Claves para la Gestión Efectiva de Proyectos y Departamentos de TI

Conceptos Fundamentales en Proyectos Informáticos

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• Administración de Recursos en Proyectos Informáticos: Gestión eficiente de los elementos que participan en el desarrollo y ejecución de proyectos de tecnología.
• SAP: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) de origen alemán, reconocido por su integridad y capacidad de integración de procesos.
• Proyecto Informático: Una iniciativa con un objetivo definido, un costo asociado y un plazo de ejecución determinado, que busca implementar una idea o solución tecnológica.

El Departamento de Informática: Rol Estratégico y Estructura

La visión es que el departamento de informática (TI) opere como una función independiente y estratégica dentro de la organización, en lugar de depender de otras áreas como contabilidad o recursos humanos.

Dentro del departamento de TI, se agrupan roles clave como jefes de proyecto, analistas y programadores. Al igual que otras funciones organizacionales, el departamento de TI debe contar con su propio gerente para asegurar una gestión efectiva y autónoma.

Gestión de Costos y Valor del Departamento de TI

Generalmente, la mayoría de las funciones organizacionales generan ingresos directos, mientras que el departamento de informática a menudo se percibe como un centro de costos debido a la inversión en personal y tecnología.

Para que una organización funcione eficazmente, debe equilibrar sus ingresos con sus costos. Es crucial enfocarse en la optimización de los activos, ya que estos pueden generar ingresos significativos, más allá de las ventas directas.

• La cantidad de información gestionada debe estar en proporción con la capacidad de inversión de la organización.
• Un porcentaje de la facturación (ej. 1%) podría destinarse a informática, cubriendo costos de:
  • Recursos Humanos (RRHH)
  • Software (SW)
  • Insumos
  • Hardware (HW)
  Es crucial estudiar y justificar estos costos.

La relación entre el costo de operación del sistema de información y el presupuesto asignado es vital:

• Si el costo del sistema de información en funcionamiento es menor que el porcentaje asignado de la facturación, es una situación favorable.
• Si el costo del sistema de información en funcionamiento es mayor que el gasto previsto, se requiere una revisión y optimización.

Usuarios y su Interacción con TI

Tipos de Usuarios

• Usuarios Responsables
• Usuarios Directos

Tipos de Tecnología en TI

• Tecnología Blanda: Requiere conocimiento y habilidades humanas (ej. metodologías, procesos, gestión).
• Tecnología Dura: Herramientas y equipos tangibles diseñados para resolver problemas, a menudo dando lugar a nuevas tecnologías.

Principio clave: "Hay que ser humilde, no todo lo sabemos."

Interacción con el Usuario y Gestión de Requisitos

Es fundamental "vender" la solución tecnológica al usuario, destacando sus beneficios y valor.

Proceso de Recopilación de Requisitos

El proceso típico para definir las necesidades es:

• Usuario → Entrevista → Documento de Requisitos

El documento de requisitos debe ser revisado y validado por el usuario y un grupo representativo de usuarios. Es importante recordar que el usuario a menudo expresa sus necesidades individuales, pero es crucial discernir lo que realmente necesita la organización en su conjunto.

Clasificación de Requisitos

• Requerimiento de Sistema/Organizacional: Necesidades que surgen de los procesos o la estrategia global de la organización.
• Requerimiento Propio (del usuario): Necesidades específicas de un usuario o grupo de usuarios.

Si el requerimiento es propio del usuario, se debe consultar con el gerente para evaluar su resolución. Si es un requerimiento organizacional, su abordaje y resolución son diferentes y suelen ser prioritarios.

Capacitación y Motivación del Usuario

Antes de capacitar al usuario en el uso de un nuevo sistema, es esencial convencerlo, entusiasmarlo e incentivarlo para asegurar su compromiso y adopción efectiva.

Sistemas de Información: Procesos y Datos

a) Procesos

• Batch: Los datos se procesan en lotes; es crucial validarlos para separar datos correctos de incorrectos. El informático es el responsable de este proceso.
• Interactivo: Permite la actualización de datos en tiempo real por parte del usuario.
• Online: Permite el análisis y procesamiento automático de datos en tiempo real.

b) Datos

• Centralizado: Los datos se almacenan en una ubicación única.
• Distribuido: Los datos se almacenan en múltiples ubicaciones interconectadas.

Una UPS (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) proporciona energía de respaldo por 30 a 60 minutos. Si un corte de energía ocurre durante un procedimiento de respaldo, podría comprometer la integridad de los datos. La ventaja de realizar respaldos diarios es disponer de versiones anteriores para recuperación.

En sistemas online, el informático es el responsable de la operación. Los respaldos en estos sistemas suelen realizarse durante la noche o madrugada, requiriendo uno o dos equipos de respaldo dedicados para asegurar la continuidad.

Log: Un archivo secuencial que registra operaciones y cambios. Se utiliza junto con el respaldo principal para actualizar y restaurar el sistema a un punto específico, asegurando la consistencia de los datos.