Claves de la Dirección de RRHH: Motivación, Liderazgo y Comunicación Eficaz en la Empresa

Función de Dirección de Recursos Humanos (RRHH)

Se centra en la gestión de los trabajadores de la empresa para que estos realicen todas las tareas necesarias para conseguir los objetivos fijados por la empresa. Los elementos clave son: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Funciones de RRHH

• Previsión de las necesidades del personal: determinar el número de personas que se necesitan y el perfil o características del personal.
• Política de externalización de funciones: Staffing (subcontratación).
• Política de reclutamiento y selección de personal.
• Política de contratación.
• Política de formación.
• Política salarial y de promoción.
• Política de prevención de riesgos laborales.
• Política de relaciones laborales.

Motivación Humana en el Entorno Laboral

Es la predisposición de un trabajador para realizar su trabajo de la mejor manera posible y que con ello se consigan los objetivos de la empresa.

Teoría de Maslow: Pirámide de Necesidades

Abraham Maslow propuso una jerarquía de necesidades humanas. Según esta teoría, las personas buscan satisfacerlas en el siguiente orden:

1. Necesidades fisiológicas: La persona estará motivada, primero, por sus necesidades primarias (por ejemplo, conseguir trabajo para alimentarse y vestirse).
2. Necesidades de seguridad: Después, buscará la seguridad en el empleo y un entorno estable.
3. Necesidades sociales (o de afiliación): Más adelante, perseguirá el afecto de sus compañeros y la integración en el grupo.
4. Necesidades de estima (o reconocimiento): Luego, querrá ser reconocida, respetada y valorada por sus logros.
5. Necesidades de autorrealización: Por último, la persona tenderá a ser útil a los demás y a desarrollar todo su potencial creativo y personal hacia el bien común.

Teoría Bifactorial de Herzberg

Frederick Herzberg distinguió dos tipos de factores que influyen en la motivación laboral:

• Factores de higiene (o de insatisfacción): Un puesto de trabajo puede causar insatisfacción si no cumple una serie de expectativas del trabajador en cuanto al salario, la seguridad en el empleo, las condiciones de trabajo, las relaciones con los compañeros, las políticas de la empresa, etc. Estos factores son los requisitos mínimos para que no se produzca insatisfacción en los trabajadores y representan las exigencias mínimas que debe cumplir la empresa. Su presencia no motiva necesariamente, pero su ausencia desmotiva.
• Factores motivadores (o de satisfacción): Incluyen el logro, el reconocimiento, el contenido del propio trabajo, la responsabilidad, el progreso y el crecimiento personal. Estos factores sí aumentan la satisfacción y la motivación.

Según Herzberg, para que no exista insatisfacción, los factores de higiene deben estar garantizados. Una vez cubiertos estos mínimos, la motivación debe centrarse en potenciar los factores motivadores, que se relacionan con los niveles más elevados de la pirámide de Maslow.

Otros Elementos Motivadores

• Incentivos económicos: Pueden tener efectos motivadores a corto plazo, aunque su impacto depende del nivel de renta y las expectativas de cada individuo.
• Flexibilidad horaria: Los horarios flexibles permiten al trabajador organizar su tiempo, reducen su estrés y mejoran su productividad, lo cual favorece su motivación, al mismo tiempo que la empresa se beneficia.
• Facilitar servicios y beneficios sociales: Por ejemplo, ofrecer acceso a gimnasio, servicio de guardería, seguros médicos, etc., puede mejorar el bienestar y la motivación del empleado.

Liderazgo en la Organización

El liderazgo es el conjunto de habilidades y principios que un individuo utiliza para influir en la forma de ser y actuar de un grupo determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos.

Fuentes del Poder del Líder

El origen de este poder tiene cinco fuentes posibles:

• Poder de recompensa: Basado en la capacidad para premiar el desempeño o la conducta deseada.
• Poder de coerción: Basado en la capacidad para imponer castigos o sanciones.
• Poder legítimo: Basado en el reconocimiento de las personas hacia la posición o autoridad formal de quien tiene el poder.
• Poder de referencia: Surge de la identificación de las personas con el líder, al que admiran y tratan de imitar (carisma).
• Poder experto: Basado en los conocimientos, habilidades o experiencia especiales que las personas le atribuyen al líder.

Dirección vs. Liderazgo

Las fuentes del poder del directivo (autoridad formal) suelen ser las tres primeras: recompensa, coerción y legitimidad. En cambio, el líder (autoridad informal) se apoya con más frecuencia en las tres últimas: legitimidad, poder de referencia y poder experto. Es decir, los conceptos de dirección y liderazgo en la empresa no deben confundirse, aunque idealmente se complementan. Los directivos deben aspirar a ser líderes y, si lo consiguen, serán más eficientes en su actividad. Sin embargo, también pueden existir líderes dentro de la empresa que no ocupen cargos directivos.

