Claves del Protocolo para la Organización de Eventos Exitosos

Fases del Protocolo en la Organización de Eventos

1. Protocolo previo a la organización de un evento

• Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos exteriores suelen tener un aire más informal; en cambio, en los eventos en salas y salones, centros de congresos, etc., el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importante la puntualidad.
• Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto.
• Programa: Se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra.
• Infraestructura: Previamente a la celebración del evento, se debe hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan.

2. Protocolo durante el acto

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de este; tiene que salir todo a la perfección.

• Papel del anfitrión
• Las comidas
• Recepción de invitados

3. Protocolo al término del evento

• Realizar un acta pública con las conclusiones.
• Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes.
• Plasmar un dossier de valoración de los resultados del evento.

Conceptos Clave en Protocolo

Protocolo

Conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de actos oficiales y mucho más.

Ceremonia

Se refiere a los estilos, usos y costumbres que se deben guardar en actos públicos solemnes, o bien a la manera de tratarse las personas particulares en actos de la vida privada.

Ceremonial

Conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdad natural de los estados.

Anfitrión

El que tiene convidados a su mesa.

Presidencia

El mayor honor en un acto; indica quién ha de dirigir ese acto a lo largo de su desarrollo.

Invitados

El anfitrión es quien aplica las normas de preferencia, teniendo en cuenta la selección entre los invitados.

Orden de Precedencia

Prioridad o antelación para determinar la situación posicional con base en la jerarquía.

Sitio de Honor

El ordenamiento correcto en cualquier acto es de gran importancia.

Tipos de Ceremonias y Protocolo

Ceremonias Institucionales

Involucran a toda la institución, o a una o más de sus áreas. Serán organizadas por alguna Dirección o área en coordinación con la Dirección de Comunicación Social y la Dirección de Relaciones Públicas.

Ceremonias Interinstitucionales

Aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener o estrechar vínculos entre sí.

Protocolo Oficial

Es el más habitual y conocido, el que nos hace pensar en Casas Reales. Es el que estamos más acostumbrados a visualizar en actos que aparecen en los medios de comunicación y a los que acuden autoridades.