Claves de la Gestión Logística: Almacenes, Inventario y Distribución

¿Qué es la Logística?

La logística es la función que optimiza los recursos y el flujo de materiales, así como la información correspondiente, desde el punto de origen hasta el usuario final. Su objetivo es lograrlo al menor coste posible, satisfaciendo las necesidades del cliente en cuanto a cantidad, tiempo y lugar.

Actividades Principales de la Logística

• Almacenes de materias primas.
• Gestión de stocks de materias primas.
• Almacenamiento en fábrica.
• Control de materiales de producción.
• Distribución a clientes.

Almacén vs. Centro de Distribución: Diferencias Clave

Almacén

• Función: Gestionar el almacenaje y la manipulación del inventario.
• Principal Cost Driver (Inductor de Coste): Espacio e instalaciones.
• Ciclo de Pedido: Meses o semanas.
• Actividades de Valor Añadido: Puntualidad.
• Expediciones: Orientadas a una baja demanda del cliente.
• Rotación del Inventario: Baja (ciclos de 3, 6 o 12).

Centro de Distribución

• Función: Gestionar el flujo de los materiales.
• Principal Cost Driver (Inductor de Coste): Mano de obra.
• Ciclo de Pedido: Días u horas.
• Actividades de Valor Añadido: Forman parte intrínseca del proceso.
• Expediciones: Basadas en Push Shipping (empuje de mercancía).
• Rotación del Inventario: Alta (ciclos de 24, 48, 96 o 120).

Diseño y Ubicación Estratégica de Almacenes

Factores para la Elección de la Ubicación

• Cercanía de los proveedores.
• Coste de los terrenos.
• Disponibilidad de autorizaciones y permisos.
• Facilidad en los trámites administrativos.
• Cumplimiento de la normativa medioambiental.

Principios para el Diseño del Edificio y Zonas Externas

• Aprovechar al máximo el espacio disponible.
• Reducir el número de manipulaciones de la mercancía.
• Diseñar un plano detallado del recinto con todas las áreas definidas.
• Garantizar la accesibilidad a todas las existencias.
• Facilitar un flujo de producto eficiente.

Gestión de Inventarios y Flujos de Mercancía

Métodos de Gestión de Flujo (Entrada y Salida)

• LIFO (Last In, First Out - Último en Entrar, Primero en Salir): Frecuentemente utilizada para productos no perecederos o a granel.
• FIFO (First In, First Out - Primero en Entrar, Primero en Salir): Esencial para evitar la obsolescencia de los productos, ideal para artículos con fecha de caducidad.
• FEFO (First Expired, First Out - Primero en Caducar, Primero en Salir): Prioriza la salida de productos según su fecha de vencimiento, crucial en sectores como alimentación y farmacia.

Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

El EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema de intercambio de datos de ordenador a ordenador y de aplicación a aplicación, que utiliza un formato estándar para automatizar y agilizar la comunicación entre socios comerciales.

Contenedores: Marcas de Identificación

La identificación de los contenedores es crucial y se realiza mediante:

• Placa de aprobación de Seguridad del CSC (Convenio Internacional de Seguridad de los Contenedores): Debe ser permanente, incorrosible y de formato estándar. Incluye datos como:
  • País y expediente de referencia.
  • Fecha de fabricación.
  • Peso máximo permitido.
  • Tara, volumen y pesos máximos autorizados.
  • Logotipo de la sociedad clasificadora.
• Etiquetado para mercancías peligrosas: Se debe incluir la etiqueta correspondiente según la normativa.
• Contenedores aéreos: Se construyen con materiales más ligeros para optimizar el transporte aéreo.

Optimización del Espacio y Layout del Almacén

Tipos de Distribución en Planta (Layout)

La distribución del flujo de unidades puede adoptar diferentes formas para optimizar los movimientos:

• Distribución para un flujo en "U".
• Distribución para un flujo en línea recta.
• Distribución para un flujo en forma de "T".

Modelos de Gestión de Almacén

Gestión de Almacén Organizado (Ubicación Fija)

• Ventaja: Facilita la gestión manual del almacén y la localización de productos.
• Inconveniente: Requiere una preasignación de espacio para cada producto, independientemente de las existencias reales, lo que puede desaprovechar el espacio.

Gestión de Almacén Caótico (Ubicación Aleatoria)

No existen ubicaciones preasignadas. La mercancía se almacena según la disponibilidad de espacio, gestionado por un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes).

• Ventajas: Optimiza el espacio disponible y acelera el proceso de almacenamiento.
• Inconveniente: Dificulta el control manual y requiere obligatoriamente sistemas de información electrónicos para funcionar.

Sistemas de Almacenaje y Preparación de Pedidos

Preparación de Pedidos o Picking

El picking representa entre el 40% y el 60% de la mano de obra directa de un almacén. Existen dos enfoques principales:

• Picking Manual: Implica altos costes de personal y una mayor probabilidad de errores. Requiere una baja inversión inicial en tecnología.
• Picking Automático o Inteligente: El operario se limita a controlar y verificar el proceso. Exige un alto coste en herramientas y sistemas, pero se compensa con la reducción de costes de personal y la minimización de errores.

Tipos de Sistemas de Almacenaje

Sistema Compacto (Drive-in)

Se eliminan los pasillos para que las carretillas puedan entrar en el interior de las estanterías.

• Ventajas: Máxima optimización del espacio.
• Desventajas: Solo permite operar con el sistema LIFO.

Sistema de Paso (Drive-through)

Similar al anterior, pero permite el acceso por ambos lados de la estantería.

• Ventajas: Permite operar tanto con sistema FIFO como LIFO.

