Claves de la Organización Empresarial: Conceptos, Principios y Estructuras

Conceptos Fundamentales de la Organización

La organización es el conjunto de actividades que se desarrollan de acuerdo a un objetivo, y es una estructura de funciones formalizada.

Características de la Organización

• Formal: Estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.
• Informal: Es una red de relaciones interpersonales que surge cuando las personas se asocian.

Organización Formal vs. Informal

A continuación, se presenta una comparación entre la organización formal e informal:

Principios de la Organización

La organización identifica, agrupa y distribuye el trabajo cooperativo. Los principios clave son:

• Autoridad: Es responsable de lo que sucede en la empresa, debe mandar y dirigir. La autoridad puede ser delegada.
• Delegación: Delega tareas y, a la vez, otorga autoridad para cumplir los trabajos asignados.
• Responsabilidad: La responsabilidad de un jefe en una tarea no puede ser delegada.
• División del Trabajo: Consiste en dividir y agrupar las actividades que se desarrollan al interior de la organización, necesaria para formar su estructura.
• Definición Funcional: Exige que cada área, departamento, división y puesto defina claramente la actividad que va a realizar.
• Unidad de Mando: Un subalterno obedece a un solo jefe; no puede tener más de un jefe.
• Cadena de Mando: Es la línea de autoridad que va desde la cima hasta cualquier subalterno.
• Tramo de Control: Es el número de trabajadores que un jefe controla. Existe un límite, porque si son muchos, se pierde la efectividad.
• Unidad de Objetivos: Cada una de las áreas que componen una organización se dirige a un solo objetivo.
• Eficiencia: Logro de objetivos considerando tiempo y cantidad de recursos.
• Centralización: Todo se centraliza en la cabeza (Gerente General), quien es el que toma las decisiones.

Componentes de la Organización

• Actividades o tareas
• Personal
• Lugar
• Delegación entre miembros

Etapas de la Organización

Las etapas para establecer una organización son:

• Listado de Actividades: Identificación, clasificación y listado de todas las actividades.
• Agrupación de Actividades: Agrupar las actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles.
• Delegación de Autoridad: Delegar al responsable de cada grupo la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.
• Relación entre Niveles Proyectados: Es la relación de cada cargo dentro de la estructura. Incluye enlace vertical (en diferentes niveles) y horizontal (en un mismo nivel).

Proceso de la Organización

El proceso de organización debe considerar los siguientes puntos:

1. Reflejo de objetivos y planes.
2. Reflejo de la autoridad.
3. Debe responder a las condiciones en que se encuentra la empresa.
4. Deben tener en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

Tipos de Organización

• Organización Lineal

  • Autoridad única.
  • Aspecto piramidal.
  • Organización pequeña.
  • Bastante estable.
  • Exagera la función de jefatura y de mando.

• Organización Línea-Staff

  • Aparece cuando existen jefes a quienes asesorar.
  • Aplica en empresas modernas.
  • Disminuye la carga de tareas.
  • Riesgo de un mal asesoramiento.

• Organización Funcional

  • Puede ser jefe de su área y también de otra.
  • Rompe con la unidad de mando.
  • Permite la mejor supervisión técnica posible.
  • Desarrolla comunicación directa.
  • Dispersión y pérdida de autoridad de mando.

Autoridad de Línea, Staff y Funcional

• Autoridad de Línea: Un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado.
• Relación de Staff: Es de asesoría y apoyo.
• Autoridad Funcional: Autoridad simultánea en otra área.

Niveles de la Organización

• Nivel Institucional: Se toman las decisiones más importantes de la empresa; se fijan los objetivos estratégicos a largo plazo.
• Nivel Intermedio: Se encuentran los departamentos y divisiones de la empresa; se encarga de implementar las decisiones tomadas en el nivel institucional.
• Nivel Operativo: Se ejecutan las tareas y se llevan a cabo las operaciones.