Codificación EAN128, EDI y Tipos de Pedidos: Optimización en la Cadena de Suministro

Codificación de Agrupaciones Mediante el EAN128

El código EAN128 ofrece la posibilidad de representar la codificación de expedición de dos formas:

• Número de artículo (IA) por medio de la variable logística.
• Número de artículos contenidos en otra unidad: IA(02) + IA(37).

Código Seriados de la Unidad de Envío (SSCC)

El SSCC es un número que sirve para identificar cada unidad logística a lo largo de toda su vida. La utilización del SSCC es imprescindible para el aviso de expedición en el lenguaje AECOC vía EDI en los siguientes casos:

• Cuando es necesario asociar las características de los productos a una unidad de envío particular.
• Cuando la unidad de envío está formada por un surtido no estándar y no se puede identificar con el número EAN del artículo.
• Cuando para la trazabilidad se deben realizar controles adicionales y de seguimiento de las unidades de envío.

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

El EDI, o intercambio electrónico de datos, es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos (pedidos, albaranes, facturas). Este sistema permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de ordenador a ordenador, agilizando y abaratando la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento, control de almacén, etc.

Ventajas del EDI

• El cliente puede recibir información más rápida y completa.
• Se evitan errores y pérdidas en envíos de documentos.
• Se reducen costes administrativos (papel y sello), y retrasos de envío, cobro o pagos.
• Tratamiento acelerado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stock (aumenta la rotación y disminuye el nivel de existencias).
• Mejora el tratamiento de la información y el uso de un lenguaje estandarizado.

AECOC utiliza un lenguaje estándar y universal, un lenguaje común, por ejemplo, ORDERS (pedido), INVOIC (factura). El intercambio de documentos puede realizarse por internet, email, redes de comunicación privadas de acceso restringido. Es necesario que se aseguren la autenticidad, confidencialidad e integridad. Las redes privadas lo aseguran; además, para asegurar la autenticidad se ha incluido la firma digital.

Tipos de Pedidos Según la Forma

• Normal: Se solicitan mercancías que se necesitarán en un período reducido de tiempo (mes, semana, temporada).
• Programado: Se solicitan uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo. Se contrata una cantidad anual que se puede fraccionar en uno o varios envíos (mensual, trimestral), previo aviso de la cantidad y fecha.
• Pedido Abierto: Se utiliza para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso de compra, ya que el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente.

Tipos de Pedidos Según el Material

• Extraordinario: Materiales de pronto empleo que, por causas extraordinarias, se necesitan para un fin concreto. Aunque haya estos materiales en el almacén, se pedirán para que no afecten al punto de pedido y no puedan crear consecuencias negativas que puedan repercutir sobre el stock mínimo o de seguridad.
• De Reposición: Aquel realizado por el departamento de almacén para aquellas existencias en stock mínimo. Pueden contener varios materiales de uno o varios almacenes, indicando con siglas dónde deben enviarse.
• De Servicio u Obra: Se emplea para solicitar la realización de un trabajo determinado. Los materiales pueden ser a cuenta del contratante o del contratado y estar incluidos o no en el pedido.
• Habitual de Materiales o de Mercancías: El más común. Se expide para solicitar artículos necesarios en el punto de venta, independientemente de que sean para reposición o consumo.

Operaciones No Sujetas a IVA

Las siguientes operaciones no están sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA):

• La transmisión de la totalidad del patrimonio empresarial o profesional, o un conjunto de elementos capaces de desarrollar la actividad por sus propios medios.
• La donación de muestras gratuitas o la realización de servicios con el fin de promocionar artículos o actividades empresariales o profesionales.
• La entrega de impresos u objetos de carácter publicitario sin valor comercial por sí mismos.
• Los servicios prestados por trabajadores asalariados a las empresas para las que trabajan.
• Los trabajos realizados por los socios en las cooperativas de trabajo asociado.
• Las operaciones de autoconsumo de bienes o servicios.
• La entrega de bienes y prestación de servicios de los entes públicos cuando se efectúen sin contraprestación o esta sea de naturaleza tributaria.