Estilos de Liderazgo

• Líder autocrático: Establece tanto los objetivos como los procedimientos. Es dogmático y espera obediencia. Centraliza la autoridad y toma las decisiones sin la participación de los subordinados.
• Líder democrático (o participativo): Alienta la participación de los subordinados en la toma de decisiones sobre métodos y objetivos del trabajo. Es abierto y favorece la cooperación y el apoyo entre los miembros del grupo.
• Líder liberal (o laissez-faire): Apenas interviene y sus orientaciones son mínimas. Otorga gran libertad de actuación a los integrantes del grupo, delegando la toma de decisiones.

Comunicación Interna en la Empresa

La comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de una organización. Se distinguen varios tipos según la dirección del flujo de información:

• Comunicación descendente: Fluye desde niveles jerárquicos superiores hacia los inferiores (por ejemplo, directrices, instrucciones, políticas). Es importante disponer de un sistema de retroalimentación para asegurar que el mensaje ha llegado a su destino y ha sido comprendido.
• Comunicación ascendente: Va desde niveles jerárquicos inferiores hacia los superiores (por ejemplo, informes, sugerencias, problemas, resultados). Es crucial para la evaluación, el control y la toma de decisiones informada. Suele darse más en organizaciones descentralizadas y participativas.
• Comunicación horizontal (o lateral): Se produce entre personas del mismo nivel jerárquico en diferentes áreas o departamentos. Aunque no siempre se contempla explícitamente en la organización formal, es importante para la coordinación de tareas, la resolución de problemas y el trabajo en equipo, ya que acorta el canal de comunicación jerárquico.
• Comunicación diagonal (o transversal): Se puede dar entre personas de distinto nivel jerárquico y de diferentes áreas funcionales, sin seguir necesariamente los canales formales. Suele ser informal y permite disponer de más información y agilizar procesos, al margen del canal jerárquico.

Resumen de Tipos de Comunicación Interna

Teorías X e Y de Douglas McGregor

Douglas McGregor propuso dos conjuntos de supuestos sobre la naturaleza humana y la motivación en el trabajo:

Teoría X

Sostiene que los empleados:

• Están intrínsecamente desmotivados y evitan las responsabilidades.
• Consideran el trabajo como algo impuesto que evitan si pueden.
• Solo se consigue su esfuerzo en el trabajo si se les controla, dirige y amenaza con castigos.
• Prefieren ser dirigidos a dirigir.
• Tratan de eludir las responsabilidades.
• Tienen poca ambición.
• Se resisten a los cambios y buscan, sobre todo, su seguridad y propio interés.

Teoría Y

Sostiene que los empleados:

• Consideran que el trabajo puede ser una fuente de satisfacción y es tan natural como el juego o el descanso.
• Pueden autocontrolarse y autodirigirse para conseguir los objetivos que se les confían.
• Asumen compromisos si reciben compensaciones y reconocimiento por lograrlos.
• Pueden aprender a aceptar e incluso buscar responsabilidades.
• Tienen una alta capacidad de imaginación, creatividad e ingenio para resolver problemas organizacionales.
• Desean perfeccionarse y se motivan para desarrollar su potencial. El ser humano promedio solo utiliza una parte de su potencial intelectual.

Teoría Z de William Ouchi

La Teoría Z, desarrollada por William Ouchi, se inspira en las prácticas de gestión japonesas y plantea cómo debe ser una organización para que sus participantes se sientan motivados y comprometidos. Los principios de esta teoría son:

• Espíritu de consenso y de grupo: Los objetivos de la empresa deben coordinarse con los objetivos de los grupos y de los individuos. El individuo que se siente parte de un grupo se compromete y mejora su esfuerzo. Se fomenta la toma de decisiones participativa.
• Lealtad y confianza: Debe existir una relación armónica y de confianza mutua entre los empleados y la dirección. La empresa debe cuidar a sus empleados en todos sus aspectos (por ejemplo, ofreciendo empleo a largo plazo, invirtiendo en su desarrollo).
• Responsabilidad colectiva: Todos son responsables (tanto directivos como empleados) del éxito o el fracaso de la organización. Se promueve el trabajo en equipo y la responsabilidad compartida.
• Aprender de la experiencia (Kaizen o mejora continua): Es imprescindible saber reconocer los errores para corregirlos y los aciertos para potenciarlos. Se valora la evaluación constante y la adaptación.

Aplicación Práctica de las Teorías de Motivación y Liderazgo

Ejemplos de la Jerarquía de Necesidades de Maslow

Maslow propone que las necesidades humanas están organizadas en niveles jerárquicos, desde las más básicas hasta las más complejas. Según esta teoría, las personas deben satisfacer primero las necesidades más fundamentales antes de poder motivarse por necesidades de niveles superiores.

