Componentes y Gestión Eficaz del Presupuesto de Mantenimiento

Elementos Clave y Gestión de Presupuestos de Mantenimiento

1. Elementos que componen el cuerpo de un presupuesto

El cuerpo de un presupuesto generalmente incluye los siguientes elementos:

• Unidad de obra: Se puede expresar según el tipo de unidad de obra o categoría.
• Unidad de medición: Si la unidad es un único elemento físico, no siempre es necesario especificarla explícitamente.
• Cantidad: Número de unidades de obra requeridas.
• Precio unitario: Coste por cada unidad de obra.
• Total calculado: Coste total de la partida (Cantidad x Precio unitario).

2. Definición de partidas alzadas

Las partidas alzadas suelen corresponder a tareas complejas, en las que coexisten muchos elementos difíciles de medir o estimar con precisión y que tienen cierto riesgo de aparición de imprevistos. En estas partidas no se calcula el coste según el precio unitario, ya que no tiene sentido si se desconoce la cantidad exacta de la unidad de obra.

3. Gestión del presupuesto de mantenimiento integral

El departamento de mantenimiento asume la responsabilidad total del mantenimiento de las instalaciones. La base para determinar el coste de este servicio será el presupuesto anual. Al ser un presupuesto extenso y con un elevado grado de complejidad, se puede organizar de múltiples maneras, incluso de forma jerárquica para facilitar su control y seguimiento.

4. Correspondencia del coste de mano de obra

El coste de mano de obra corresponde al coste del personal propio del departamento de mantenimiento. Es un coste laboral; por tanto, la información necesaria para su cálculo debe provenir del departamento de nóminas o recursos humanos.

5. Categorías de unidades de obra

Las unidades de obra se pueden categorizar de diversas formas:

• Materiales en general.
• Material específico: como mecánico, eléctrico, neumático, etc., de manera similar a como se pueden organizar las tarifas de proveedores.
• Mano de obra: organizada por la especialidad del trabajador (ej. electricista, mecánico) o por el tipo de operaciones (ej. mantenimiento preventivo, correctivo).
• Otros gastos: como transporte, dietas, desplazamientos o kilometraje asociados a la ejecución de los trabajos.

6. Diferencia entre medición y partida

La medición es la determinación de las cantidades de cada unidad de obra necesarias para completar un trabajo. Esta cantidad se expresa en las unidades correspondientes del sistema de medición adoptado (ej. metros lineales, metros cuadrados, unidades, horas).

La partida está formada por una unidad de obra específica, su medición (cantidad) y el precio unitario asociado (que a menudo es un precio descompuesto). A veces se confunden las partidas con las unidades de obra, ya que una partida está ligada directamente a una unidad de obra, pero no son lo mismo: la partida incluye la cuantificación y el coste.

7. Partes básicas de un presupuesto

Un presupuesto típico se estructura en cuatro partes fundamentales:

• Cabecera: Contiene datos generales del presupuesto (cliente, proveedor, fecha, validez) y susceptibles de aparecer en una factura si fuera el caso.
• Cuerpo del presupuesto: Normalmente se organiza como una tabla con una cabecera descriptiva (columnas como descripción, unidad, cantidad, precio unitario, total) y una fila para cada partida.
• Totales: Aquí aparece el total resultante de la suma de todas las partidas. Si existen partidas globales o ajustes (descuentos, impuestos), se incluyen aquí junto al total final del presupuesto.
• Pie: Es un apartado opcional donde se pueden incluir: observaciones importantes, condiciones del servicio (garantía, plazo de ejecución), forma de pago, datos de contacto adicionales, etc.

8. Tipos de presupuestos más habituales en mantenimiento

Los presupuestos que suelen efectuarse habitualmente en el ámbito del mantenimiento son los que corresponden a algunos procesos de montaje o reparación específicos, con un coste lo suficientemente elevado como para que requieran autorización formal, y los presupuestos de mantenimiento anual, que planifican y estiman los costes recurrentes para un periodo completo.

9. Tipos de contratos de mantenimiento subcontratado

Los tipos de contrato de mantenimiento subcontratado son muy variables. Pueden incluir:

• Personal externo que trabaja en las instalaciones de la empresa cliente de manera continuada.
• Personal externo contratado para cubrir picos de demanda o necesidades puntuales.

En general, estos contratos están tarificados (por horas, por servicio, tarifa plana) y suponen un coste fijo o variable predecible para la empresa. Un caso muy habitual se da en tareas de mantenimiento informático, donde la empresa puede tener un responsable informático interno y subcontrata a personal técnico más especializado para actuar como refuerzo o para tareas específicas.

10. Tipos de unidades de obra en la mano de obra

Dentro del coste de mano de obra, las unidades o conceptos a presupuestar pueden incluir:

• Salario anual bruto de cada una de las personas del departamento. Generalmente, se considera un coste fijo distribuido.
• Costes variables: Horas extraordinarias, incentivos por productividad, y costes asociados a retenes o guardias.
• Gastos asociados a la mano de obra: como transporte o gastos de desplazamientos fuera de la planta (dietas, kilometraje, alojamiento).
• Gastos en formación del personal de mantenimiento.
• Costes sociales: como las cotizaciones a la Seguridad Social. Son obligatorios y se pagan directamente a la Administración.

11. Asistencias externas que pueden incluirse en el presupuesto

El presupuesto de mantenimiento puede necesitar incluir costes derivados de asistencias externas, tales como:

• Personal externo que trabaje en planta, ya sea de manera continua, a modo de refuerzo temporal o para cubrir picos de trabajo específicos.
• Servicios especializados contratados a terceros (ej. calibraciones, inspecciones reglamentarias, reparaciones complejas).