Codificación de Surtido: Optimización y Estandarización en la Gestión de Productos

Codificación del Surtido: Fundamentos y Aplicaciones en el Comercio

1. Introducción

Para una gestión eficiente del surtido, es fundamental poder diferenciar las referencias que se manejan dentro de un establecimiento. El problema surge cuando se intenta utilizar la descripción textual de cada producto, ya que esto resultaría en archivos excesivamente largos y complejos de gestionar. Para solventar esta dificultad, se emplean los códigos, que permiten identificar cada referencia de manera concisa y unívoca.

Un sistema de codificación eficaz debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Identificación del Producto: Debe permitir distinguir inequívocamente una referencia de otra, evitando errores.
• Significación: Es deseable que posea una estructura comprensible, que permita identificar sus componentes o características principales.
• Información Adicional: Aunque no todos los códigos lo cumplen, aquellos que sí lo hacen permiten obtener información relevante con su lectura, más allá de la mera identificación.
• Brevedad: Los códigos breves ofrecen numerosas ventajas. En primer lugar, ocupan menos espacio de almacenamiento. En segundo lugar, reducen la probabilidad de errores al escribirlos, lo que minimiza costes. En tercer lugar, agilizan el tiempo de procesamiento, lo que también se traduce en una reducción de costes operativos.
• Facilidad de Mecanización: Deben ser fáciles de introducir y procesar mediante sistemas automatizados.
• Ampliabilidad: El sistema debe permitir la incorporación de nuevas referencias sin agotarse fácilmente, aunque es importante considerar que algunos códigos tienen limitaciones inherentes a su expansión.

2. Tipos de Codificación

Existen numerosos tipos de codificación, pero nos centraremos en aquellos de mayor relevancia y uso en el ámbito de la comercialización:

• Codificación Numérica: Se basa exclusivamente en números y presenta diversas variantes:
  • Correlativa: Ofrecen poca información intrínseca, son fáciles de implementar y se encuentran entre los más utilizados por su simplicidad.
  • Decimal: Buscan dotar de significado a las codificaciones mediante una estructura jerárquica, pero su implementación es compleja y su uso no está muy extendido.
• Alfabéticos: Su uso es menos frecuente debido a la dificultad de transmisión y la diversidad de alfabetos, lo que puede generar ambigüedad.
• Alfanuméricos: Combinan letras y números. Son ampliamente utilizados por su brevedad, operatividad y facilidad de comprensión, ofreciendo un buen equilibrio entre información y concisión.
• Otros Tipos: Son muy limitados (ej., basados en colores o símbolos gráficos) y su utilidad en entornos comerciales complejos es reducida.

3. El Lenguaje de Barras

En la década de los sesenta, se desarrollaron una tecnología y una aplicación de gran relevancia para la codificación: el escáner y un sistema que permitía a los ordenadores interpretar un lenguaje basado en patrones de barras de diferente grosor. Esta innovación marcó un antes y un después en la eficiencia de la gestión de productos y el punto de venta.

4. Los Códigos Estandarizados

4.1. Situación Histórica

A lo largo del siglo XX, la industria experimentó un desarrollo creciente. En la década de los sesenta, surgió el boom del consumo, caracterizado por la proliferación de comerciantes, el aumento de la competencia y una vasta oferta de productos. Con el tiempo, los minoristas crecieron en tamaño, lo que llevó a la aparición, a finales de los sesenta, de los Hipermercados y los Category Killers (cadenas especializadas en una línea de productos específica).

Poco después, esta situación entró en colapso, fundamentalmente por dos razones:

1. La primera razón fue que cada fabricante utilizaba su propio sistema de codificación. Esto implicaba que cada establecimiento minorista debía, no solo entender los códigos de los fabricantes, sino también implementar su propio sistema de codificación interna, lo que colapsó la gestión de productos y generó ineficiencias masivas.
2. En segundo lugar, se produjo un colapso en la atención al cliente dentro de las tiendas, ya que los cajeros debían introducir los códigos manualmente, generando colas inmensas y una experiencia de compra deficiente.