Claves para Potenciar la Formación y Comunicación en Entornos Organizacionales

Características Esenciales para una Formación Eficaz

37. Pero para que la formación sea eficaz, es necesario que cuente con las siguientes características:

• Capacidad estratégica: Comprender e integrar los diferentes tipos de necesidades contextualizadas.
• Apertura relacional: Para que participe el máximo número de profesionales en la concepción, el desarrollo y el seguimiento de las actividades sociales.
• Rigor: En los aportes a intercambiar, en lo metodológico, en el seguimiento administrativo y logístico.
• Orientación: Hacia la concienciación.

Premisas Fundamentales de las Políticas de Formación

38. Para que las políticas de formación ejerzan su función, deben cumplir una serie de premisas fundamentales, tales como:

• Partir de los objetivos de la organización, informar a todas las personas trabajadoras de lo que se pretende llevar a cabo a través de un eficaz sistema de formación interna, explicitando claramente qué es lo que se espera de cada una de ellas y el procedimiento que se va a seguir.
• Es necesario que la formación se planifique en función de las carencias que se producen entre las actitudes existentes y las que son necesarias.
• Por último, no debemos recurrir solo a la formación como recurso ante una necesidad concreta de desajuste de capacidades o habilidades técnicas, sino también como recurso para mejorar las actitudes genéricas importantes en cualquier situación.

Comunicación y Formación: Impulsores de Motivación y Calidad

39. Destacamos la comunicación, junto con la formación, como factores impulsores de la motivación y la calidad. Gracias a ellas, el personal estará capacitado y contará con una actitud adecuada para responder satisfactoriamente a los posibles ajustes que se produzcan en su ocupación y a las mejoras que se lleven a cabo.

40. En el cuadro se representan los tres vértices sobre los que se encuentra situada la formación interna en una organización que muestra interés por un sistema de la calidad.

Estrategias de Comunicación Interna en la Organización

Una Comunicación Interna Adecuada

41. Es el mejor instrumento para vencer las resistencias que se producen cuando se intentan llevar a cabo cambios.

Comunicación Tradicional vs. Intra-Comunicación

42. A continuación, se presenta información relevante sobre la Comunicación Tradicional frente a la Intra-Comunicación:

Fases Genéricas de un Plan de Comunicación

43. Las fases genéricas que contempla un plan de comunicación se ilustran a continuación:

Elementos Clave al Definir un Plan de Comunicación

44. Otros elementos a tener presentes al definir un plan de comunicación, además del tamaño de la organización, el personal con que se cuenta, etc., son:

• Quiénes son las personas destinatarias.
• Cuál es el contenido de la comunicación.
• Cuál es el objetivo que nos hemos propuesto.
• Disponibilidad y viabilidad del medio a utilizar.

Clasificación de Medios de Comunicación Organizacional

45. Una clasificación de los diferentes posibles medios es la que sigue. A continuación, se detallan los tipos de medios:

Medios Verbales

• Entrevista
• Reunión formal / informal
• Grupos de trabajo
• Dinámicas de grupo
• Teléfono

Medios Escritos

• Cartas, notas, memorandos, fax
• Buzón de sugerencias
• Tablón de anuncios
• Revistas de organización
• Manuales

Medios Audiovisuales

• Vídeos
• Películas de organización
• Transparencias / diapositivas

Nuevas Tecnologías

• CD-ROM
• Videoconferencia
• Internet
• Intranet
• Correo electrónico

La Importancia de la Participación para el Éxito Organizacional

46. Participación: Una organización, para que sea exitosa, debe contar necesariamente con la participación de todos los actores y actoras involucrados.