Claves para la Organización y Archivo de Documentos en la Empresa

Conceptos Fundamentales del Archivo

• Fondo documental: Conjunto de documentos elaborados o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de su actividad.
• Espacio físico: Lugar donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de forma eficaz.
• Institución o servicio: Entidad responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo documental, protegido por la Ley de Patrimonio Histórico Español.

Importancia del Archivo de Documentos

La necesidad de archivar documentos responde a dos motivos principales:

• Conservación y custodia según la legislación vigente: Incluye documentos como los libros de inventarios, entre otros.
• Conservación y custodia de información útil para la empresa: Abarca documentos con información confidencial o de valor estratégico.

Recomendaciones para un Archivo Eficaz

• Garantizar un acceso fácil y rápido a la documentación.
• Clasificar los documentos en grupos según su contenido o tipo de información.
• Guardar la documentación útil en su soporte original (papel) mientras se consulta con frecuencia. Posteriormente, conservarla en dispositivos de almacenamiento informático.
• Establecer un criterio claro para decidir qué documentos se archivan y cuáles se eliminan.

El Archivo Informático: Ventajas y Prácticas

El archivo informático permite almacenar una gran cantidad de información en muy poco espacio, lo que se traduce en múltiples beneficios:

• Aumento de la capacidad de almacenamiento.
• Ahorro en gastos de papel y tinta.
• Contribución a la mejora del medio ambiente.
• Acceso rápido a la información deseada sin necesidad de desplazarse del lugar de trabajo.
• Mantenimiento ágil de los datos almacenados.

La información puede archivarse digitalizando los documentos originales e introduciéndolos en bases de datos. Es fundamental realizar copias de seguridad periódicamente para evitar la pérdida de datos, las cuales pueden guardarse en dispositivos como pendrives o discos duros externos.

Criterios para la Elección de un Sistema de Archivo

No existe un tipo de archivo específico para cada empresa; cada organización adopta el sistema que más le conviene. Es crucial establecer normas claras para evitar riesgos de pérdida de información y tiempo en la localización de la documentación. Antes de implantar un método de archivo, se debe considerar:

• La organización interna de la empresa.
• Los tipos de documentos que se gestionan.
• Quién tramita cada tipo de documento.
• Los procedimientos para su tramitación.
• El volumen y la ubicación de la documentación.
• Los tipos de usuarios que consultarán la información.

Clasificación de Archivos según la Frecuencia de Consulta

Archivo Activo o de Oficina

Contiene documentos que se consultan con frecuencia. Deben estar ubicados en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo. Su periodo de permanencia suele ser de 5 años.

Archivo Semiactivo o Central

Contiene documentos que ya han cumplido su función principal y se retiran del archivo activo porque se consultan con poca frecuencia (aproximadamente una vez al año). Su periodo de permanencia es de unos 10 años.

Archivo Inactivo

Recibe los documentos del archivo central cuando apenas se consultan, pero que deben conservarse por imperativo legal o por su valor documental. Su permanencia es de 30 años, pasando después al archivo histórico o procediendo a su destrucción segura.