Componentes y funcionamiento de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

Resumen

El texto describe los elementos que componen un Sistema de Gestión Documental (SGD), programas para gestionar grandes cantidades de documentos electrónicos o digitalizados. Explica la infraestructura, las herramientas de autor, el almacenamiento, la biblioteca, la distribución, los metadatos, la búsqueda, la captura, la seguridad, la recuperación y el control de versiones. Con él se aprende qué función cumple cada módulo dentro del sistema.

Puntos clave

Un SGD es un programa para gestionar grandes cantidades de documentos, normalmente electrónicos o imágenes de documentos en papel.
La captura digitaliza documentos mediante escaneado, y el OCR convierte el texto escaneado en un documento de texto editable.
La biblioteca controla quién usa los documentos y qué documentos se consultan, e incluye la retención y destrucción, el control de versiones y el seguimiento de uso.
Los metadatos son información asociada al documento, como fecha de creación, autor o tipo de archivo.
La búsqueda puede hacerse con métodos como texto completo, palabras clave, descriptores, hipertexto o índices permutados.
El control de versiones guarda un histórico con el autor y los cambios cada vez que un documento se modifica.

Ponte a prueba

Elementos de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos; suelen rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Infraestructura

El hardware junto con el software constituyen la infraestructura sobre la que se va a trabajar.

Autor

Un SGD debe ofrecer acceso a herramientas de autor para permitir la creación de los documentos que serán gestionados y, además, debe poder manejar formatos de documentos creados por otras aplicaciones externas.

Almacenamiento

El almacenamiento permite presentar diferentes documentos virtuales a los usuarios, adaptando las diferentes partes a las características y necesidades de cada perfil de usuario.

Biblioteca

Este concepto se utiliza para referirse a los mecanismos de control de los documentos: quién utiliza los documentos y qué documentos específicos son consultados. Algunas funciones de la biblioteca son la retención y destrucción de documentos, el control de versiones y el seguimiento de uso.

Presentación y Distribución

Los servicios de presentación y distribución que debe ofrecer un SGD son los que establecen la forma en que se proporciona la información documental a los usuarios finales.

Metadatos

El sistema almacena metadatos, que consisten en información variada asociada al documento (fecha de creación, autor, tipo de archivo, etc.).

Búsqueda

Un SGD debe proporcionar servicios de búsqueda en esos documentos. Los métodos de indización principales son los siguientes:

Método de texto completo.
Método de las palabras clave.
Método de las palabras clave y relaciones.
Método de palabras derivadas.
Utilización de descriptores.
Conexiones de hipertexto o hipermedia.
Índices permutados.

Captura

La captura es la posibilidad de obtener y digitalizar documentos (como imágenes o textos que se tienen en papel u otros formatos) mediante el escaneado. Esto incluye la funcionalidad OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que al escanear el texto lo traslada a un documento de texto editable en vez de un simple documento de imagen.

Seguridad

La aplicación debe garantizar que los documentos tengan el nivel de seguridad adecuado. Habrá documentos con información sensible que no deberían poder ser accedidos más que por el personal indicado.

Recuperación

Se refiere a las herramientas para recuperar un determinado archivo almacenado. No siempre se conocerá el identificador único del archivo, por lo que la aplicación debería proporcionar la posibilidad de encontrarlo por título u otros metadatos (como tamaño, autor, etc.), permitiendo realizar búsquedas más eficientes.

Control de Versiones

Como muchas personas pueden trabajar sobre el mismo documento, es necesario llevar un control de versiones del mismo. Las aplicaciones de gestión documental suelen integrar esta función, de forma que cada vez que un documento se modifica, se guarda un histórico con el autor y los cambios realizados.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental (SGD)?

Es un conjunto de programas de ordenador creados para gestionar grandes cantidades de documentos, normalmente electrónicos o imágenes de documentos en papel. Permiten rastrear y almacenar esos documentos.

¿Qué es el OCR en un SGD?

El OCR es el Reconocimiento Óptico de Caracteres, una función de la captura que convierte el texto escaneado en un documento de texto editable en lugar de una simple imagen.

¿Para qué sirve el control de versiones?

Sirve para llevar el registro de los cambios de un documento que varias personas pueden modificar. Cada modificación queda guardada en un histórico con el autor y los cambios realizados.