Claves de la Gestión Empresarial: Sistemas, Organización y Contabilidad

1. Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de datos, personas y procedimientos que interactúan con el objetivo de proporcionar información útil para la toma de decisiones.

¿Qué es la información?

La información es conocimiento presentado en una forma comunicable. Consiste en la adquisición de conocimientos que permiten precisar o ampliar los que ya existen sobre un tema determinado. Toda decisión produce alguna consecuencia, por lo que disponer de información confiable, útil y oportuna es fundamental.

• Confiable: La información proviene de una fuente segura y es el resultado de procesos adecuados.
• Útil: La información útil es aquella que es relevante y precisa.
• Oportuna: La información oportuna está disponible en el momento en que se necesita.

Componentes de un Sistema de Información

El proceso de un sistema de información comienza con la captación de datos del entorno organizacional, continúa con el procesamiento de los datos captados y culmina con la emisión de informes para tomar decisiones más informadas y precisas.

Datos

Los datos son antecedentes que permiten comprender un evento o situación y deducir las consecuencias del mismo. Los datos captados tienen que ser ordenados según sus atributos (origen, tipo, fecha, número, etc.) y en función de la información que se desea obtener.

2. Organizaciones

Las organizaciones son unidades compuestas que trabajan para alcanzar objetivos comunes, asignan funciones, autoridad y responsabilidades, y establecen relaciones para llevar a cabo políticas empresariales.

Clasificación de las Organizaciones

Organizaciones sin fines de lucro

Trabajan para mejorar la sociedad sin buscar beneficios económicos, orientadas hacia fines culturales, educativos, deportivos, etc. Ejemplos: Fundaciones, clubes, UNICEF, Greenpeace.

Organizaciones con fines de lucro

Buscan obtener beneficios económicos al satisfacer las necesidades de los consumidores. Toman decisiones continuamente para resolver problemas internos y externos e interactúan con su entorno. Ejemplos: Nike, McDonald's, Walmart, Adidas.

3. Empresas

Una empresa es un sistema para dirigir o coordinar las actividades de grupos humanos con el objetivo de crear riquezas y satisfacer necesidades humanas, obteniendo beneficios mediante la producción y venta de bienes y servicios.

Clases de Empresas

Empresa Comercial

Puede tanto producir y vender bienes y servicios, como dedicarse solo a vender productos en el mismo estado en que fueron adquiridos.

Empresa Industrial

Se encarga únicamente de producir bienes, comprando la materia prima, transformándola y vendiendo el producto final.

El flujo típico en este sector es: Fabricante → Mayorista → Minorista → Consumidor final.

Personas y Empresas

Se considera persona tanto a la física como a la jurídica. Las personas físicas pueden realizar actividades económicas de varias formas, como:

• Empleados
• Trabajadores independientes (ej. una peluquera)
• Empresarios (propietario y administrador de una empresa)
• Socios (solo aporta capital a una empresa)

Organización de una Empresa

Deben realizarse los trámites necesarios para su funcionamiento legal. Luego de esto, puede comenzar a fabricar para vender, ofrecer un servicio o comprar para revender. Los pasos clave son:

1. Investigar el mercado.
2. Organizar las funciones operativas dentro de la empresa.
3. Organizar el sistema de información contable.

Ciclo Operativo

El ciclo operativo de una empresa incluye las siguientes fases:

• Comprar: Transformar dinero en mercancía.
• Vender: Transformar la mercancía en dinero o créditos.
• Cobrar: Convertir en efectivo los ingresos por ventas.
• Pagar: Destinar parte del dinero para saldar deudas y comprar más mercancía.

La Empresa como Sistema

Una empresa, entendida como un sistema, es un conjunto de elementos interrelacionados y ordenados en una estructura organizada para coordinar actividades y lograr objetivos.

Características de la Empresa como Sistema

• Establece objetivos claros.
• Posee una estructura formal con directores, gerentes, empleados, etc.
• Está compuesta por departamentos interrelacionados.
• Sus actividades están orientadas al logro de los objetivos.

Subsistemas de la Empresa

Son las operaciones específicas que conforman el sistema principal de la empresa. Los más importantes son:

• Subsistema de Compras: Enfocado en la relación con proveedores y la adquisición de bienes y servicios.
• Subsistema de Ventas: Centrado en la atención y satisfacción de los clientes.
• Subsistema de Stock: Gestiona el movimiento de mercancías y el control de inventarios.
• Subsistema de Cambio y Pago: Encargado del manejo de fondos y transacciones financieras.

4. Contabilidad

La contabilidad es una disciplina técnica con las siguientes características:

Funciones

• Captar y procesar eventos económicos.
• Analizar.
• Interpretar.

Objetivos

• Obtener y comunicar información.

Propósito

• Facilitar la toma de decisiones y el control de la gestión.