Claves en Gestión de Personal: Referencias, Contratación y Protección de Datos Laborales

1. Problemas comunes al solicitar referencias laborales de un candidato

Cuando un empresario solicita referencias sobre un candidato a un puesto de trabajo, suelen surgir diversos problemas, principalmente relacionados con la:

Falta de objetividad

• La persona a la que se le solicitan las referencias puede no desear comprometerse y, en consecuencia, emitir un informe aséptico o poco detallado.
• El informador, con la intención de ayudar al candidato, podría exagerar sus cualidades o minimizar sus defectos.
• Si el candidato tuvo algún problema en la empresa anterior, es probable que el informe sea negativo. No obstante, en ocasiones la verdadera causa del problema podría no estar en el trabajador, sino en factores ajenos a él, como una deficiente organización de la empresa o un mal ambiente laboral.

2. ¿Cuándo es aconsejable la precontratación?

La precontratación es aconsejable cuando se ofrece el empleo a una persona que actualmente está trabajando en otra empresa. El objetivo es proporcionarle la seguridad y garantía de que será contratada formalmente si decide dejar su puesto actual.

3. Plazos máximos del período de prueba

Los plazos máximos para el período de prueba varían según el tipo de trabajador y el tamaño de la empresa:

Regla general:

• Máximo seis meses para los técnicos titulados.
• Máximo dos meses para los demás trabajadores.

Para empresas de menos de 25 trabajadores:

• Máximo seis meses para los técnicos titulados.
• Máximo tres meses para los demás trabajadores (que no sean técnicos titulados).

4. Elementos que forman el expediente personal de un trabajador

El expediente personal de un trabajador se compone fundamentalmente de los siguientes elementos:

• Carpetilla: Es el contenedor físico (carpeta, archivador) en el que se guarda y organiza toda la documentación del expediente.
• Documentación: Son los diferentes documentos que conforman el expediente, tales como contrato, titulaciones, bajas, altas, nóminas, etc.
• Extracto o resumen: Es una relación o índice de los documentos que contiene el expediente personal, facilitando su consulta y gestión.

5. Conservación de documentación de formación subvencionada por el Fondo Social Europeo

Pregunta: En una empresa han financiado parte de un curso de formación sobre fiscalidad mediante una subvención del Fondo Social Europeo. El curso se desarrolla del 2 de febrero al 30 de marzo de 2015. ¿Indica hasta qué fecha se debe conservar la documentación de este curso?

La documentación relativa a las subvenciones del Fondo Social Europeo destinadas a la formación de los trabajadores se debe conservar durante un período de 10 años. En este caso concreto, dado que el curso finalizó el 30 de marzo de 2015, los 10 años se cuentan desde el día siguiente, es decir, el 31 de marzo de 2015. Por lo tanto, la documentación deberá conservarse hasta el 31 de marzo de 2025.

6. Obligaciones que genera a la empresa la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

La Ley Orgánica de Protección de Datos (y su normativa de desarrollo, así como el Reglamento General de Protección de Datos - RGPD) genera diversas obligaciones para la empresa en el tratamiento de datos personales. Las principales son:

• Informar a los afectados: Comunicar a los titulares de los datos sobre el tratamiento de su información personal.
• Pedir el consentimiento: Obtener el consentimiento explícito para el tratamiento de los datos, salvo excepciones legales.
• Calidad de los datos: Asegurar que los datos sean exactos, adecuados, pertinentes y actualizados.
• Garantizar los derechos de los afectados: Facilitar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión (olvido), limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.
• Deber de guardar secreto profesional: Mantener la confidencialidad de los datos personales tratados.
• Adopción de medidas de seguridad: Implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

7. Niveles de seguridad para datos personales de trabajadores en RRHH

Supuesto: Trabajas en el departamento de RRHH de una empresa de 300 trabajadores y tu tarea es gestionar expedientes y archivos. Indica qué nivel de seguridad aplicarías a los siguientes datos personales de trabajadores (según la antigua LOPD, aunque el RGPD exige medidas proporcionales al riesgo):

• Nombre y apellidos, DNI, dirección y teléfono: Nivel básico.
• Resultados de las pruebas de selección: Nivel medio.
• Contrato de mujer víctima de violencia de género: Nivel alto (considerado dato especialmente protegido).
• Contrato de trabajo: Nivel medio.
• Justificación de los estudios para el puesto de trabajo: Nivel medio.
• Amonestaciones y sanciones: Nivel medio.
• Causas de la extinción del contrato: Nivel medio.
• Sindicato al que está afiliado: Nivel alto (dato especialmente protegido referente a la afiliación sindical).
• Informe final de la consultora de selección: Nivel medio.
• Resultado del examen médico: Nivel alto (dato de salud, especialmente protegido).
• Documento de alta en la Seguridad Social: Nivel medio.
• Datos bancarios y financieros: Nivel medio.
• Información sobre la religión que profesa el trabajador: Nivel alto (dato especialmente protegido referente a convicciones religiosas).

Nota: La clasificación de niveles básico, medio y alto proviene de la LOPD. El RGPD, aunque no define estos niveles explícitamente, exige medidas de seguridad apropiadas al riesgo, siendo los datos que la LOPD catalogaba como de nivel alto considerados como categorías especiales de datos que requieren una mayor protección.

8. El Modelo 145 de la Agencia Tributaria: Finalidad y Obligatoriedad

El Modelo 145 de la Agencia Tributaria es el documento de"Comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador o de la variación de los datos previamente comunicado". Su finalidad principal es permitir que el trabajador informe a la empresa (su pagador) sobre su situación personal y familiar para que esta pueda calcular correctamente el porcentaje de retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que se debe aplicar en su nómina.

La situación familiar (estado civil, número de hijos y sus edades, existencia de ascendientes o descendientes con discapacidad a cargo, pago de pensiones compensatorias, anualidades por alimentos, deducciones por adquisición de vivienda habitual con financiación ajena bajo ciertos regímenes, etc.) influye directamente en dicho porcentaje de retención.

La cumplimentación y entrega del Modelo 145 por parte del trabajador a la empresa es voluntaria. Sin embargo, es altamente recomendable que el trabajador lo presente al inicio de la relación laboral y cada vez que su situación personal o familiar cambie, para asegurar que la retención aplicada se ajuste lo máximo posible a su realidad fiscal. Si el trabajador no comunica estos datos o no los actualiza, la empresa aplicará un tipo de retención general según la normativa, que podría no ser el más beneficioso para el empleado, pudiendo llevar a una mayor cantidad a pagar o menor a devolver en su declaración anual del IRPF. Los datos comunicados a través de este modelo están protegidos por la normativa de protección de datos.