Identifique a qué necesidades pertenecen los siguientes supuestos:

• a) Tener un contrato fijo de trabajo: Necesidad de seguridad.
• b) Protegerse de la lluvia: Necesidad fisiológica.
• c) Sentirse respetado y reconocido por los compañeros y jefes: Necesidad de estima/reconocimiento.
• d) Conseguir el objetivo de llegar a dirigir la empresa: Necesidad de autorrealización.

Ejemplos de las Teorías X e Y de McGregor

Indique cuáles de las siguientes afirmaciones corresponden a la Teoría X y cuáles a la Teoría Y:

• a) Son presionados por medio de sanciones para que trabajen: Teoría X.
• b) Logran resultados por sí mismos sin supervisión constante: Teoría Y.
• c) Se sienten autorrealizados en el trabajo: Teoría Y.
• d) Necesitan ser dirigidos y controlados de cerca: Teoría X.

Ejemplos de Estilos de Liderazgo

Indique a qué estilo de liderazgo corresponden los siguientes supuestos:

• a) El director general de una empresa de muebles y accesorios del hogar decide unilateralmente reducir la plantilla de la empresa en un 20%: Liderazgo autocrático.
• b) El director de marketing de una empresa de servicios de Internet hace una consulta a sus trabajadores sobre las características de un nuevo producto antes de lanzarlo al mercado: Liderazgo democrático.
• c) El director financiero de una empresa de energías renovables comunica a sus trabajadores que serán ellos los que decidan cómo repartir un 10% de los beneficios de la empresa entre dichos trabajadores: Liderazgo liberal (laissez-faire).

Caso Práctico: Tipos de Comunicación en la Empresa TREK, S.A.

Jorge es el director del departamento de producción, Sonia es la directora del departamento comercial y Carlos es un empleado de este último departamento en la empresa TREK, S.A. A continuación, se explican los distintos tipos de comunicación interna que se pueden establecer entre estos tres trabajadores:

1. Comunicación vertical descendente: Es la que fluye de un superior a un subordinado.
   • Ejemplo: Sonia (directora comercial) da instrucciones a Carlos (empleado de su departamento) sobre una campaña de ventas.
   • Ejemplo: Jorge (director de producción) envía normas de producción a los trabajadores de su departamento.
2. Comunicación vertical ascendente: Es la que va de un subordinado a un superior, transmitiendo sugerencias, informes, resultados o inquietudes.
   • Ejemplo: Carlos informa a Sonia sobre los resultados de ventas o le plantea una mejora en los procesos.
3. Comunicación horizontal: Se da entre trabajadores del mismo nivel jerárquico.
   • Ejemplo: Jorge (director de producción) y Sonia (directora comercial), ambos directores, se coordinan para planificar el lanzamiento de un nuevo producto.
4. Comunicación diagonal o transversal: Se establece entre trabajadores de distintos niveles jerárquicos y diferentes departamentos, sin que exista una relación directa de supervisión jerárquica entre ellos.
   • Ejemplo: Carlos (empleado del área comercial) se comunica directamente con Jorge (director de producción) para consultar o resolver un problema urgente relacionado con el stock de productos.

Procesos de Selección de Personal

Selección Interna

Consiste en cubrir una vacante con personas que ya forman parte de la empresa, ya sea mediante promociones, traslados o rotaciones. Este método fomenta la lealtad y el compromiso, ya que los empleados ven posibilidades reales de crecimiento dentro de la organización. Además, el trabajador ya conoce la cultura, los procesos y las personas de la empresa, lo que puede facilitar su adaptación al nuevo puesto.

Selección Externa

Consiste en incorporar personas nuevas del exterior de la empresa, es decir, candidatos que no pertenecen actualmente a la organización. Este enfoque permite atraer talento fresco, nuevas perspectivas y experiencia diversa. Ofrece un abanico más amplio de opciones para encontrar el perfil exacto que se busca para la vacante.

Organización Formal e Informal en la Empresa

En toda empresa coexisten dos tipos de estructuras organizativas:

Organización Formal

Características principales:

• Es establecida conscientemente por los directivos.
• Es oficial y de obligado cumplimiento.
• Las relaciones están marcadas por la posición jerárquica y la estructura definida (organigrama).
• Los canales de comunicación son oficiales y, a menudo, se requiere que quede constancia de ellos (documentos, correos formales).
• Funciona con base en normas, reglas y procedimientos establecidos.
• La autoridad reside en los puestos directivos y es delegada formalmente.

Organización Informal

Características principales:

• Surge de manera espontánea a partir de las interacciones sociales entre los miembros de la empresa.
• No es oficial y la participación es voluntaria.
• Está organizada por relaciones de amistad, compañerismo, afinidades o intereses comunes.
• Los canales de comunicación son informales (conversaciones, rumores, redes sociales internas no oficiales) y no suele quedar constancia de ellos.
• Funciona más por sensaciones, percepciones, afinidades y, a veces, rumores.
• La autoridad la ejercen líderes informales, que emergen por su carisma, experiencia, capacidad de influencia o popularidad, independientemente de su posición jerárquica formal. La autoridad surge del carisma.