Sistema Dinámico

Consiste en túneles ligeramente inclinados y equipados con rodillos que desplazan la mercancía por gravedad.

• Ventajas: Garantiza un sistema FIFO perfecto.
• Desventajas: Coste de instalación elevado.

Estanterías Móviles

Las estanterías se desplazan lateralmente sobre raíles para abrir un único pasillo de trabajo.

• Ventajas: Excelente utilización del espacio y apto para mercancía no homogénea.
• Desventajas: Coste elevado de instalación y mantenimiento.

Sistemas Robotizados

Sistemas automatizados que gestionan la ubicación y extracción de la mercancía.

• Ventajas: Reducción drástica de accidentes y errores, alta eficiencia.
• Desventajas: Inversión inicial muy alta y costes de mantenimiento.

Infraestructura Clave del Almacén

Infraestructura Exterior: Vías de Acceso y Cerramientos

• Los accesos en forma de "Y" ofrecen mayores ventajas para la maniobrabilidad.
• Las carreteras de acceso deben ser de doble calzada y con una longitud no inferior al doble del camión más largo que opere.
• Las vías de servicio simples (más de 4 m de anchura) son más seguras que las dobles (más de 8 m).
• La superficie de rodadura debe ser capaz de soportar el peso de los camiones y resistir las condiciones climatológicas.
• Se recomienda ordenar el tráfico en sentido contrario a las agujas del reloj para mejorar la visibilidad del conductor.
• Las puertas de acceso para peatones y vehículos deben ser independientes para garantizar la seguridad.

Muelles, Andenes y Rampas

El diseño de estas áreas debe considerar:

• Uso del almacén: Tipos de carga, frecuencia de operaciones y espacio disponible. Se recomienda un ancho de vía de circulación de 5 m y un patio de maniobras de al menos 30-35 m para camiones de gran capacidad.
• Pendientes de acceso: Las rampas para carretillas elevadoras deben tener pendientes adecuadas para evitar accidentes y asegurar la estabilidad de la carga.

Zonas de Carga y Descarga

• Zonas integradas: Ubicadas en los laterales del propio edificio del almacén.
• Zonas independientes: Construidas como una estructura separada fuera del almacén, pero dentro de su recinto.

Factores para la Distribución Interior (Layout)

El diseño del layout interior debe tener en cuenta:

• Tipo de mercancía: Peso, volumen, forma, fragilidad, etc.
• Flujo de mercancía: Cantidad que se recibirá y frecuencia de las recepciones.
• Operativa de transporte: Carga máxima de los vehículos y tiempos de operación.
• Niveles de stock: Unidades máximas y mínimas a almacenar de cada producto.

Logística Inversa: Gestión de Devoluciones y Retornos

La Logística Inversa (LI) es la gestión adecuada de los productos que, una vez adquiridos por el cliente, han dejado de satisfacer sus necesidades. Abarca el retorno de artículos desde el consumidor final hasta el fabricante, así como la reutilización de materiales, la eliminación de residuos y el reciclaje.

Actividades de la Logística Inversa

• Devoluciones de clientes.
• Recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos.
• Procesos de retorno de excesos de inventario, productos obsoletos e inventarios estacionales.

Razones para su Aplicación

• Cumplimiento legal: Satisfacer los requisitos legales en materia de medio ambiente.
• Reputación: Mejorar la reputación e imagen de la organización.
• Reducción de costes: Puede generar ahorros de entre un 40% y un 60%.
• Recuperación de materiales: Permite recuperar materias primas valiosas o difíciles de conseguir.

Gestión de las Devoluciones

Normalmente, se gestionan a través de un intermediario central de devoluciones. Este se encarga del registro y envío de los productos a los fabricantes o a gestores autorizados para su correcta destrucción o reacondicionamiento.

Políticas de Devoluciones

• Proceso logístico propio (In-house): La empresa controla todas las actividades, define los procedimientos y gestiona los tiempos para minimizar los costes asociados.
• Proceso logístico externalizado (Outsourcing): Se contratan empresas especializadas para gestionar las devoluciones, aunque la empresa debe mantener cierto control sobre el proceso.
• Política de "cero devoluciones": Una política restrictiva que no permite devoluciones, aplicable solo en ciertos sectores o para ciertos productos.

Costes Asociados a las Devoluciones

Costes del Proceso de Devolución

• Coste del transporte de la mercancía.
• Coste del seguro.
• Coste de recepción del material y traslado a una zona específica.
• Coste de revisión y análisis de la mercancía.
• Costes administrativos.
• Coste por compensaciones al cliente (reembolsos, cambios, etc.).

Costes de Almacenamiento y Manutención

Si el producto devuelto puede ser comercializado de nuevo, pasará al stock activo, incurriendo en los mismos costes de almacenamiento y manutención que el resto del inventario.

El Papel de los Sistemas de Información en Logística

Los sistemas de información son fundamentales porque facilitan tanto la relación entre clientes y proveedores como la integración con los operadores logísticos. Se clasifican en tres tipos:

• Sistemas orientados a una actividad o proceso concreto (ej. SGA para el almacén).
• Sistemas orientados al funcionamiento del conjunto del sistema logístico (ej. TMS para el transporte).
• Sistemas integrados de información (ej. ERP que conecta todas las áreas).

Etapas de Aplicación de la Logística Inversa

La logística inversa debe considerarse en todas las fases del ciclo de vida del producto:

• Investigación, desarrollo y diseño del producto.
• Producción (incluyendo el rediseño de procesos).
• Distribución.

La Cadena de Suministro Completa

El flujo logístico completo integra todos los eslabones de la cadena de suministro, desde el origen hasta el consumidor final:

Proveedores → Aprovisionamiento → Fabricación → Distribución → Ventas → Clientes