades específicas de embalaje y manipulación.
• Reposición: Si la mercancía se destina a reabastecer el stock, es crucial establecer un sistema de reaprovisionamiento eficaz que evite roturas de stock.
• Coste (Análisis ABC): Clasificación de productos según su impacto financiero:
  • Clase A: Materiales financieramente críticos. Requieren pedidos pequeños y frecuentes con un control de inventario exhaustivo.
  • Clase B: Nivel intermedio en términos financieros. Se gestionan con pedidos de cantidades normales y un control periódico del inventario.
  • Clase C: Productos que precisan de una gestión estándar y no representan un riesgo financiero significativo.

Según el Servicio

• Personal o profesional: Contratación de servicios como asesoría, fontanería, electricidad, consultoría, etc.
• Financiero: Servicios proporcionados por entidades bancarias, compañías de seguros, etc.
• Transportes: Contratación de servicios de transporte marítimo, aéreo y terrestre.

Según la Dinámica de la Actividad

• Compras especiales: Adquisiciones esporádicas y, generalmente, de menor cantidad, como equipos informáticos o maquinaria específica.
• Compras anticipadas: Adquisición de material antes de necesitarlo, en previsión de un aumento de la demanda, una subida de precios o posibles disrupciones en el suministro.
• Compras estacionales: Corresponden a una demanda estacional y cíclica, como la compra de turrón en Navidad o material escolar antes del inicio del curso.
• Compras rutinarias: Adquisiciones regulares para mantener el stock necesario para el proceso productivo y satisfacer la demanda habitual. Suelen implicar entregas periódicas en cantidades planificadas.
• Compras oportunistas: Realizadas con la intención de aprovechar precios bajos, ofertas especiales o condiciones ventajosas temporales.
• Compras urgentes: Efectuadas para evitar roturas de stock ante incrementos inesperados de la demanda o fallos en la planificación.

Tipos de Costes Empresariales

Costes Fijos

Son aquellos costes que soporta la empresa por el simple hecho de estar en funcionamiento. Suelen permanecer constantes en el tiempo, independientemente del volumen de producción o ventas, y se pagan de forma periódica (ej. alquileres, salarios fijos, seguros). Se consideran cargas de estructura, esenciales para el mantenimiento de la capacidad operativa de la empresa.

Costes Variables

Son aquellos costes que varían en función del nivel de actividad de la empresa. Dependen directamente de las unidades producidas o vendidas (ej. materias primas, comisiones por venta, consumo energético ligado a la producción). Algunos de estos costes mantienen una relación proporcional con la cifra de ventas o el volumen de producción.