Claves para Reuniones Efectivas y la Estructura Comercial de Ventas

Fases de una Reunión Efectiva

Para asegurar el éxito de una reunión, es crucial seguir una serie de fases bien definidas:

Preparación de la Reunión

• Objetivo:
  • Determinar la pertinencia de la reunión.
  • Definir el objetivo principal y secundario.
  • Redactar el objetivo de forma clara y precisa.
  • Conseguir que los participantes:
    • Tengan una meta.
    • Se sientan útiles para alcanzarla.
    • Se comprometan.
• Asistentes:
  • Seleccionar solamente a las personas que tengan algo que decir en la reunión o deban estar informadas de lo que en ella se diga.
  • Considerar destinatarios indirectos.
  • Número ideal de asistentes: de 6 a 8.
• Duración:
  • No exceder las dos horas.
  • En reuniones más largas, establecer pausas.
  • Establecer hora de inicio y fin de la reunión.
• Lugar:
  • Evitar interrupciones.
  • Cuidar las condiciones térmicas y acústicas.
  • Disponer la mesa en forma redonda o de U.
  • Proveer sillas confortables.
• Convocatoria:
  • Incluir los objetivos.
  • Detallar los temas a tratar (técnica del bocadillo).
  • Especificar día y hora.
  • Indicar el lugar.
  • Listar los asistentes.
• Metodología:
  • Definir la forma en que se va a gestionar la reunión.
• Documentos y materiales:
  • Enviarlos con suficiente antelación para que los asistentes puedan revisarlos y prepararse para la reunión.
• Planificar la discusión:
  • Preparar la introducción de la reunión.
  • Prever puntos conflictivos y estrategias para abordarlos.
  • Pensar en cómo motivar y fomentar la participación.

Desarrollo de la Reunión

• Inicio:
  • Objetivo: crear un ambiente agradable, suscitar interés, fomentar la participación.
  • Asegurar la puntualidad.
  • Realizar la introducción de la reunión.
• Estudio y coloquio:
  • Objetivo: puesta en común de la información de la que cada participante dispone.
  • Papel del animador (moderador):
    • Fomentar la participación.
    • Controlar las intervenciones.
    • Procurar que las intervenciones sean de calidad y sin desviaciones.
    • Evitar interrupciones.
• Conclusiones y acuerdos:
  • Objetivo: recoger ideas, soluciones, alternativas para tomar una decisión o llegar a un acuerdo.
  • Papel del animador (director):
    • Resumir las intervenciones.
    • Facilitar el alcance de acuerdos.
    • Dar su opinión.
• Ejecución y cierre:
  • Objetivo: recalcar la utilidad de la reunión y la importancia de la participación de los asistentes.
  • Papel del animador:
    • Resumir el conjunto de la reunión (desde su preparación).

Evaluación de Reuniones

La evaluación permite:

• Mejorar la gestión y dirección de reuniones.
• Valorar la utilidad de la reunión.
• Apreciar si las reuniones optimizan el trabajo individual y la coordinación del equipo.

Convención de Vendedores

La Convención de Vendedores es una variante de las reuniones que el jefe tiene con sus vendedores.

• Suelen celebrarse una vez al año.
• Son reuniones de trabajo que combinan una parte más lúdica y festiva con otra más seria y formal.
• Sus objetivos son:
  1. Presentar resultados del año anterior.
  2. Presentar novedades para el año actual (productos, precios, red de ventas, etc.).
  3. Presentar políticas, objetivos, programas y presupuestos comerciales de la empresa para el año actual.

Oficina de Ventas

La Oficina de Ventas es un órgano interno dentro de la estructura comercial que realiza funciones administrativas y de venta en apoyo de los objetivos comerciales.

Funciones de la Oficina de Ventas

• VENTAS:
  • Venta por teléfono, fax, e-mail, carta.
  • Venta personal en ferias, tiendas propias, exhibiciones, demostraciones, exposiciones.
  • Cumplimentación y tramitación de pedidos.
• SERVICIOS AL CLIENTE:
  • Informaciones, contrataciones, catálogos, publicidad, elementos de promoción, logística.
• SERVICIOS A LOS VENDEDORES:
  • Informaciones, recogida de datos, citas, seguimiento de visitas, suministro de material de venta, listas de precios, manuales, catálogos.
• ADMINISTRACIÓN GENERAL:
  • Informática, comunicaciones, visitas, archivos, mecanografía y reprografía, edición, material de oficina.
  • Ayuda a dirección redactando informes, preparando estadísticas y ordenando información.