Claves para la Estructura Organizacional y la Selección de Personal

Estructura y Herramientas Organizacionales

El Organigrama

El organigrama es una representación gráfica que muestra las relaciones de influencia y las posiciones que existen dentro de una organización, así como la forma en que están agrupadas. Para su correcta elaboración, se deben seguir ciertas pautas:

• Los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura.
• El tamaño de los rectángulos debe ser idéntico para las posiciones que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.
• Cada rectángulo debe incluir la denominación de la posición o cargo.
• Las líneas que conectan los cargos deben establecer ángulos rectos.
• Debe evitarse el uso de diseños excesivamente complicados para garantizar su claridad.

Manuales de la Organización

Los distintos manuales en las organizaciones guían el accionar de sus integrantes. Cuando ingresa un nuevo miembro, es útil darle a conocer este material para que se adapte a los objetivos y a la cultura de la empresa. Los principales manuales son:

Manual de Políticas

Establece los parámetros para la toma de decisiones en una organización. Clarifica la misión (por qué existe la organización), la visión (a dónde quiere llegar) y la estrategia (cómo llegar).

Manual de Funciones

Esclarece las responsabilidades de cada cargo y sus atribuciones con respecto al personal que depende de cada jefe.

Manual de Procedimientos

Detalla cómo se debe desempeñar el trabajo y cuál debe ser la secuencia de las actividades para el logro de los objetivos.

Diseño de Puestos y Proceso de Selección

Diseño de Puestos de Trabajo (DPT)

El diseño de puestos de trabajo implica definir qué cargos se requieren para cumplir con los objetivos de la organización. Cuando una organización necesita incorporar personal, es porque cuenta con una vacante nueva y una tarea que debe ser desempeñada por una persona.

El puesto de trabajo es el conjunto de acciones que realiza un empleado en una organización. Sus componentes clave son:

• Estructura, relaciones internas y externas.
• Obtención de resultados específicos.
• Seguimiento de procedimientos establecidos.
• Alineación con la orientación estratégica de la organización.
• Utilización de recursos humanos, informáticos y tecnológicos.

Proceso de Selección de Personal

El objetivo de este proceso es identificar a las personas más idóneas para cubrir las vacantes y que obtengan una mayor eficiencia en el cargo. Está estructurado para atraer e identificar las características personales de un conjunto de sujetos a los que denominamos candidatos.

Importancia de un Proceso de Selección Eficaz

Un proceso de selección bien ejecutado es crucial para:

• Evitar inconvenientes legales futuros: Si se incorpora a una persona que no cumple con el trabajo de la manera esperada, tal vez la organización deba prescindir de ella, lo que puede acarrear complicaciones.
• Prevenir la ineficiencia en el desempeño: Si no se cuidan los aspectos en la elaboración del perfil, se corre el riesgo de incorporar a una persona que desempeñe mal su cargo.
• Evitar la pérdida de tiempo y dinero para la institución: Un mal proceso de selección implica la necesidad de comenzar uno nuevo, con los costes que ello conlleva.

Elaboración del Perfil del Puesto de Trabajo

Las personas son seleccionadas para un puesto de trabajo en función del perfil elaborado para dicho puesto. Este perfil debe considerar el entorno en el que se desarrollará la labor, incluyendo:

• Jefe y su estilo de mando.
• Clientes, usuarios y proveedores.
• Restricciones legales y normativas políticas.
• Tecnologías utilizadas.
• Compañeros y exigencias del equipo de trabajo.
• Planificación, organización y forma de trabajo.

Requerimientos Objetivos para el Desempeño del Puesto

Se refiere a aquellas características personales y laborales que debe poseer el trabajador para un desempeño eficaz. Algunos requerimientos comunes son:

• Rango de edad deseable (mínima y máxima).
• Procedencia geográfica.
• Sexo de preferencia (si aplica y es legalmente justificable).
• Estado civil aceptable.
• Disponibilidad para dedicación especial u horarios flexibles.
• Necesidad de disponer de licencia de conducir y su clase.
• Necesidad o no de disponer de vehículo propio.
• Formación requerida (nivel, especialidad).
• Normas, grado y experiencia específica para el puesto.

Características de Personalidad

Este aspecto resultará un elemento clave para el rendimiento posterior del empleado. El candidato ideal debería mostrar las siguientes características:

• Disfrutar de sus tareas y sentirse cómodo en el rol.
• Ser capaz de desarrollar las tareas asignadas con autonomía.
• Estar interesado en los desafíos que el puesto presenta.
• Tener aptitudes para la toma de decisiones.
• Mostrar ansias de crecimiento profesional.
• Ser capaz de construir relaciones laborales estables dentro de la empresa.

Fuentes de Reclutamiento de Personal

Reclutamiento Interno

Ocurre cuando se cubren vacantes con personal que ya pertenece a la empresa, por ejemplo, mediante la transferencia de un empleado de un área a otra.

Reclutamiento Externo

Se produce cuando los cargos vacantes se cubren con personal ajeno a la empresa. Las fuentes externas más comunes incluyen:

• Currículums vitae que llegan a la organización, presentados por quienes desean trabajar allí.
• Carteles en la propia institución con los puestos a ocupar.
• Referencias de empleados actuales de la organización.
• Consultoras de personal que las organizaciones contratan para que gestionen el proceso de selección.
• Publicación de avisos en medios gráficos, portales de empleo en Internet, etc.