Claves para Equipos de Trabajo Exitosos: Comunicación y Eficacia

Equipos de Trabajo: Conceptos Fundamentales y Eficacia

Un equipo de trabajo se crea para tareas concretas y no para la gestión cotidiana de la empresa, que es el fin del trabajo en equipo.

Conceptos Esenciales: Grupo de Trabajo y Equipo de Trabajo

Grupo de Trabajo

• Conjunto de personas que realizan el mismo tipo de tareas, de manera autónoma y personal, individualmente, sin depender de sus compañeros.
• Sus componentes suelen estar próximos físicamente, pero la comunicación es pobre.
• Se inhibe frente al conflicto, que debe ser solucionado por la dirección.

Equipo de Trabajo

• Grupo creado por la dirección de la empresa, donde un número de personas trabajan de manera coordinada para ejecutar un proyecto concreto y alcanzar objetivos comunes.
• Su éxito reside en su sinergia, en el esfuerzo coordinado de sus componentes.
• No hay una estructura jerárquica rígida.

Características de Equipos de Trabajo Eficaces

• Número reducido de integrantes (no más de 20).
• Creado por la empresa para gestionar proyectos, resolver problemas, etc.
• Objetivos comunes.
• Habilidades y conocimientos profesionales y personales complementarios.
• Tareas definidas y complementarias, donde cada uno tiene una función.
• Coordinación de los miembros en la realización de tareas para sacar el proyecto adelante.
• Buenas relaciones interpersonales.

Fases del Trabajo en Equipo

1. Formación

   La empresa decidirá su posición dentro de la organización y su relación con el resto de las áreas, de quién depende o quién será el responsable o jefe de equipo, quién formará parte del equipo y los conocimientos y habilidades necesarias.

2. Enfrentamiento o Tormenta

   El trabajo se complica y surgen las primeras dificultades y conflictos. Las relaciones pueden verse rotas y se puede discutir más abiertamente, aclarando así los objetivos del equipo.

3. Normalización

   Los miembros del equipo tienen que superar sus diferencias si quieren sacar el proyecto adelante. A cada miembro se le atribuyen roles, dando respuesta a quién, qué y cómo lo hará.

4. Rendimiento o Madurez

   El equipo entra en una fase muy productiva. Funciona de manera autónoma, sus miembros tienen clara su posición y el papel en el equipo y llevan a cabo la forma de alcanzar los objetivos.

5. Disolución

   Momento donde se cierra el proyecto por alcanzar los objetivos.

La Comunicación en los Equipos de Trabajo

La comunicación efectiva en equipos incluye la escucha activa, el feedback y la asertividad.

¿Qué es Saber Escuchar?

Escuchar con empatía, activamente, con conocimientos y con apertura mental.

1. Feedback

Capacidad del emisor para recoger las reacciones de los receptores y modificar el mensaje si fuera necesario. Puede ser:

• Explícito: Es toda la información clara y concisa sobre el efecto del mensaje emitido, mediante comunicación verbal.
• Implícito: Se produce a través de señales no verbales, animando al emisor a seguir hablando.

2. Asertividad

Sistema para expresar deseos u opiniones, conocido como el método DESC:

• Describir sin descalificar y de manera clara.
• Expresar siempre en primera persona los sentimientos personales, dificultades, etc.
• Sugerir cambio de conducta.
• Consecuencias positivas de la solución propuesta.

Técnicas de Asertividad

• Disco rayado: repetir una y otra vez lo que se quiere.
• Banco de niebla o técnica del desarme.
• Asertividad negativa.
• Interrogación negativa.
• Asertividad positiva.

Ventajas e Inconvenientes del Trabajo en Equipo

Ventajas

• Incrementa la productividad individual y grupal.
• Exige directrices, objetivos y resultados claros.
• Facilita realizar con éxito tareas complicadas.
• Fomenta la comunicación activa y la retroalimentación.

Inconvenientes

• El trabajo es más lento y requiere más tiempo de reunión y decisión.
• Los procesos pueden ser poco operativos y eficaces si no están claros.
• Se corre el riesgo de sobrecargar de trabajo a algunas personas.
• Trabajar de manera coordinada es más complicado que individualmente.

¿Cómo Saber si un Equipo de Trabajo es Eficaz?

Equipos Eficaces

• Disponen de medios humanos y técnicos suficientes.
• Buscan resultados a corto plazo en tareas pequeñas.
• Participación efectiva de los miembros del equipo.
• De las diferencias surgen propuestas y soluciones más creativas.
• Practican una comunicación abierta.

Equipos Ineficaces

• No tienen claras las metas.
• Liderazgo no efectivo, donde el jefe no organiza ni motiva.
• Dificultades de relación dentro del equipo.
• Fomentan el individualismo.
• Falta de visión global del proyecto.
• Falta de reconocimiento económico y profesional del trabajo.